Način na koji se tvrtka vodi izravno utječe na uspjehe i neuspjehe koje će imati. Kada upravljački tim identificira čvrste dugoročne ciljeve organizacije, te inovativne načine za njihovo postizanje, tada organizacija kao cjelina ima motivaciju i želju za radom na tom ishodu.
Zamislite da radite za organizaciju u kojoj viši menadžerski tim nije uspio prepoznati planove rasta ili dugoročne ciljeve. Što bi se dogodilo s tom tvrtkom? Može se održati nekoliko mjeseci, ali nedostatak planiranja ili strateške intervencije može dovesti do njegove smrti. Slično tome, nemogućnost bilo kakvog usmjeravanja od strane višeg rukovodstva može uzrokovati gubitak povjerenja zaposlenika u tvrtku. Planiranje organizacije, koje uključuje strategije za sve razine tvrtke, imperativ je za uspjeh poslovanja.
Definicija planiranja organizacije
Planiranje organizacije započinje kada viši menadžment identificira kratkoročne i dugoročne ciljeve tvrtke. Jednom kada su ti ciljevi definirani i pročišćeni tako da su jasni i dostižni, neophodno je formulirati specifične strategije i planove za postizanje tih ciljeva. Planiranje organizacije osigurava viziju poslovanja kako bi zaposlenici znali i razumjeli kako svakodnevni poslovi doprinose tvrtki u cjelini.
Ciljevi koje tvrtka postavlja moraju biti dovoljno realistični da bi se mogli implementirati unutar resursa organizacije. Dobro je doprijeti do zvijezda, ali u isto vrijeme, ciljevi također moraju biti dostižni. Ne biti u mogućnosti pogoditi ciljeve koji su izvan dosega može biti demoralizirajuće za tvrtku. Dobar cilj također treba biti kvantitativno mjerljiv. Na taj način tvrtka može pratiti svoj napredak tijekom fiskalne godine, provjeravajući koliko je daleko došla i koliko je još ostalo. Također je važno odrediti vremenski okvir za postizanje cilja, kao što je fiskalna godina ili četvrtina. Na taj način tvrtka može odrediti rokove kako bi svi ostali na pravom putu.
Osim definiranja ciljeva i izrade planova za njihovo postizanje, planiranje organizacije obuhvaća osoblje i raspodjelu resursa.Pravi ljudi moraju biti na mjestu za obavljanje svojih uloga, a potrebni resursi, uključujući financije, moraju biti dostupni organizaciji kako bi mogli uspješno implementirati postojeće planove.
Kako je svaka organizacija jedinstvena, niti jedna struktura ili metoda zapošljavanja neće raditi za svaku tvrtku. Međutim, u planiranju učinkovite organizacijske strukture uvijek treba uzeti u obzir određene čimbenike. Tvrtke trebaju istražiti i procijeniti prednosti i slabosti različitih opcija organizacijske strukture, kao što su funkcionalne, odjelne ili matrične strukture, te razmotriti koji će ih postaviti kako bi najbolje ostvarili svoje organizacijske ciljeve. Tvrtka će također morati predvidjeti svoje obrasce rasta i kako se uklapaju u njihove ukupne planove. Osim toga, organizacija će morati vidjeti koja će struktura proizvesti najznačajniju operativnu učinkovitost i zadovoljstvo radnika.
Planiranje organizacije može se primijeniti na bilo koju veličinu poduzeća, bilo da se radi o malom poduzetničkom poslu ili multinacionalnom konglomeratu. U svakoj situaciji, ključno je da menadžerski tim utvrdi ciljeve tvrtke i postavi planove za njihovo postizanje, kao i resurse koji su potrebni za postizanje tih ciljeva.
Vrste planiranja organizacije
Postoje mnogi načini kategorizacije vrsta organizacijskih planova, iako mnogi od njih spadaju u četiri glavne kategorije: financijski, strateški, slučajni i nasljedni. Svaka vrsta plana organizacije gleda na poslovanje u cjelini, ali kroz objektiv određenog područja. Na taj način lako je vidjeti kako će se poslovanje odvijati u mnogim različitim scenarijima.
Financijsko planiranje u organizaciji ima za cilj generiranje većeg prihoda ili povećanje tržišnog udjela poslovanja. Također, financijsko planiranje može riješiti predvidiva financijska pitanja s kojima se tvrtka može suočiti u budućnosti. Način strukturiranja financijskog plana ovisi o razini tvrtke i ciljevima koje želi postići. Važan čimbenik financijskog plana je da mora biti ukorijenjen u stvarnosti. Kao i učinkovito planiranje ciljeva, financijski plan treba uzeti u obzir pravu financijsku sliku tvrtke, sada iu budućnosti. Plan također mora biti usmjeren naprijed, tako da se može uhvatiti u koštac s bilo kojim potencijalnim problemima koje bi tvrtka trebala riješiti.
Uzmimo malu tvrtku kao što je agencija za digitalni marketing, na primjer. S petoro zaposlenih, tvrtka je zaustavljena na visoravni i nema dovoljno ljudskih resursa za rast poslovanja. Povećanje njihove prodaje jedan je od njihovih organizacijskih ciljeva. Međutim, ako zaposle još jednog zaposlenika, onda nemaju sredstava za njih. Imati jasan financijski plan za ovu organizaciju ne samo da će im pomoći da shvate kako donijeti dodatni resurs, već i kako platiti za njih. Osim toga, imati novog zaposlenog može im pomoći da povećaju prodaju i ostvare svoj organizacijski cilj.
Druga vrsta organizacijskog plana je strateško planiranje, koje uključuje prevođenje vizije tvrtke u ciljeve i ciljeve, s koracima za njihovo postizanje. Strateško planiranje ne gleda samo na sebe, već se usredotočuje na tržište i industriju, kao i na konkurente. Ova vrsta planiranja uključuje analizu budućih prilika tvrtke i moguće prijetnje. Također zahtijeva potpuno poznavanje snaga i slabosti organizacije. Strateško planiranje također zahtijeva razumijevanje o tome tko su konkurenti na tržištu i koje su njihove prednosti i slabosti u usporedbi s organizacijom. Imati realan pogled na cjelokupno tržište i gospodarstvo također je imperativ.
U slučaju agencije za digitalni marketing, primjerice, dio njihove strateške vizije može biti ponuditi novu uslugu kao što je copywriting materijala za generiranje olova. Ako je posao uglavnom bio usredotočen na web dizajn i online oglašavanje do te točke, oni će morati provesti temeljita istraživanja u copywriting polju kako bi razumjeli kako se cijene u industriji. Ako njihovi konkurenti nude copywriting kao uslugu, onda je svibanj biti pametan za njih da ga nude kao dobro. Oni također mogu trebati način da razlikuju svoje copywriting usluge od svojih konkurenata.
Mnoge organizacije također kreiraju planove za slučaj nepredviđenih okolnosti za ishode koji su izvan područja normalnog. Ovakvo planiranje organizacije pomaže u ublažavanju potencijalnih rizika za tvrtku i čak im može pomoći da izbjegnu događaje koji mogu imati katastrofalne posljedice. Robustan plan za nepredviđene situacije dobro je istražen i predstavlja realistične scenarije koji se mogu dogoditi i koji mogu imati negativne posljedice na tvrtku, te pruža korak-po-korak rješenje koje tvrtka može implementirati u tom scenariju. Planiranje za nepredviđene situacije može spasiti organizaciju od propasti i pomoći joj da raste u vrijeme tranzicije.
Mogući katastrofalni scenarij za digitalnu marketinšku agenciju može biti da njihov najveći klijent, koji osigurava više od 50 posto svojih prihoda, odluči potpisati s jednim od svojih konkurenata. U ovom slučaju, tvrtka bi izgubila veliki dio svojih prihoda. Ako ne mogu pronaći način da ga zamijene, možda će morati objaviti stečaj. Plan za nepredviđene situacije, u njihovom slučaju, pružio bi moguća rješenja za ovaj problem, koji može uključivati načine vraćanja tog klijenta u tvrtku, povećanje njihovih prihoda kroz druge kanale ili čak uzimanje kredita za kratkoročno olakšanje. Imajući plan koji već postoji ako njihov najveći klijent ode, agencija za digitalni marketing tada može dobiti pravo na posao pokušavajući riješiti svoj problem, umjesto da gubi vrijeme pokušavajući shvatiti plan dok su u kriznom režimu.
Planiranje sukcesije je još jedan učinkovit način planiranja organizacije. To uključuje razvijanje strategije za uspostavu kada ključni igrač u organizaciji ode. Ako netko u upravljačkoj ulozi odlučivanja napusti organizaciju iz bilo kojeg razloga, planiranog ili neplaniranog, tvrtka kao cjelina može se odbiti. Možda neće biti u stanju ispuniti svoje organizacijske ciljeve ako nemaju pravo vodstvo na mjestu. Planiranje sukcesije uključuje više od imenovanja nasljednika. To znači treniranje i dotjerivanje te osobe da ispuni vodeću poziciju prije nego što se pojavi potreba. Na taj način ne postoji vrijeme kašnjenja za nasljednika kako bi se ubrzao, a organizacija može nastaviti s poslovanjem kao i obično.
Ako je vodeći web developer agencije za digitalni marketing odjednom otišao, na primjer, tvrtka možda neće moći dovršiti svoje postojeće projekte ili nove projekte dok ih ne zamijeni. Za male tvrtke, to bi moglo značiti da će morati zatvoriti svoja vrata. S planom sukcesije, oni su možda trenirali mlađeg developera da preuzme tu ulogu. Ako je ta osoba već bila dotjerana za glavno mjesto za donošenje odluka, tada bi agencija mogla nastaviti s servisiranjem svojih klijenata bez ikakvih šteta.
Zašto trebate koristiti planiranje organizacije
Pravilno planiranje organizacije omogućuje tvrtki da dostigne svoj puni potencijal. Koristeći sustavan pristup, tvrtke mogu ustanoviti kamo žele ići, a zatim provesti korake koje mogu upotrijebiti da bi tamo došle. Ako je organizacija zainteresirana za rast i ne zna kako doći, planiranje organizacije može pomoći u utvrđivanju koraka koje je potrebno poduzeti, kako za definiranje njihovih ciljeva tako i za njihovo postizanje.
Planiranje organizacije pomaže tvrtkama da budu strateški u načinu na koji donose ključne odluke. Kada postoje veći ciljevi tvrtke, onda je lakše doći do određenih odluka kada se koristi strateška metoda. Slično tome, planiranje organizacije može pomoći tvrtkama da nadograde svoje prednosti. Ako postoje određena područja u kojima se organizacija ističe, bilo bi pametno igrati se na one koji će više razvijati poslovanje. S druge strane spektra slabosti organizacije mogu se poboljšati pomoću planiranja organizacije. Elementi financijskog planiranja i planiranja za nepredviđene situacije mogu odigrati značajnu ulogu u prevladavanju slabosti u poslovanju.
Postavljanje tvrtke za uspjeh jedan je od glavnih razloga zašto trebaju koristiti organizacijsko planiranje. Kroz razvoj planova i procesa tvrtka može raditi na poboljšanju postupaka koji se kontinuirano provode. Poboljšanje načina na koji tvrtka posluje pomaže im i konkurentsku prednost, što također može povećati njihovo poslovanje.
Kako poboljšati planiranje organizacije
Niti jedna metoda planiranja organizacije ne funkcionira za tvrtku. Mnogo puta, tvrtka mora primijeniti različite načine organizacije planiranje kako bi pronašli ono što dobro radi za njih. Poboljšanje organizacijskog planiranja je neprekidan posao, jer kako tvrtka raste i mijenja se, način na koji se planovi tvrtke moraju promijeniti kako bi se zadovoljili novi zahtjevi.
Poštenje i otvorenost važni su aspekti planiranja organizacije. Od vitalne je važnosti imati jasan i objektivan pogled na način na koji organizacija radi. Na taj način postaje lakše prepoznati potencijalne probleme ili prijetnje s kojima se organizacija suočava ili specifične slabosti koje su očite unutar tvrtke. Uklanjanjem unutarnjih zapreka zaposlenici suočavaju se pomaže im da se usredotoče na zadatak. Kada se uklone unutarnje zapreke, kao što su neke procedure ili politike, zaposlenici mogu raditi na poboljšanju slabosti organizacije.
Kada se želi poboljšati planiranje organizacije, nužno je imati skup mjernih podataka za mjerenje uspješnosti plana. Metrike mogu pružiti veliku vrijednost i poslužiti kao vodič za donošenje odluka o ključnim elementima poslovanja. Menadžment može koristiti podatke za određivanje područja u kojima organizacija treba usmjeriti svoje napore, a zatim razviti strategije za fino podešavanje operacija, vodeći tvrtku da poboljša svoju ukupnu učinkovitost.
