Unutarnje kontrole pružaju sustav provjera i ravnoteže koje djeluju kako bi se spriječile namjerne ili nenamjerne pogreške pri unošenju podataka, prijevare i krađe. Snažan sustav unutarnje kontrole mora osigurati da niti jedan zaposlenik ili grupa zaposlenika ne zadržava previše kontrole ili utjecaja na novčane tokove, financijske podatke, zalihe i ostalu poslovnu imovinu. Razdvajanje dužnosti onoliko koliko možete je jedan od najboljih načina da zaštitite svoje poslovanje.
Odvojene nespojive dužnosti
Potpuna segregacija dužnosti dijeli nespojive funkcije - zadatke ili aktivnosti koje pružaju mogućnost jednom ili više zaposlenika da i počinju i skrivaju pogreške, prijevare ili krađe. Institut unutarnjih revizora identificira skrbništvo nad imovinom, ovlaštenjima i odobrenjima te evidentiranje i izvješćivanje kao tri ključne kategorije nespojivih dužnosti. Prema MIS-u, odgovornosti za tijek rada trebaju spriječiti da bilo koja osoba ima pristup i odgovornost za računovodstvo financijske i fizičke imovine.
Spriječite krađu i prijevare
Plaće i kupovina dva su područja koja zahtijevaju podjelu dužnosti. U odjelu za obračun plaća, spriječite duhove - nekoga zabilježenog na platnom sustavu, ali koji ne rade za vas - tako što ćete osigurati da osoba odgovorna za prikupljanje i održavanje osobnih i financijskih informacija zaposlenika ne obrađuje platni spisak. Zaštitite se od neovlaštenih kupnji ili favoriziranja dobavljača tako da odvojite unos naloga i dužnosti ovlaštenja.
Smanjite pogreške
Razdvajanje dužnosti može pomoći u smanjenju nenamjernih pogrešaka koje utječu na vašu krajnju korist. Uobičajen je primjer imenovanje voditelja tima ili nadzornika za pregled i usporedbu transakcija s popratnom dokumentacijom, kao što je uspoređivanje kartica zaposlenika s izvješćem o plaćama. Jednako kao što je unošenje naloga i ovlaštenje dužnosti čuvar od slučajeva krađe i prijevare, odvajanje tih dužnosti - i zahtijeva od osobe s ovlaštenjem odgovornosti za dvostruku provjeru ukupnih iznosa - također može smanjiti pogreške pri unosu podataka.
Razmatranja malih poduzeća
Mala poduzeća sa samo nekoliko zaposlenika ili u skučenom proračunu ne mogu uvijek postići potpunu segregaciju. U ovom slučaju, bitne su kontrole ublažavanja. Iako su kompenzacijske kontrole "detektivske", a ne preventivne, one i dalje mogu pružiti razumno jamstvo da odjel ispunjava ciljeve ublažavanja rizika. Na primjer, pregled dnevnih i tjednih izvješća, redovno rotiranje dužnosti, vođenje nenajavljenih provjera na licu mjesta financijskih transakcija ili najavljeni fizički popis zaliha, te zakazivanje dvogodišnjih unutarnjih revizija su sve dobre detektivske kontrole.
