Crkve su idealna mjesta za važna okupljanja i sastanke. Obično imaju utočišta koja posjećuju goste tijekom vjerskih obreda, kao i dvorane za druženje za prehranu gostiju i organiziranje grupnih aktivnosti. Crkve naplaćuju širok raspon naknada za iznajmljivanje prostora, ovisno o veličini crkve, njezinu povijesnom značenju i tome je li član ili nečlan uspostavio tu funkciju. Mudro alocirati sredstva budžeta događaja, točno izračunati troškove najma crkve i pronaći najbolju ponudu za svoje potrebe.
Napravite popis svih crkava područja koje bi mogle raditi za vaš događaj. Pomoću programa za pretraživanje karata pretražujte crkve u blizini vašeg doma ili željene lokacije događaja. Započnite s vlastitom crkvom, ako bi bilo zgodno, jer možete dobiti diskontiranu stopu najma kao član.
Zapišite što vam treba od crkve sve do prostora, vremena i drugih usluga. Mnoge crkve naplaćuju tarife na temelju prostora koje trebate koristiti, koliko dugo ih trebate koristiti, naknade za čišćenje i sigurnost, uključivanje osoblja i korištenje crkvenih dobara kao što su stolovi, stolice, stolnjaci, kuhinjska oprema, instrumenti i medijska oprema. Često postoje odvojene naknade za korištenje svetišta, dvorane za druženje, kuhinje, vrta, prostora za teretanu, gledališta, učionica ili drugih crkvenih područja.
Pozovite svaku crkvu na svom popisu da biste pitali o cijenama najma, pazeći da kažete osoblju crkvenog ureda zašto se raspitujete o iznajmljivanju prostora. Pitajte koji su prostori dostupni za iznajmljivanje i koje su cijene za prostore, kao i za sve usluge koje su vam potrebne. Neke crkve mogu samo ponuditi zakup članovima crkve, dok drugi dopuštaju zajednici da iznajmljuje prostor uz naknadu. Naknade se mogu kretati od dobrovoljne crkvene donacije po vašem izboru do nekoliko tisuća dolara. Neke crkve mogu uzeti vaše podatke i vratiti vam ih s citatom u roku od nekoliko dana, pogotovo ako naplaćuju na temelju različitih čimbenika, umjesto da nude pokrivač za najam. Zapišite cijene najma, ograničenja kapaciteta i pogodnosti koje nudi svaka crkva.
Posjetite sve moguće crkve da biste vidjeli prostore koje biste koristili za svoj događaj. Pitajte članove crkvenog osoblja o tome što biste mogli koristiti i osigurati pisani ugovor o najmu. Svaka crkva je drugačija u smislu onoga što je uključeno u najamninu. Neki će vam omogućiti da koristite gotovo sve što je u zgradi za najamninu, dok drugi naplaćuju posebnu naknadu za korištenje stolova, posteljine, kuhinjskog pribora, himnala, Biblija i drugih crkvenih dobara.
Pitajte crkveno osoblje što ste odgovorni za iznajmljivanje prostora. Ovisno o događaju i specifičnoj crkvenoj politici, od vas se može tražiti da obezbijedite čuvara na svom događaju, očistite prostor nakon događaja ili poduzmete određene vjerske satove. Neki od ovih zahtjeva mogu vas koštati dodatnog novca koji biste trebali izračunati u svoj proračun kao dio ukupnih troškova iznajmljivanja crkve.
Razgovarajte s pastorom u crkvama o kojima razmišljate, pogotovo ako imate ograničenja u proračunu ili ako je događaj dobar za zajednicu. Pastiri su ponekad voljni smanjiti ili ukinuti pristojbe za posebne okolnosti.
Smanjite opcije prema ukupnim troškovima i koji objekti najbolje odgovaraju vašim potrebama. Neke crkve mogu biti izvan vašeg proračuna, dok druge imaju previše ili premalo prostora za broj ljudi od kojih se očekuje da prisustvuju vašem događaju. Odaberite crkvu koja vam daje najbolju cjelokupnu pogodbu, dok još uvijek ispunjavate potrebe koje imate za prostor, vrijeme i praktičnost.
