Ako šaljete tiskano poslovno pismo, najsigurniji ste ako se držite standardnog, tradicionalnog formata. Sveučilište Purdue predlaže da počnete s vlastitim imenom i adresom - osim ako je u zaglavlju - a zatim datum ispod. Ispod toga upišite ime i adresu primatelja, zatim pozdrav. Ako šaljete puno slova, možete uštedjeti vrijeme postavljanjem predloška na računalu.
Provjerite činjenice
Nećete osvojiti kupce ili utjecati na ljude ako ste pogrešno shvatili osnovne činjenice. Institut Emily Post kaže da biste trebali biti sigurni u ime i adresu primatelja, kao i točan naziv njezina posla, prije nego što pošaljete pismo. Ako je ime primatelja rodno neutralno, kao što je Pat ili Sam, saznajte, ako možete, da li pišete muškarcu ili ženi. Kada pišete pismo, potvrdite da ste sve ispravno napisali.
Pisanje strancima
Ako pišete nekome koga ne poznajete dobro, kao što je potencijalni kupac, držite ga formalnim koristeći gospođu, gospodina ili dr., Prema potrebi. Ako ne znaš spol, igraj na sigurno s "Dragi Pat Smith." Ako imate samo titulu kao što je direktor prodaje, "Poštovani direktor prodaje" je prihvatljivo. Međutim, magazin Inc kaže da ako možete saznati pravo ime, to je bolje. Ako je netko koga ste upoznali, "Dragi Pat" može biti prihvatljiv - to je odluka koju ćete morati donijeti.
Čuvajte ga sažeto
Kada pišete poslovno pismo, zadržite ga sažeto. Ako imate neku vezu - upoznali ste se u Privrednoj komori, kolega ju je preporučio - možda ćete htjeti to spomenuti, bilješke Xeroxa na svojoj internetskoj stranici. Onda dođite do točke pisma, koje bi trebalo biti ono što je u njemu za primatelja. Ako se radi o prodajnom pismu, na primjer, želite od vas otkriti prednosti kupnje. Ne prilazite mu kao e-mail, iako - ako šaljete desetak sličnih pisama, učinite ih individualnim.
Pažljivo birajte riječi
Ako pišete nekome iz svoje tvrtke, vaš izbor pozivanja može ovisiti ne samo o tome jeste li je upoznali, već io tome je li to vaš nadređeni, CEO ili jedan od vaših podređenih. Konzultantska tvrtka Public World kaže da biste trebali pažljivo birati svoje riječi kako biste izbjegli povratak bilo čega što bi moglo povrijediti vašu karijeru. Čak i ako raspravljate o problemu ili šaljete pismo upozorenja, zadržite umjereni, pristojan ton - nemojte pisati kad ste ljuti.Pretpostavimo da sve što kažete neće biti privatno, jer to često neće.
