Od trenutka kada poslodavac prvi put stupi u kontakt s potencijalnim zaposlenikom, do trenutka prestanka radnog odnosa važno je da se pisani podaci o zaposleniku čuvaju u dosjeu zaposlenika pod imenom svakog zaposlenika. Ovi dosjei o zapošljavanju, ako se ispravno održavaju, potencijalno mogu poslužiti za zaštitu poslodavca od buduće odgovornosti za kršenje zakona o radu i radnog prava, kao što je nezakonito otkazivanje ili diskriminacija pri zapošljavanju.
Stavke koje su vam potrebne
-
Zaključavanje ormara za spise ili sigurne sobe s ograničenim pristupom
-
Datotečne mape
Razumjeti zašto trebate čuvati datoteke zaposlenika. To je evidencija tvrtke i zaposlenika o tome što se dogodilo na radnom mjestu. Evidencija koja se vodi u osobnom dosjeu može služiti za zaštitu poslodavca u budućim sudskim postupcima i pomoći da se razjasne nesporazumi koji se mogu pojaviti zbog pitanja politike, pitanja plaća i naknada, radnih dužnosti i odgovornosti, disciplinskih ili korektivnih radnji i pritužbi.
Dakle, što bi trebalo ići u dosje osoblja? Slijedeći dokumenti i zapisi trebaju biti održavani od strane stručnjaka za ljudske resurse ili menadžera svakog zaposlenika. Opis posla Prijava za posao Ponuda zaposlenja IRS obrazac W-4 Potvrda za priručnik za zaposlenike (Često je dobra ideja zadržati kopiju samog priručnika, pogotovo kada je s vremena na vrijeme podložan promjenama. Na taj način svi znaju koji su uvjeti priručnika za zaposlenika potpisani.) Navedene su sve ocjene uspješnosti Zaposlenici primaju prijavne obrasce Nagrade Pritužbe i pohvale primljene o zaposleniku Disciplinski postupci ili upozorenja * Zapisi o prisustvu Preporučuje se da svaka različita vrsta zapisa ima svoju vlastitu karticu.
Medicinske dokumente i imigracijske obrasce treba čuvati u zasebnim dokumentima. Budući da ne možete donositi odluke o zapošljavanju na temelju imigracijskog statusa osobe, pod uvjetom da imaju pravo na rad u SAD-u, a federalna vlada ima pravo preispitati I-9, vjerojatno je bolje držati je odvojeno. Također, što se tiče medicinske dokumentacije, Zakon o Amerikancima s invaliditetom (ADA) sadrži vrlo stroga pravila u pogledu privatnosti i pristupa medicinskoj dokumentaciji ponude ponude, pa ih je potrebno čuvati u zasebnom kabinetu za dokumente i datoteke. pristup. ADA ograničava otkrivanje informacija iz tih evidencija nadzornicima, u mjeri u kojoj zaposlenik ima potrebna ograničenja u pogledu svojih dužnosti ili im je potreban smještaj; radnici prve pomoći u slučaju hitne medicinske pomoći; i vladini i osiguravatelji u ograničenim okolnostima.
Važno je da netočne informacije u dosjeu zaposlenika budu ispravljene odmah po obavijesti tvrtke da su informacije netočne.
Datoteke osoblja zaposlenika trebaju biti zaključane i dostupne samo osobama koje imaju legitiman posao i moraju imati pristup datoteci. Upravitelju ili nadzorniku prvog reda može biti potreban pristup kako bi donosio odluke o promocijama i disciplinskim mjerama. Ako itko tko nema legitiman posao mora pristupiti datoteci želi ga vidjeti, potreban im je valjani sudski poziv. U suprotnom, krše se prava privatnosti zaposlenika.
Općenito, zakon ne zahtijeva od zaposlenika da otkrijete što se nalazi u dosjeu zaposlenika bez odgovarajućeg zahtjeva zaposlenika. Vjerojatno je, međutim, bolja poslovna praksa da se zaposlenici upoznaju s onim što je u njihovom dosjeu. Na taj način nemate marginalnog zaposlenika koji je iznenađen kada su disciplinirani ili ukinuti. Iznimke od ovog općeg pravila su odredbe Zakona o pravednom izvješćivanju o kreditnom riziku (FCRA). To zahtijeva od vas da obavijestite zaposlenike, ili potencijalne zaposlenike, ako uzimate nepovoljno djelovanje na temelju onoga što je sadržano u njihovom kreditnom izvješću.
Odvojeno od pitanja obavijesti zaposlenika o tome što je u njihovom osobnom dosjeu je pitanje pristupa. Mnoge države zahtijevaju od poslodavaca da zaposlenicima i bivšim zaposlenicima daju pristup svom dosjeu zaposlenika. Važno je, kao stručnjak za ljudske resurse ili poslovni vlasnik, da se upoznate sa zakonom vaše države u tom pogledu. Međutim, kao opće pravilo, pristup zaposleniku mora biti razuman i podložan tome da član uprave bude prisutan kako bi se osiguralo da se ništa ne poduzme ili promijeni. Neki državni zakoni dopuštaju zaposleniku da ima kopije, ako to učini, da netko iz tvrtke napravi kopiju. Često će postojati granica onoga što zaposlenik može vidjeti u svom osobnom dosjeu. Ako postoje osjetljive stavke kao što su referentna pisma, kaznene istrage i druge informacije koje bi mogle kršiti tuđa prava na privatnost, njima se može uskratiti pristup. Dobro je ovdje držati te stavke u zasebnoj kartici u osobnom dosjeu zaposlenika. Neki državni zakoni mogu dopustiti zaposleniku da podnese pobijanje disciplinskih mjera ili procjena.
Savjet
-
Čuvajte kopiju državnog zakona, ako postoji u vašoj državi, o pristupu datotekama zaposlenika zaposlenika ili pri ruci, u području gdje se te datoteke čuvaju. Na taj će se način izbjeći svaki sukob između uprave i zaposlenika zbog onoga što je dopušteno.
Upozorenje
Svaki zaposlenik mora biti tretiran na isti način kada je u pitanju održavanje i pristup njihovoj kadrovskoj evidenciji. Svako odstupanje u praksi može podvrgnuti tvrtku parnici. Ako imate bilo kakve sumnje o tome kako održavati svoje osoblje zaposlenika datoteke, posavjetujte se s odvjetnikom.
