Uspostavite buy-in
Proces portfelja projekta je metoda koja može maksimizirati izlazni potencijal svih projekata koje vaša organizacija poduzima u određenom trenutku, ovisno o ograničenim ograničenjima resursa. Prije početka nastojanja upravljanja projektnim portfeljem, uspostavite okruženje razumijevanja i suradnje među ključnim donositeljima odluka u vašoj organizaciji. Proces projektnog portfelja može uključivati okončanje trenutnih projekata koji mogu biti uspješni i pravovremeni u korist projekata koji imaju veći ekonomski ili strateški utjecaj na vaše poslovanje. Važno je da menadžeri razumiju ovaj koncept kako bi izbjegli bilo kakve osjećaje ljutnje kada se to dogodi. Promicati odnos prema timu prema odabiru projekata umjesto identificiranja malih skupina zaposlenika s određenim projektima. Time će se izbjeći osjećaj odbijanja koji se pojavljuje u projektnim timovima koji se ponovno dodjeljuju ili dijele između novih projekata.
Prioritete
Tijekom procesa upravljanja projektnim portfeljem vi ćete alocirati resurse, uključujući vrijeme, novac, produktivnost zaposlenika i tehnologiju, onim projektima koji najviše doprinose profitabilnosti vaše tvrtke. Prije razmatranja bilo kakvih konkretnih projekata, izradite popis prioriteta pomoću kojih ćete prosuditi svakog od njih. Kontinuirano pratite svoj popis prioriteta i prilagođavajte ga promjenjivim strateškim ciljevima i razvijajućim poslovnim klimama. Stavke pomoću kojih možete odrediti prioritete vaših projekata mogu uključivati troškove, doprinos prihodima, marketinški utjecaj, vremenske okvire i postizanje određenih ciljeva.
Odredite kapacitet i potražnju
Sve organizacije suočene su s problemom korištenja ograničenih resursa na najučinkovitiji način. Prikupite informacije o kapacitetu resursa i zahtjevima resursa za svaki projekt prije korištenja popisa prioriteta kako biste odredili koje projekte želite poduzeti. Ukupna potražnja resursa za sve odabrane projekte ne može premašiti kapacitet resursa vaše tvrtke. Na primjer, ako vaša tvrtka ima deset računala i dvadeset zaposlenih na raspolaganju za rad na projektu, ne možete odabrati portfelj projekata koji zahtijeva dvadeset tri zaposlenika i jedanaest računala. Proračunska ograničenja također su veliki čimbenik pri određivanju optimalne kombinacije projekata.
Optimizirajte portfelj projekata
Naoružani vašim popisom prioriteta i informacija vezanih uz kapacitet resursa i zahtjeve za resursima pojedinih projekata, sada ste spremni odabrati niz projekata koje ćete poduzeti i koji će maksimizirati stratešku važnost za vašu tvrtku. Imajte na umu da projekti koji nisu prvotno odabrani nisu nužno eliminirani; manje prioritetni projekti mogu se poduzeti kada se resursi oslobode završetkom projekata višeg prioriteta.
Postoji nekoliko programskih paketa koji vam pomažu u procesu portfelja projekata, ali za jednostavniji portfelj projekata stablo odlučivanja može se koristiti za postavljanje svih mogućnosti povezanih s kombinacijom odabranih projekata. Slijedite vezu na kraju ovog članka za primjer stabla odlučivanja o projektu.
Prvo, navedite svaki projekt, zajedno s njegovim ukupnim troškovima i zahtjevima za zaposlenike, tehnologiju i druge resurse. Zatim izdvojite projekte koji su najviši prema vašim prioritetima projekta, a zatim odaberite portfelj projekata koje želite proći. Zapamtite, ukupni zahtjevi resursa za sve odabrane projekte moraju biti manji od ukupnog kapaciteta resursa. Kako se u vašu organizaciju uvode novi potencijalni projekti i kako su trenutni projekti završeni, ponovno proučite proces portfelja projekata kako biste odlučili koji novi projekti zaslužuju nove dostupne resurse na temelju ažurirane liste prioriteta i kapaciteta resursa.
