Kako napisati plan komunikacije

Kada vaša tvrtka ili organizacija ima važne informacije za komunikaciju i vaši uobičajeni kanali su nedovoljni, isplanirajte taktički komunikacijski projekt prilagođen sadržaju i okolnostima. Obavijesti koje se koriste u prilagođenim planovima obično su značajne jednokratne, nerutinske događaje, kao što su promjena u izvršnom vodstvu, planovi zapošljavanja i otpuštanja radnika, promjena u koristima zaposlenika i preseljenje objekata tvrtke. Oni često uključuju vanjsku i unutarnju publiku. Izrada plana taktičkih komunikacija pomaže osigurati da razmotrite ključna pitanja: tko treba čuti što, od koga, kojim sredstvima, kada i na koji način? Plan također identificira zadatke, odgovornosti i vremenske okvire --- izglađivanje posla upravljanja projektom.

Razjasnite i potvrdite prije planiranja. Identificirajte "vlasnika" projekta - obično osobu koja je dodjeljuje - tko će savjetovati i odobriti vaš plan. S tim vlasnikom projekta: - Potvrdite suštinu sadržaja obavijesti, željeni vremenski okvir i zahtjeve za povjerljivost. Potvrdite postoje li neuobičajene osjetljivosti ili okolnosti, kao što su zakonski zahtjevi ili zahtjevi za izvještavanje o članstvu. - Potvrditi kako se projekt uklapa u taktiku u sveobuhvatne strategije za odnose s javnošću i komunikaciju. - Sporazum o izvorima za detaljnije informacije i informacije koje će vam trebati, na primjer, voditelj odjela za ljudske resurse vaše tvrtke ili predsjednik izvršnog odbora za pretraživanje. - Odredite zahtjeve za odobrenje i izvješćivanje za svoj projekt. Slažete se da li ćete neformalno upravljati projektom ili strukturirati projektni tim. - Utvrditi zahtjeve za odobrenje za radne proizvode koji proizlaze iz plana, na primjer, pregled od strane pravnih, ljudskih i financijskih tijela ili od strane određenih rukovoditelja. - Uspostaviti parametre za potrebne resurse kao što su proračunska očekivanja i korištenje vanjskih agencija.

Kristalizirajte svrhu i ciljeve. Svrha je ono što želite da se dogodi, obično počevši s "Da …" Ciljevi obično počinju s glagolima djelovanja - oni su ono što želite učiniti kada, kao procesi ili željeni ishod. U tom svjetlu, cilj objavljivanja na određeni datum je cilj. Svrha može biti "zadovoljiti potrebe i preferencije dionika za pravodobne i činjenične informacije koje se tiču (teme), na način koji potvrđuje imidž i vrijednosti tvrtke." Povezati tu svrhu s općim strategijama odnosa s javnošću i komunikacije.

Profil dionika i publike. Strateško planiranje vrlo je vjerojatno identificiralo ciljeve komunikacije širokim potezima. Za svoj taktički projekt izoštrite fokus. Dionici su skupine ili pojedinci na koje će utjecati specifične informacije koje namjeravate priopćiti i time su ključna publika. Dodajte na popis drugu publiku u kojoj želite stvoriti, promijeniti ili potvrditi percepcije. Upotrijebite tablicu ili proračunsku tablicu sa sljedećim naslovima stupaca kako biste saželi svoju analizu: - segmenta publikacije. Navedite svako ime i, ako je potrebno, fusnotu one sastojke uključene. Pod-segmentirajte grupu ako se komunikacijske potrebe razlikuju unutar grupe. Primjer: svi zaposlenici, zaposlenici u podružnici, nadzornici. Pitajte: "Tko će morati ili htjeti znati o ovome --- i zašto?" Na primjer, razmotrite ključne kupce, vlasnike kapitala, javnost, kolege u vašoj industriji, politička tijela i značajne dobavljače. Odaberite hoće li novinski mediji biti ciljani segmenti ili će se umjesto toga koristiti kao kanali za dosezanje segmenata kao što su opća javnost i poslovna zajednica. --Need / Poruka. Iako su svijest i razumijevanje ciljevi za svu publiku, neki mogu imati posebne potrebe. Zaposlenici mogu htjeti znati kako će biti pogođeni zatvaranjem ureda, primjerice, ili članovima udruge proces kojim će izvršni čelnik koji je podnio ostavku biti uspješan. Članovi odbora, rukovoditelji, supervizori i upravitelji računa su među onima kojima je potrebna ne samo vijest, nego i vaš plan komuniciranja, pogotovo ako žele igrati ulogu. Identificirajte ključne poruke za svaki segment. - Ključni komunikator. Od koga bi svaki segment očekivao ili htio čuti vaše vijesti? Identificirajte glasnogovornika kao "lice" komunikacije svakoj skupini - koja će biti citirana u priopćenju, na primjer, ili će voditi konferenciju sa zaposlenicima. Iako poslovna zajednica može očekivati da će se čuti od glavnog izvršnog direktora, zaposlenici će možda radije biti obaviješteni od strane svojih nadzornika i ključnih kupaca od strane njihovih upravitelja računa.

Isplanirajte slijed i kanale. Ako ste ikada bili zapanjeni učeći najprije iz novina o velikim promjenama koje vaša tvrtka planira, shvatit ćete načelo "bez iznenađenja" i važnost kaskadnih informacija kako bi se osiguralo da se ne pojave iznenađenja. Na privremenoj radnoj tablici ili proračunskoj tablici navedite svoje ciljne segmente redoslijedom kojim će biti obaviješteni, radeći od datuma i vremena kada će vaši podaci biti najčešće poznati (često vrijeme općeg izdanja vijesti). Iako neke distribucije mogu biti istodobne, razmislite o tome trebaju li neki segmenti unaprijed obavijestiti o komunikacijama koje dolaze. Na primjer, nadzornici će možda trebati vremena da se pripreme za pitanja zaposlenika, a članovi odbora mogu primiti obavijest o predstojećim novinskim člancima. U stupcu pored svakog segmenta identificirajte kanal (e) kroz koji će se obavljati komunikacija. Kanali su metode distribucije informacija koje obično uključuju događaje i pisani sadržaj. Primjeri: - Za izvršni tim, članove upravnog odbora, glavne voditelje odjela i supervizore - unaprijed obavijesti putem e-pošte. - Za zaposlenike - unaprijed obavijest e-poštom, sastanci odjela, videokonferencija, sadržaj web-lokacije. - Za ključne sastojke - unaprijed obavijest putem faksa i e-pošte, živa prezentacija. - Za opću javnost - distribucija općih vijesti, konferencija za novinare, sadržaj web stranice.

Identificirajte potrebne kolaterale. Kolaterali su materijali koji se koriste u izvršavanju vašeg komunikacijskog plana projekta - dokumenti i audiovizualni materijali kao što su fotografije i snimke. Kategorizirajte ih kao: - temeljne kolaterale, za uporabu s više segmenata. Primjeri: izdanje vijesti, informativni list, pitanja i odgovori, fotografije, sadržaj web-lokacije. - Segmentni kolaterali, komunikacije koje se odnose na određenu publiku koja se bavi njihovim potrebama i željama te u "glasu" njihovog preferiranog glasnogovornika. Često su to dopisi iz ključnog komunikatora segmenta koji prilažu kopije temeljnih kolaterala gore, osobito novosti. "Želio sam da znate da naša tvrtka najavljuje kasnije poslijepodne vijest da …" Ovi kolaterali također mogu uključivati točke razgovora, konture sadržaja ili AV za ključne komunikatore kao što su članovi izvršnog tima i nadzornici. - Savjetodavna kolaterala, podsjetnici od vas koji se očekuje da će sudjelovati u projektu, upoznavanje s planom komunikacija i njihovim očekivanim ulogama u njemu. Priložite odgovarajuće kopije sučelja temelja i segmenta. Na tablici ili proračunskoj tablici za svako kolateralno utvrdite sljedeće: Ime, ključni komunikator, koji je dodijeljen, nacrt datuma dospijeća, potrebno odobrenje, konačni datum dospijeća.

Potvrdi potrebnu podršku. Odredite koju će podršku zahtijevati uvođenje vašeg projekta i potvrditi njegovu dostupnost. Ako ne postoji stalna podrška, upotrijebite tablicu ili proračunsku tablicu za detalje o tome kako ćete dobiti podršku, kao što je sljedeća, identifikacija stavke podrške, izvora i troškova: - Izrada kolaterala - prikupljanje popisa dostave s podacima za kontakt za ciljane segmente - Mogućnost i odgovornost za masovne prijenose kao što su grupne e-poruke - Uređaji za grupne sastanke, konferencije za vijesti i druge prateće događaje.

Detaljno izvođenje projekta. Koristite tablicu ili proračunsku tablicu za sekvencijalno popisivanje i uspostavljanje vremena za svaku aktivnost koju planirate za izdavanje komunikacije. Identificirajte tko će raditi što i kada, a također i kolaterale koje će koristiti. Razmotrite ove naslove stupaca: broj, datum i vrijeme, aktivnost, sredstva osiguranja koja se koriste, odgovorne osobe i status ili bilješke. Planirajte uključivanje detaljnog izvođenja projekta u savjetodavne kolaterale koje dajete drugima koji sudjeluju u njemu, kao što su članovi izvršnog tima, nadzornici i pomoćno osoblje.

Planirajte praćenje projekta. Koristite tablicu ili proračunsku tablicu da biste detaljno opisali sljedeće: - Pitanja o najavi oglasa od zainteresiranih strana kao što su zaposlenici i mediji - Procjena projekta, vrlo vjerojatno uključujući uspjeh provedbe projekta i subjektivne procjene odgovora publike

Napravite proračun. Prepoznajte očekivane troškove u skladu s financijskim politikama vaše organizacije. Možda ćete morati identificirati samo one koji već nisu uključeni u postojeći proračun za opću komunikacijsku podršku.

Odobrite plan projekta. Osigurajte svoj posao vlasniku projekta za odobrenje prije nego što počnete izvršavati i tražite prijedloge za poboljšanje. Predgovor dokumenta s kratkim sažetkom. Slijedite ovaj nacrt i uključite svoje tablice / proračunske tablice umjesto detaljnog opisa: - Izvršni sažetak - Svrha projekta i ciljevi - Interesne skupine i publika (tablica ili proračunska tablica) - Detalji iskaza komunikacije (tablica ili proračunska tablica) (tablica ili proračunska tablica) - Planovi praćenja - Potrebna podrška --Proračun

Savjet

Ako povjerljivost dopušta, konzultirajte se s dionicima i članovima publike ili onima koji rade s njima kako bi bolje razumjeli njihove potrebe i interese u vezi s informacijama. Osim uobičajenih komunikacijskih kanala, planirajte posebne događaje za ne-rutinske vijesti kako bi označili njegovu "posebnost".