Pisanje detaljnog plana ili procesa upravljanja projektom uključuje dokumentiranje koraka i zadataka potrebnih za stvaranje proizvoda ili usluge. Vaš akcijski plan treba opisati cjelokupni projekt sa svim fazama, počevši od pokretanja i nastavka kroz praćenje, izvršenje, kontrolu i zatvaranje, preporučuje Institut za upravljanje projektima. Uključite pregled i pojedinosti o opsegu, rasporedu, troškovima i kvaliteti. Trebali biste također navesti članove projektnog tima, komunikacijsku strategiju, rizike, procese kupnje i tehnike upravljanja promjenama.
Korištenje predloška
Iako možete stvoriti vlastiti format, često je lakše započeti s postojećim dizajnom. Preuzmite predložak s web-mjesta kao što je Microsoft Office, PM Docs ili PM Links. Korištenje predloška osigurava pokrivanje svih potrebnih tema i održavanje dosljednosti sa svakim projektom. Osim toga, predložak vas podsjeća na identifikaciju osoba koje će odobriti vaš plan, izdvojiti sredstva i osigurati resurse.
Pregledna izjava koristi se za opisivanje situacije. Na primjer, navedite uvjete poslovanja koji su pokrenuli potrebu za projektom. To može uključivati povratne informacije od kupaca, planove konkurenta ili zahtjeve investitora. Izradite odjeljke za opseg, raspored i proračun. Ovi odjeljci pružaju pojedinosti o proizvodu ili usluzi koju planirate izraditi, projektnim prekretnicama, broju osoba koje trebaju raditi na projektu i proračunskim ograničenjima. Stvorite odjeljak koji opisuje vaš proces upravljanja kvalitetom i uključuje strategiju osiguranja kvalitete i inicijative za kontrolu kvalitete. Dokumentiranjem procesa koji planirate slijediti, svim članovima tima govorite što trebaju učiniti kako bi ostvarili ciljeve i ciljeve projekta.
Detalji
Navedite članove projektnog tima, njihove uloge i odgovornosti, te vremenske obveze u potpornim dijelovima. Osim toga, opisati komunikacijsku strategiju koja će se slijediti, kao što je popunjavanje tjednih izvješća o statusu i vođenje mjesečnih sastanaka. Na primjer, možete uključiti tablicu koja prikazuje ono na čemu želite da svaki član tima radi. Uključite zadatak u prvi stupac i dokumentirajte status u drugom stupcu, kao što je nije pokrenut, u tijeku, dovršen ili odgođen. Dodajte prostor za dodatni komentar u trećem stupcu.
Postupak
Naposljetku, opišite planove za rješavanje svih potencijalnih rizika, kao što su kašnjenja dobavljača ili dodatni zahtjevi dionika. Definirati procese nabave i navesti tehnike za upravljanje promjenama, uključujući i one koji odobravaju prilagodbe plana.
Odobrenje
Po završetku plana pregledajte pojedinosti s projektnim timom. Uključite njihove povratne informacije prije nego što ih dostavite svojim dionicima na odobrenje. Nakon što je plan odobren, počnite raditi svoj put kroz korake. Informirajte članove tima o napretku, prateći postupak u komunikacijskoj strategiji. Kako se posao nastavlja, ocijenite svoje napore kako biste u svoj sljedeći projekt mogli uključiti tehnike koje učite.
