Uvijek je mnogo vožnje na industrijskoj lokaciji, osobito ako krajnji rezultat tvrtke ovisi o izvješću koje ćete nakon posjeta dostaviti vođama tvrtki. Najlakši dio vašeg posla bit će da vas zaposleni u tvornici uvedu u urede i radna područja koja su potrebna za procjenu. Težak dio je izrada određenog obilaska i prezentacije koje daju točan prikaz interesnih točaka koje ste zaduženi za istraživanje i procjenu. Kada dovršite procjenu, izradite izvješće o industrijskim posjetima kako biste saželi svoje nalaze.
Upoznajte Zakon
Važno je napomenuti da izvješće o industrijskim posjetima nije nužno zakonski uvjet, već se sastoji od informacija koje su neki poslodavci prikupili dobrovoljno kako bi procijenili programe sigurnosti i upravljanja rizicima tvrtke. To nije uvjet saveznog Zakona o sigurnosti i zdravlju zanimanja iz 1970., poznat kao OSHA. Međutim, svaka država ima svoje zahtjeve u OSHA-i, stoga budite sigurni da znate pravila koja se odnose na vašu organizaciju. Izvješće o industrijskoj posjeti može biti korisno u prezentiranju informacija o sigurnosti i upravljanju rizicima potencijalnim osiguravateljima te također pomaže organizaciji da odredi načine za poboljšanje mjera sigurnosti zaposlenika.
Budite temeljiti i uzmite bilješke
Kako bi se napisao visokokvalitetni industrijski posjet, važno je koristiti nekoliko metoda prikupljanja informacija: nosite jastučić i olovku ili digitalni uređaj da biste pisali bilješke o temama koje ste naručili. Pratite opažanja i prikupljajte brošure primljene od vašeg domaćina. Razmislite o svom posjetu i napišite bilješke na kraju radnog dana. To će biti posebno važno za industrijske posjete koje traju nekoliko dana.
Postavljati pitanja
Ne ustručavajte se postavljati pitanja i tražiti detaljne odgovore, ustrajući prema potrebi za više informacija. Zatražite popratne dokumente i pratite pojedinosti. Zabilježite datum ili datume vašeg posjeta, lokaciju podružnice i mjesta, broj zaposlenika i kvadraturu zgrade. Također je korisno priložiti kartu posjećenih područja. Zabilježite različite odjele, broj zaposlenika u svakom odjelu i imena osoba s kojima razgovarate.
Znati što uključiti
Započnite izvješće o industrijskoj posjeti navodeći ciljeve vašeg posjeta i pratite svaki sa zapažanjima o tome je li cilj ispunjen. Posebni detalji vezani uz ciljeve također su od pomoći. Uključite što je moguće više pojedinosti o inspekcijskim pregledima, radnim i sigurnosnim praksama te o raznim drugim elementima koji su jedinstveni za industrijsku lokaciju koju posjećujete. Treba navesti sigurnosnu opremu na gradilištu i druge značajke koje osiguravaju sigurnost zaposlenika (i kupaca, ako je primjenjivo).
Sažeti dokumentaciju sigurnosnih mjera
Vaše izvješće treba sadržavati informacije koje se odnose na pravila, odjele i postupke odgovorne za sigurnost. Pregledajte i uključite kratke preglede sigurnosnih dnevnika, koji često uključuju evidencije o održavanju vozila, provjeru testiranja na droge i OSHA sigurnosne dnevnike. Informacije o kompenzaciji radnika također mogu biti uključene. Korisno je pripremiti pojmovnik ili indeks koji prati privitke dobivene tijekom posjeta koje trebate podijeliti. Također izradite sažetak na jednoj stranici koji sintetizira najvažnije informacije u vašem izvješću. Stavite ga na prednji dio prezentacijskog materijala kako bi oni koji traže pregled vašeg posjeta mogli brzo dobiti ono što im je potrebno s ove stranice.
Izradite preporuke
Vaše izvješće također treba obuhvatiti zaključke i preporuke na temelju vaših zapažanja tijekom posjeta. Budite otvoreni, objektivni i sažeti u njihovom stvaranju. Koristite diskreciju kada uključite osjetljive informacije koje su došle na vaš način kao rezultat boravka na web-lokaciji. Vaše preporuke za pojačane mjere sigurnosti možda su jedan od najvažnijih dijelova izvješća. Ako tvrtka ne pruža redovnu obuku o sigurnosti i ažuriranja o najboljim praksama, imajte na umu kako se to može ugraditi u kulturu tvrtke. Preporuke mogu biti proaktivne i reaktivne, pogotovo kada ilustriraju kako bi tvrtka i njezini zaposlenici trebali reagirati u hitnim slučajevima na radnom mjestu. Trebali bi postojati i napori za pripravnost na katastrofe.
Budite svoj vlastiti urednik
Kada sastavite bilješke i napišete izvješće, provjerite ispunjava li zahtjeve politike tvrtke u pogledu dužine i potrebnog sadržaja. Ako to za vas nije izneseno, pokušajte s izvješćem na pet stranica s pratećim prilozima. Provjerite jesu li stranice izvješća numerirane. Dodavanje naslova, oznaka i podnaslova pomaže organizirati sadržaj i poboljšati čitljivost. Dvaput provjerite činjenice s bilješkama na licu mjesta. Naravno, uvijek pokrenite provjeru pravopisa, a zatim dajte izvješću drugo čitanje kako biste uhvatili greške. I što je najvažnije, odmah podnesite industrijski izvještaj.
