Jedan od najpouzdanijih načina za utvrđivanje uspješnosti poslovanja tvrtke jest korištenje izvješća o posjeti. Jesu li vaše vanjske operacije jednako dobre kao što bi trebale? Je li vaša predškolska ustanova ili ustanova za njegu spremna za licenciranje? Pišući sveobuhvatno izvješće o posjetu, možete odrediti ispunjava li se širok raspon poslovnih ciljeva. Izvještaji o posjetima, koji se ponekad nazivaju izvješća o putovanjima, odličan su način da saznate provode li se vaši poslovni standardi na mjestu na način koji ste planirali.
Formatirajte izvješće
Izvješća o posjetima su poslovni dokumenti. Ovisno o organizaciji ili djelatnosti, izvješće može slijediti memorandum ili poslovni predložak. Općenito, odaberite format dopisa ako izvješće o posjetu ide skupini unutarnjih članova vodstva. Ako se izvješće o posjetu dostavi vanjskim izvorima, odaberite formalniji obrazac poslovnog izvješća. Koristite standardno poslovno oblikovanje koje uključuje profesionalne fontove tipa Times New Roman ili Arial. Održavajte margine od 1 inča.
Navedite ciljeve
Objasnite razlog posjeta. Ciljevi uključuju učestalost posjeta, kao i primarne podatke ili područja pregleda. Primjerice, posjet može biti prvi u nizu od četiri koji se provodi tijekom godine kako bi se razmotrila implementacija novih pravila ili proizvodnih mjernih podataka. Jasno navedite što ste tražili u posjetu, uključujući prethodne posjete, preporuke ili planove djelovanja.
Primjer:
Ovo je izvješće kako bi se utvrdilo je li škola Plainview ispunila sve zahtjeve za licenciranje dnevnog boravka nakon škole.
Raspravljajte o povratnim informacijama i ključnim uvidima
Zabilježite identitet ključnih pojedinaca s kojima ste razgovarali tijekom posjeta. Posjete mogu uključivati sastanke s ključnim rukovodnim osobljem na lokaciji, kao što su upravitelji ili direktori operacija. Također je uobičajena praksa sastajati se s osobama nižeg ranga koje su bolje upoznati s procesima poslovanja.
Primjer:
Intervjuirani pojedinci bili su Sarah Winters, ravnateljica škole, medicinska sestra Emily Thorn, Rick Marden, učiteljica osnovne škole i Carol Hathaway, nutricionist i dijetetičar.
Raspravljajte o ključnim povratnim informacijama koje pružaju vodstvo i osoblje. Nije nužno citirati one intervjuirane, već umjesto toga tražiti ključne uvide i zajednička područja od važnosti. Uključite sve standardizirane ankete koje su korištene ili određeni niz pitanja postavljenih tijekom posjeta.
Popis ključnih uvida i opažanja
Opažanja se temelje na onome što se osobno vidi, a ne na temelju intervjua. Na primjer, posjetitelji bi mogli vizualno primijetiti da operacija izgleda ima previše radnika koji nisu zauzeti. Sve od čistoće do opće organizacije podložno je promatranjima. Uključite ove uvide u izvješće o posjetu.
Primjer:
Tijekom obilaska, ručak je uključivao izbor povrća i voća, ali nije bilo alternative za one s posebnim prehrambenim potrebama.
Sažetak zaključaka
Utvrdite ispunjava li organizacija ciljeve na temelju dobivenih povratnih informacija i opažanja. Koristite pojedinosti i mjerljive podatke gdje je to moguće kako biste podržali zaključke. Na primjer, ako je cilj posjeta novoj tvornici utvrditi je li u prvom tromjesečju zaposleno 60 posto, osigurajte stvarni broj ljudskih resursa s prometom, postojeće napore za regrutiranje i odjele gdje postoje nedostaci.
Osigurati buduće akcijske planove
Navedite kada su planirani budući posjeti te jesu li unaprijed određeni ili rezultat nedavnog posjeta. Na primjer, ovo je možda bio treći godišnji posjet kvartalnom rasporedu. Dajte preporuke za poboljšanja. Ako su određeni akcijski planovi definirani, navedite ih detaljno. To osigurava uspjeh u sljedećem posjetu.
