Ako projekt nema dobar plan komunikacije, on je osuđen na propast. Primarna odgovornost voditelja projekta je razviti i organizirati učinkovit i učinkovit komunikacijski plan. To će motivirati projektni tim i omogućiti pravovremenu realizaciju projekta. Dobar komunikacijski plan trebao bi stvoriti otvorenu i transparentnu atmosferu u kojoj se svatko osjeća ugodno i pruža ideje i doprinos. Voditelj projekta koji se ponaša kao diktator bit će samoporažavajući.
Uvod
Razviti komunikacijsku strategiju: (1) Razviti i definirati projekt. Kao voditelj projekta vi ste primarni izvor informacija. Vaš zadatak je učinkovito komunicirati kako biste usmjerili i motivirali projektni tim. (2) Napravite forum koji omogućuje razmjenu ideja. Neka svi u timu znaju da je njihov doprinos vrijedan. Komunikacija je dijalog, a ne monolog. Komunikacijski plan treba poticati i poticati interakciju i doprinos svih koji su uključeni. (3) Razjasniti komunikacijske ciljeve. Ciljevi dobre komunikacije trebali bi omogućiti učinkovito i pravodobno dovršenje projekta. To će pomoći spriječiti iznenađenja, izbjeći dupliciranje i otkriti propuste.
Delegirajte odgovornosti. Pojedini članovi projektnog tima trebaju znati koje su njihove posebne odgovornosti i kome su odgovorni. Svatko treba znati ciljeve komunikacije.
Koristite različite medije i metode kako biste komunikaciju održavali ažurnim i informirali sve. To uključuje ažuriranja e-pošte, memorandume projekta, licem u lice i redovita izvješća.
Postavite vremenski okvir za izvješća i recenzije. Osim dnevne razmjene informacija, zakazujte sastanke i rokove za izvješća. To će zadržati motivirani i strukturirani tim. Također pomaže pri određivanju prioriteta zadataka.
Pregledajte komunikacijski plan kako biste osigurali da radi učinkovito. Tražite informacije od tima. Da li se potrebne informacije dostavljaju pravodobno. Ako ne, kakva se poboljšanja mogu učiniti da bi bila bolja?
