Svaka tvrtka, velika ili mala, dovršava projekte tijekom normalnog tijeka poslovanja. Neki projekti su završeni bez ikakvih problema, dok neki nikada ne izlaze iz zemlje. Projekti koji su uspješno dovršeni obično su počeli s korištenjem okvira za upravljanje projektima kako bi se projekt razbio na djelotvorne.
Definiran okvir za upravljanje projektima
Sveučilište Monash, jedno od najvećih međunarodnih sveučilišta u Australiji, definira okvir za upravljanje projektima kao skup procesnih alata i predložaka dizajniranih za zajedničko upravljanje projektom kroz njegov životni ciklus. U jasnijem smislu, okvir za upravljanje projektima je način na koji se projekt dovršava. Projekt ima prirodni životni ciklus koji započinje prije nego što se započne i razvija sve dok se projekt ne dovrši. Postoje prirodne faze projekta: iniciranje, planiranje, izvršavanje, kontroliranje i zatvaranje. Sveučilište Sjeverni Teksas pruža detaljan resurs za upravljanje projektima, Priručnik za upravljanje projektima, koji detaljno opisuje važnost svake faze.
pokretanje
To je početak projekta koji pruža priliku da se zainteresiranim stranama daju konkretni razlozi u vezi s vrijednošću projekta. Dionici mogu biti svi izravno ili neizravno pogođeni projektom. Inicijalna faza zahtijeva od voditelja projekta da definira opseg i ciljeve projekta, identificira sponzora projekta i ukupnu količinu resursa projekta te identificira potrebe projekta.
Planiranje
Ovaj korak doživljava neka preklapanja s pokretanjem, ali se općenito definira kao ključne aspekte planiranja koji su povezani s projektom. Neke ključne aktivnosti planiranja su: planovi proračuna, vremenski rasporedi, plan nabave, zahtjevi projektnog tima i zapošljavanje te projektni rizici.
izvršavanje
Faza izvršenja je najduža faza životnog ciklusa projekta i uključuje mjerenje svih završenih zadataka procjenom zadataka u odnosu na mjeru kvalitete koju su odredili dionici. Da bi ovaj proces bio uspješan, mjere kvalitete moraju odgovarati SMART definiciji. Sve mjere trebaju biti specifične, mjerljive, dostižne, realne i pravodobne.
kontroliranje
Ova faza osigurava analizu svih zadataka dodijeljenih različitim fazama projekta i ispunjavanje standarda kvalitete projekta. Ova faza je slična fazi izvršenja, ali njezina je svrha zapravo mjeriti uspješnost projekta, usporediti stvarnu izvedbu s očekivanom izvedbom, te popraviti sva odstupanja u izvedbi ili kvaliteti projekta.
zatvaranje
Posljednji korak životnog ciklusa projekta može biti najvažniji; da bi se projekt smatrao dovršenim, svi projektni zadaci moraju biti uspješno završeni. Završna faza projekta zahtijeva da voditelj projekta završi reviziju projekta, održi završne sastanke projekta i podnese sve dokumente vezane uz projekt. Nakon podnošenja dokumenata, voditelj projekta mora predstaviti izvješće o završetku projekta i izvješće odobriti upravni odbor ili sponzor projekta.
