Formalna poslovna pisma zahtijevaju poseban protokol bez obzira na namjeru pisma. U većini slučajeva poslovno pismo treba biti sažeto i kratko, obično se uklapa na jednu stranicu. Iako biste trebali koristiti jasan, formalni stil pisanja, postoji nekoliko slučajeva u kojima je upotreba kratica prikladna za uštedu prostora i vremena.
Prefiksi i počasti
Očekuje se da će i prefiksi i poštovanje biti skraćeni u pozdravu i drugdje u pismu. Primjerice, poslovno pismo započelo bi s "Dragi gospodine Johns", a ne s "Dragi gospodine Johns". Množice svih prefiksa i poštovanja također su skraćene, kao što su "Messrs" za više muških primatelja i "Mses" za više ženskih primatelja.
Imena tvrtki
I zaglavlje i "unutarnja adresa" sadržavat će nazive tvrtki - pošiljatelja i primatelja. Možda nije prikladno skratiti bilo koji dio naziva tvrtke, osim ako je naziv tvrtke registriran kraticom. Na primjer, ako je tvrtka registrirana kao "Motts, Inc.", možete koristiti "Inc." na unutarnjoj adresi bez izričaja "Incorporated". Isto tako, nemojte zamijeniti "&" za "i" osim ako nije dio naziva tvrtke.
adrese
Za razliku od prednje strane omotnice, stanje treba biti napisano kada je dio vašeg zaglavlja, zaglavlja ili unutarnje adrese. Na primjer, ako se tvrtka primatelja nalazi u Seattleu, unutarnja adresa bi glasila "Seattle, Washington 98101".
Najčešće korištene kratice
Postskript, koji je dodatna izjava nakon zatvaranja slova, uvijek se izražava skraćenicom "P.S." Ako zajedno s vašim pismom uključite dodatne dokumente, prihvatljivo je da ih navedete ili tako da napišete "Prilozi", nakon čega slijedi broj dokumenata ili kraticom "Enc." ispod vašeg potpisa. RSVP je prihvatljiva kratica kada zatražite da primatelj odgovori na vaše pismo.
Teme i tipografi
Predmet poslovnog pisma može biti naveden ispod datuma s kraticom "Re" za "Uvjeti", nakon čega slijedi kratka izjava o temi. Ako je pismo potpisano u ime nekog drugog, skraćenica "p.p." može se koristiti. Na primjer, ako tajnica napiše pismo u ime svog poslodavca, daktilograf može potpisati pismo i pratiti potpis s "p.p." i dodati ime njezina poslodavca. "P.p." označava latinski izraz "po prokursu". Skraćenica "cc" tradicionalno označava "kopiju", ali može značiti i "kopija". U oba slučaja, to znači da je poslano više kopija pisma i da su imenovani ljudi kojima su ti primjerci poslani.
