Većina modernih tvrtki ima elektronske ili kompjutorizirane metode za praćenje radnih sati zaposlenika. Ovo nije uvijek istinito za manje poslovne subjekte i rijetko je za nezavisne poduzetnike. Važno je da točno pratite radno vrijeme zaposlenih u svrhu obračuna plaća, kao i za porezne evidencije. Pronađite sustav koji radi za vas i dosljedno ga držite tijekom cijele godine za najbolje i najtočnije zapise.
Proučite različite metode praćenja i odlučite koji je najbolji za vaše radno mjesto. Mnoge vrlo male tvrtke dobivaju s papirnatim dnevnikom rada, a listovi za svaki tjedan nalaze se u registratoru. Ako imate računalo na licu mjesta, možda ćete htjeti koristiti Excelov program dizajniran za snimanje plaća. Odaberite metodu koja je najlakše svima koristiti dosljedno.
Zapišite sva pravila o praćenju sati i postavite ih na istaknuto mjesto. Uključite detalje o tome što učiniti ako se rano ili kasno prijavljujete, bez obzira na to da li ćete koristiti vojno ili civilno vrijeme, pravila o zaokruživanju minuta i sve druge propise koje želite provesti.
Držite stavku za vođenje evidencije u kojoj je svako ima pristup. Držite povezivač s vremenskim listovima na polici u uredu ili iznad glavnog registra. Omogućite svima pristup računalu s programom Excel ili vremenskim listovima ako će ih upravitelj prenijeti u program.
Provjerite svoju metodu praćenja na tjednoj bazi kako biste zabilježili ukupne sate za svakog zaposlenika. Potražite pogreške u vođenju evidencije, kao što su zaposlenici zaboravili provjeriti ili odjaviti te primijeniti metode za ispravljanje tih problema.
