Sustav inventara je od vitalnog značaja za kontrolu troškova kupnje i zadovoljavanje ciljeva usluga korisnicima. Dok je program za upravljanje elektroničkim inventarom koristan alat za administraciju, ključ dobrog sustava leži u snazi postupaka koje kreirate. Neki od najkritičnijih elemenata u dobro razvijenom sustavu su opisi stavki, sustav numeriranja, standardne jedinice mjere i precizno označavanje stavki.
Opisi i brojevi predmeta
Napravite popis dionica koji uključuje opis i jedinstveni broj znakova od četiri do osam znakova za svaku stavku. Najbolja praksa za izradu opisa je započeti s imenicom, a zatim upotrijebiti pridjeve u silaznom redoslijedu važnosti kako bi se opisala stavka. Opisi kao što su „šalica, kava, velika, smeđa“, „šalica, kava, srednja, bijela“ i „šalica, kava, mala, bijela“ samo su neki od primjera. Brojevi stavki trebaju jednostavno prepoznati, a ne opisati stavku. Međutim, na početku broja stavke možete unijeti nekoliko slova iz opisa kako biste olakšali traženje stavki. Na primjer, možete upotrijebiti broj “CUC101” za identifikaciju šalice za kavu i broj “CUS101” za identifikaciju šalice sode.
Odlučite o standardnim mjernim jedinicama
Napravite popis odobrenih mjernih jedinica kako biste pojasnili popise odabira i izvješća o inventaru. Za većinu poduzeća, zadane mjere su jedinice u kojima obično kupujete stavku. Uobičajene jedinice su kratice za pojmove kao što su svaki, komad, noga, funta ili galona. Smjernice za najbolju praksu preporučuju da odaberete jednu kraticu i dosljedno primijenite njen pravopis i izgled.
Uspostavite nazive lokacija
Dodijeljene lokacije mogu olakšati pronalaženje stavki u bilo kojoj skladišnoj prostoriji ili skladištu, bez obzira na veličinu. Ako stavke pohranjujete na više lokacija, navedite svakoj lokaciji ime ili broj koda, kao što je "M" za glavno skladište i "S" za pohranu viška. Zatim podijelite sobu na odjeljke i svakoj jedinstveni naziv. Na primjer, dijelovi mogu odgovarati broju prolaza ili spremnika. Dovršite ovaj zadatak tako što ćete identificirati lokacije police za određene stavke inventara. Tvrtka s jasnom inventurom preporučuje korištenje sustava numeriranja u kojem najniži broj odgovara najvišoj polici i spušta se prema podu. Na primjer, oznaka kao što je "M-2-4" govori vam da se stavka nalazi na četvrtoj polici u prolazu dva glavnog skladišta.
Inventar oznake i trgovine
Izradite oznaku za svaku stavku inventara koja odgovara popisu dionica koji ste izradili. Provedite popis fizičkih zaliha dok označavate, pohranjujete i unosite stavku, jedinice mjere i informacije o lokaciji u bazu podataka inventara. Ispisujte i preuzimajte dokumente iz baze podataka i koristite ih za ažuriranje baze podataka i izradu izvješća o inventaru.
