Izvješća o upravljanju projektima pružaju ažuriranje o napretku određenog projekta. Obično se pišu na prekretnicama projekta, ali ih klijent ili nadzornik mogu zatražiti u bilo kojem trenutku. Izvješća o upravljanju projektima važna su jer omogućuju voditelju projekta da ocijeni napredak uspoređujući ga s izvornim planom. To omogućuje upravitelju da komunicira i objasni sve promjene, kašnjenja, probleme i pozitivne stavove svim dionicima. Izvješća o upravljanju projektima ne moraju biti dugotrajna, već bi trebala obuhvatiti sve aspekte projekta.
Navedite podatke o identitetu projekta: naziv projekta, broj projekta (ako postoji), ime klijenta, osobe za kontakt ako je klijent tvrtka ili organizacija, datum početka projekta i adresu na kojoj je projekt ako se primjenjuje. Navedite i ime voditelja projekta (PM), ime osobe koja piše izvješće ako je autor netko drugi, a ne PM, i datum na koji se izvješće piše.
Navedite imena svih sudionika kojima će se distribuirati izvješće o upravljanju projektom. Uključite sve izvođače, zaposlenike, nadzornike ili kontakte s klijentima koji će dobiti kopiju izvješća. Uključite "Datoteka" na dno popisa kako biste naznačili da je kopija izvješća stavljena u datoteku projekta.
Procijenite trenutni opseg projekta u usporedbi s izvornim opsegom projekta. Zabilježite sve promjene koje su napravljene i uključite i ime stranke koja je zatražila promjenu i ime stranke koja je odobrila promjenu.
Procijenite trenutni vremenski okvir projekta u odnosu na planirani vremenski okvir. Objasnite bilo kakva kašnjenja ili dobitke te navedite kako će utjecati na ukupni vremenski okvir. Navedite jesu li kašnjenja trenutno riješena ili neriješena. Za neriješena kašnjenja, objasnite plan za prevladavanje problema i navedite kada očekujete da će se to pitanje riješiti. Ako je datum završetka promijenjen, navedite novi datum završetka.
Usporedite trenutni proračun s izvornim proračunom. Uzmite u obzir i trošak (iznos koji proizvođač plaća radom i materijali za dovršenje projekta) i cijenu (što će klijent platiti nakon završetka projekta). Ne zaboravite uključiti promjene u cijenu ili cijenu uzrokovane promjenama u opsegu. Priložite ažurirani proračun projekta ako je primjenjivo.
Usporedite postojeće rizično okruženje s izvornim obrascem za procjenu rizika. Navedite koji su rizici uklonjeni i koji su još uvijek prisutni. Navedite sve nove rizike koji su nastali zajedno s njihovim potencijalnim proračunskim i vremenskim implikacijama. Ponudite plan za izbjegavanje ili reagiranje na nove rizike.
Potpišite dokument. Ako je dokument više od jedne stranice, pokrenite svaku stranicu. Neke procedure tvrtke također zahtijevaju da se nadzornik i / ili klijent odjavljuju na svim izvješćima o upravljanju projektima.
Savjet
-
Ne zaboravite uključiti dobre vijesti! U izvješće uključite sve uštede troškova i vremena.
Dokumentirajte sve pogreške dobavljača koje utječu na vremenski okvir ili proračun. Vi svibanj biti u mogućnosti podnijeti naboj dobavljača za izgubljeno vrijeme ili novac.
