Savezni zakon o radnim standardima navodi da tvrtke moraju pratiti radno vrijeme zaposlenika, ali ne navodi kako. Iako to znači da možete upotrijebiti bilo što, od listova za prijavu na papiru do složenog računalnog sustava, a tvrtka je u konačnici odgovorna za to da su vremenski listovi točni - a ne zaposlenici. Iz tog razloga, metoda nije toliko važna kao pronalaženje sustava koji radi i dosljedno ga se drži.
Zahtjevi za praćenje
FLSA zahtijeva da platni spiskovi uključuju specifične podatke o radnim satima i plaćama koje zaposlenik zaradi. Bez obzira na to kako pratite radno vrijeme zaposlenika, podaci o radnom vremenu moraju uključivati vrijeme i dan u kojem zaposlenik počinje radni tjedan, radno vrijeme svakog radnog dana i ukupan broj radnih sati svakog tjedna. Osim toga, morate zadržati izvorne dokumente - kao što su vremenske kartice, radni rasporedi i radne ulaznice - dvije godine, bilo na licu mjesta ili u nekoj drugoj središnjoj lokaciji za pohranu.
Standardno praćenje vremena
Standardno praćenje vremena radi i za stalno i za skraćeno radno vrijeme, bez obzira rade li isti ili različiti sati svaki tjedan. Uz standardno praćenje, zaposlenici moraju bušiti i udarati pomoću elektroničkog sata ili računala, dva do četiri puta dnevno, ovisno o tome uzimaju li pauzu za jelo. Prema Ministarstvu rada SAD-a, možete uspostaviti politiku, kao što je vrijeme snimanja do najbližih pet minuta ili jedne desetine sata, koja predstavlja manje odstupanje između satnih zapisa i stvarnih sati rada jer ne mogu svi zaposlenici pratiti ili u isto vrijeme.
Praćenje iznimaka
Možete bilježiti sate praćenjem iznimki za administrativne ili druge zaposlenike koji obično rade iste sate svaki tjedan. S iznimkom praćenja stvarate obrazac koji prikazuje standardno radno vrijeme i od zaposlenika se zahtijeva da bilježe vrijeme samo ako se razlikuje od uobičajenog radnog dana. Na primjer, ako radni dan obično počinje u 8 sati, a zaposlenik stigne u 8:10 sati, ali ostatak dana radi normalno, vrijeme početka prikazat će iznimku, a radno vrijeme će biti kraće od 10 minuta.
Praćenje zaposlenika izvan mjesta
Većina tvrtki koristi računalni softver za praćenje sati za zaposlenike koji rade kod kuće ili na lokacijama izvan mjesta. Virtualno praćenje vremena bilježi prisutnost u stvarnom vremenu, najčešće do sekunde. Postavite program da se automatski pokreće kada se korisnik prijavi na svoje radno računalo kako bi smanjio šanse da će zaposlenik zaboraviti udariti. Na taj način, prvi zaslon koji će zaposlenik vidjeti svakog jutra je njezina virtualna vremenska kartica. Opcije za virtualno praćenje vremena kreću se od besplatnih programa do vlasničkog softvera.
