Jahanje stada na vašem inventaru jedna je od najizazovnijih stvari u poslovanju. S operativne strane stvari uvijek ćete htjeti znati koliko je proizvoda na raspolaganju za prodaju i kada dobiti više. Vaši će računovođe trebati i točne zalihe, kako bi vaše knjige mogle uredno urediti i pružiti vam informacije koje su vam potrebne za donošenje poslovnih odluka. U većini, ali ne u svim slučajevima, vjerojatno ćete to htjeti učiniti kroz sustav stalnog inventara.
Periodični sustav inventara
Postoje dva načina za upravljanje inventarom. Jedan je kroz ono što se naziva periodični sustav inventara, što znači da na kraju određenog razdoblja - mjesec, četvrtina, godina ili bilo što drugo u vašoj situaciji - zatvorite vrata i fizički prebrojite sve što imate na raspolaganju, U računovodstvene svrhe to ćete nazvati završnim inventarom za razdoblje. Vaš prethodni popis inventara bio je početni oglasni prostor za to razdoblje. Dodavat ćete sve svoje kupnje u početni inventar, oduzeti sve prodaje i u idealnom svijetu, rezultat će izgledati vrlo slično vašem završnom inventaru. Naravno, mi ne živimo u idealnom svijetu, iu praksi, što duže idete između zaliha, više će se nepodudarnosti uvlačiti. Prema periodičnom sustavu zaliha, količina inventara je točna odmah nakon što se broji, je velika neugodnost.
Trajni sustav inventara
Trajni sustav inventara zahtijeva puno više postavljanja, ali kada je na mjestu, mnogo je lakše upravljati. Svaki dio inventara koji posjedujete unesen je u vaš računalni sustav dok je kupljen. Kada izađe iz oglasnog prostora, kada se proda ili potroši, automatski se oduzima od inventara u vašem računalnom sustavu. Ako se vaš poslovni model vrti oko poznavanja onoga što imate i kada ćete morati naručiti više, što vrijedi za gotovo svaki posao, korištenje metode trajnog inventara nudi mnogo prednosti.
Periodični i trajni inventar
Pristup koji ćete poduzeti za upravljanje oglasnim prostorom ovisi o vašoj situaciji. Ako ste zadovoljni radom na temelju "mama i pop", zadržavajući svoje poslovanje malim i vaš inventar je mali, sustav povremenog inventara može biti sve što vam treba. Postavljanje je minimalno i možete brojati svoj inventar onoliko često koliko mislite da je potrebno. Ako vaši planovi za vašu tvrtku uključuju mnogo rasta, poželite implementirati metodu trajnog inventara što je prije moguće, idealno od prvog dana.
Nedostatak je da je metoda stalnog inventara komplicirana za postavljanje i zahtijeva značajna ulaganja u računala, softver i stručnost. Ako imate ograničen proračun, što je često slučaj s startupima, početno ulaganje može biti više nego što možete udobno upravljati. Ponekad ćete se morati zadovoljiti inventarom i računovodstvenim sustavom koji osigurava osnovno upravljanje trajnim inventarom u kratkom roku, ali se može nadograditi na potpuno opremljenu ponudu kako vaše poslovanje i prihodi rastu.
Nije savršeno
Cijeli smisao sustava trajnog inventara je da ćete uvijek imati točan, ažuran broj onoga što su stavke na raspolaganju. To je uglavnom istina, ali u stvarnom svijetu uvijek postoji jaz između teorije i prakse. Izgubit ćete proizvod od loma i krađe; dobavljači će vam na pogrešan način dostaviti račun, primit ćete narudžbe koje su prekoračene ili kratke za nekoliko komada, prodajno osoblje će pogrešno prodati ili vratiti neispravno i tako dalje. Dobra praksa obuke, sigurnosti i rukovanja inventarom može vam pomoći da se to svede na minimum, ali ćete i dalje morati činiti pravi broj kako biste provjerili brojeve s kojima radite.
Možete se odlučiti za potpuni fizički inventar barem jednom godišnje, ili možete odabrati opciju "broj ciklusa" u tijeku. To samo znači da ćete odabrati određene dijelove svog inventara kako biste redovito brojali u potrazi za odstupanjima. Možete se usredotočiti samo na stavke najviše vrijednosti ili najviše količine, jer vam je najvjerojatnije da će vam dati probleme ili možete računati cijeli oglasni prostor na vrijeme tijekom godine i prilagoditi svoj oglasni prostor kada pronađete pogreške,
Trajni popis u maloprodaji / veleprodajnim okruženjima
Najbolji sustav za trajni inventar je u maloprodaji. Kada vaš klijent dovede proizvod na šalter, obavijestit ćete ga o nekom obliku skenera, ili ručno unosom broja dijela. Skeniranje je bolje, kad god je to moguće jer smanjuje mogućnost grešaka. Nakon što je prodaja završena, vaš sustav će smanjiti raspoloživi inventar pri ruci kako bi omogućio ono što je ušlo u vrata vašeg klijenta.
Ako jedan od vaših drugih prodavača pogleda taj proizvod s računala u drugom odjelu, novo izmijenjeno ukupno je ono što će se prikazati na zaslonu. Vaš sustav također može od vas zatražiti da naručite više kada se potrošni materijal smanji ili čak naruči automatski. Najbolji sustavi prate i popuste vaših dobavljača i minimalne narudžbe, tako da ih možete postaviti tako da ne naruče 950 komada ako postoji popust od 1.000. Trgovci na veliko rade na isti način, osim što kupuju od proizvođača i distributera i prodaju trgovcima.
Trajna zaliha u proizvodnim / proizvodnim okruženjima
Ako se bavite proizvodnjom proizvoda, umjesto da ih samo prodajete, upotrebljavat ćete sustav stalnog inventara malo drugačije. U tom slučaju, stavke u vašem inventaru su sirovine ili podsklopovi i na kraju će postati gotovi proizvodi. Također ćete morati pratiti svoje sirovine dok su na putu da postanu gotovi proizvodi, što može potrajati i manje od sekunde ili dva ili više godina, ovisno o proizvodu. U tom stanju, oni se računaju kao radni proces. S učinkovitim sustavom trajnog inventara, nikada ne smijete ponestati sirovina, a vi ćete znati koliko gotovih proizvoda imate na raspolaganju za prodaju. Još je važnije da ćete znati i koji su vaši troškovi proizvodnje, čak i ako se vaši materijali mijenjaju u troškovima.
LIFO i FIFO Računovodstvo
Vaše fizičko upravljanje zalihama uvijek mora osigurati da se najstariji proizvod na policama najprije proda, čak i ako nije posebno kvarljiv. Pakiranje s vremenom blijedi, kutije se oštećuju, pa čak i čelični čavli konačno zarđaju. Međutim, za trajne računovodstvene svrhe možete odlučiti smatrate li svaki komad inventara najstarijim koji je trenutno na raspolaganju ili najnoviji. Ovi se sustavi nazivaju prvi-u-prvi-izlaz i posljednji-u-prvi-out, ili FIFO i LIFO ukratko.Ako cijene rastu, najstariji proizvod uvijek će biti najjeftiniji, a najnoviji proizvod će uvijek biti najskuplji. Ako cijene padaju, istina je suprotna. To ima neke važne posljedice za način na koji obračunavate troškove.
LIFO, FIFO i COGS
Pretpostavimo, u demonstracijske svrhe, da je najstarija stavka u vašem inventaru kupljena na 85 USD, najnoviji vas je koštao 95 USD, a vi prodajete po 110 USD. Ako radite na FIFO osnovi, vaša dobit je 110 USD minus trošak od 85 USD ili 25 USD. Ako radite na LIFO osnovi, brojite samo 15 $ profita na istoj prodaji. Ako je Vaš cilj prijaviti najveću moguću dobit, možda da biste impresionirali ili utjecali na potencijalne investitore, možda bi bilo korisno koristiti FIFO metodu. Ako želite zadržati zabilježenu dobit kako bi smanjili porezni račun, LIFO metoda bi - u ovoj hipotetičkoj instanci - mogla imati više smisla. Možete koristiti bilo koju od tih metoda, sve dok ste dosljedni. Što se tiče praćenja stvarne cijene robe koja se prodaje u maloprodaji, ili troškova proizvodnje u proizvodnji, možete se odlučiti za metodu ponderiranog prosjeka koja prati vaše stvarne troškove kako idu gore i dolje.
