Kao agent osiguranja morat ćete odbiti određene zahtjeve. Kada odbijete zahtjev, klijentu morate poslati pismo s pojedinostima o razlogu zbog kojeg ga odbijate. To može biti nezgodno, ali to je dio vašeg posla. Držite pismo profesionalno i koncizno kako bi interakcija bila što jednostavnija za vas i klijenta.
Savjet
-
Budite sigurni da uključite određene pojedinosti o odbijanju ili klijent može tužiti pružatelja osiguranja za štete zbog štete zbog lošeg osiguranja.
Koji su razlozi za odbijanje zahtjeva klijenta?
Neki od uobičajenih razloga za odbijanje zahtjeva za osiguranje su:
- Šteta nije pokrivena klijentovim pravilima.
- Klijent nije platio premije osiguranja.
- Nema dovoljno dokaza koji bi potkrijepili tu tvrdnju.
- Zahtjev nije podnesen na vrijeme.
- Klijent je dao netočne podatke.
Ovaj popis nije iscrpan i mogu postojati drugi razlozi za odbijanje zahtjeva. Važno je jasno iznijeti te razloge. Ako kupac nije zadovoljan s razlozima koje ste naveli, on može imati pravo prigovora.
Što bi trebalo biti u vašem pismu o odbijanju zahtjeva?
Vaše pismo odbijanja treba sadržavati:
- Vaše ime, položaj i tvrtka.
- Datum podnošenja zahtjeva.
- Datum vašeg odbijanja.
- Razlog poricanja.
- Broj pravila klijenta.
- Broj zahtjeva.
Pogledajte vodič za stil vaše tvrtke i predloške za pisma za odbijanje u vašoj industriji da biste vidjeli postoje li dodatne informacije koje trebate uključiti u svoje pismo. Na primjer, možda ćete se morati pozvati na zakon o osiguranju automobila u vašoj državi ako živite u jednoj od država koje zahtijevaju žrtve automobilske nesreće za podnošenje zahtjeva za zaštitu osobne ozljede (PIP).
Kako formatirate zahtjev za odbijanje pisma?
Vaše pismo o odbijanju zahtjeva treba biti oblikovano kao i svaka druga poslovna komunikacija. Evo primjera predloška koji slijedi:
Tvoje društvo Vaš broj telefona Vaša email adresa
Ime klijenta i podaci za kontakt, oblikovani na isti način na koji ste oblikovali svoje ime i kontaktne podatke gore.
RE: Odbijanje zahtjeva DATUM: Datum kalendara Vašeg pisma
Poštovani (ime klijenta)
Pismo
Iskreno,
Tvoje ime
Ovdje navedite broj kućišta u zagradama.
Kako pišete tijelo pisma?
U prvom stavku navedite da je pismo odgovor na zahtjev klijenta. Navedite broj zahtjeva i broj polica klijenta, kao i datum kada je zahtjev podnesen. Navedite kratak pregled prirode zahtjeva. U drugom paragrafu navedite korake u istraživanju potraživanja vaše tvrtke. U sljedećem odlomku, pristojno ali jasno navodi se da tvrtka osporava zahtjev klijenta na temelju njegovih nalaza tijekom istrage.
Vaš zaključni paragraf trebao bi pružiti upute klijentu da vas kontaktira ako ima bilo kakvih pitanja ili dodatnih komentara o zahtjevu ili odbijanju. Zahvalite klijentu na potraživanju i njegovom poslovanju. Navedite da, iako ste morali odbiti ovu specifičnu tvrdnju, nadate se da ćete nastaviti s profesionalnim odnosom s klijentom u budućnosti. Ako imate bilo kakve priloge, zabilježite ih ovdje.
