Kada trošite vlastiti novac u ime klijenta, poslodavca, suradnika ili poslovnog partnera, možete i možete očekivati da ćete ga dobiti natrag.Prodajni agenti, učitelji, odvjetnici i financijski savjetnici mogu svakodnevno nadoknaditi poslovne troškove. Ovi troškovi se odvajaju na vašu profitnu maržu ako ih ne sadrži.
Pošaljite povratno pismo prije nego što ga potrošite
Osim ako čekanje na unaprijed odobrenje rezultira izgubljenom mogućnošću, zatražite naknadu prije nego što potrošite novac. Izrada Vašeg zahtjeva u pisanom obliku omogućuje vam stvaranje proračuna za događaj ili projekt i pružanje unaprijed opravdanja za to kako i zašto trošiti novac sada će uštedjeti novac kasnije.
Primjeri:
Dragi Allen Jeffries:
Dok podnošenje vaših dokumenata o osnivanju, saznao sam da Komisija Arizona Corporation naplaćuje 35 dolara naknade za ubrzanu obradu kako bi rezervirala željeni naziv tvrtke. Kao što smo razgovarali na našem sastanku prošlog utorka, željeni naziv tvrtke "Wild Turkey Surprise" zahtijeva naknadu od 10 USD kako bi se rezervirala za sljedećih 120 dana. Dodavanje ubrzane pristojbe osigurat će rezervaciju imena do petka, 11. svibnja umjesto četvrtka, 17. svibnja. Plaćanje ubrzane naknade za obradu osigurava da ste vlasnik imena prije nego što tvrtka Alphabet Sign napravi neonski znak koji ste naručili za zapadnu stranu vašeg restorana. Također nam daje vremena da dobijemo odgovor od tvrtke Warner Brothers kako bismo osigurali da to ime ne smatra kršenjem njihovih zaštitnih znakova ili autorskih prava.
Budući da je vremenski okvir važan, platit ću ubrzani trošak obrade ako se ne javim sutra do podneva i podnijet ću zahtjev za naknadu uz uobičajeni tjedni izvještaj o troškovima.
Iskreno,
Alexis Chapman, CPA, Chapman poslovne usluge
Etički kodeks po danu
Unutarnja porezna služba navodi da dnevnice pokrivaju smještaj, obroke i dodatne troškove kada zaposleni putuje za posao. Zaposlenici moraju podnijeti izvješće o troškovima u roku od 60 dana, ili dnevnica postaje oporeziva plaća. Izvješće mora sadržavati datum održavanja putovanja, poslovnu svrhu i mjesto putovanja. Zaposlenik također mora priložiti račune za smještaj. Cijela dnevnica se oporezuje ako vaš radnik ne dostavi izvješće o troškovima.
Primjer:
Na: Robert Morgan, voditelj Odjela za računovodstvo
Dragi Robert Morgan:
U prilogu je moj izvještaj o troškovima za ožujak 2018. Priložio sam svoje račune za planirani boravak od tri noći u Sandals na otoku Sanibel između 5. i 7. ožujka za naš godišnji seminar obuke o prodaji. Dodao sam optužbe za dodatne tri noći boravka u Denveru, Colorado, između 7. i 12. ožujka, dok sam se bavio divljim štrajkom na našoj lokaciji u centru grada. Također sam dodao račune za kemijsko čišćenje mojeg odijela nakon što je napadač bacio na mene balon napunjen crvenom bojom, kao i procjenu cijene nove odjeće. Kemijsko čišćenje nije moglo ukloniti sve mrlje. Uključio sam citat iz Men's Wearhouse, Ted's Clothiers i The Suit Depot za novu jaknu, hlače, košulju, kravatu i cipele jer su svi imali značajnu štetu.
Iskreno,
James S. Corwin, voditelj prodaje, trgovina # 3126, Phoenix, Arizona
nastavnici
Mnoge škole ne nadoknađuju nastavnicima bilo kakve predmete u učionici koje mogu kupiti. Međutim, školski okruzi mogu pokriti barem dio troškova stalnog obrazovanja, uključujući plaćanje putovanja, smještaja, knjiga, naknada za testiranje i materijala za učenje. Možete odbiti do 250 dolara godišnje na povrat poreza na dohodak ako vaša općina ne nadoknadi štetu. Posavjetujte se s ravnateljem i ravnateljem škole prije nego što potrošite novac.
Primjer:
Poštovani gospodine Polk:
Ovogodišnji razred je 10 posto veći nego prošle godine, ali sam primio samo 15 udžbenika u korisnom stanju za mojih 33 učenika. Iako ste u pravu da učenici mogu podijeliti knjigu u razredu, oni neće moći zajedno učiti kod kuće. Ispisivanje svih tih dodatnih stranica radne knjige prouzročit će da prođem cijelu godišnju naknadu za kopiranje papira prije 30. rujna, ne ostavljajući mi drugog izbora nego da kupim nove udžbenike ili kupim više papira za kopiranje.
Izračunao sam da čak i ako se sve stranice ispisuju bez grešaka, trebat će mi 32 dodatne kopije papira između 1. listopada 2018. i 31. svibnja 2019. godine. Na skupnim cijenama citirane su mi 4 USD po reamu, ukupno 128 $. Budući da većina roditelja već plaća 65 dolara godišnje za školarinu, smatram da bi bilo opterećenje tražiti od njih da plate kopije kada njihova djeca već trebaju imati udžbenike. Ja sam spreman sam kupiti papir dok god me školski okrug u nekom trenutku otplati. Za usporedbu, uključio sam cijene iz Staplesa, Office Depota i Walmarta.
Iskreno,
Angel Harris, 5. razred znanosti, srednja škola Rolling Hillsa
Suradnici
Ako posuđujete novac, alate ili pomagala kolegi, unaprijed se morate dogovoriti je li to dar ili zajam. Većina suradnika pokušat će uravnotežiti knjige, ali neki mogu zaboraviti na vašu velikodušnost ako ne zatražite otplatu. Ako ste napravili nekakav pisani sporazum, imali biste podršku za slučaj malih potraživanja ako je potrebno. Ako je vaš aranžman bio verbalan i privatan, a nitko drugi nije bio prisutan, ne biste imali sreće da vratite svoj novac ili imovinu.
Primjeri:
Uzorak pisma za naknadu troškova uz prethodnu pisanu suglasnost:
Dragi Bob:
Kad sam kupio vašu provoznu propusnicu za ožujak, bilo je to s razumijevanjem da ćete mi platiti ili mi platiti propusnicu za travanj. Priložio sam kopiju ugovora o naknadi koju ste potpisali prije nego što sam kupio vašu propusnicu. Molimo vas da mi platite 62 dolara ovog petka ili ću morati dodati naknadu od 5 dolara za kasno. Hvala što ste se pobrinuli za ovo što prije.
Iskreno,
Roland
Oblik povratnog pisma bez prethodnog pisanog sporazuma:
Poštovani Zach:
Tri ručka koje sam kupila prošli tjedan iznosila su 39,20 dolara. Molimo vas da platite najmanje polovicu toga do petka, a ostatak do 24. travnja. Razumijem da se borite, ali ja sam iskoristio dio novca ovog tjedna za kupnju tih obroka za vas. Hvala vam što ste odmah riješili problem.
Vaš član tima,
Janet
