Pisma potvrde o primitku potvrđuju dostavu traženih stavki, kao što je pošiljka robe ili prijedlog ugovora. U pismu je jasno navedeno što je primljeno i kada. Također bilježi da li je potrebno bilo kakvo praćenje. Pisma su obično samo nekoliko paragrafa i obično se šalju u roku od jednog radnog dana od primitka traženih stavki. Većina pisama s potvrdom o primitku šalje se redovitom poštom, ali su i opcije faksa, e-pošte i ovjerene pošte. Državno sveučilište Colorado bilježi da su priznanja pisma profesionalna ljubaznost koja pomaže u poticanju poslovnih odnosa.
Pregledajte stavke koje želite primiti. Potvrdite da isporuka odgovara vašim očekivanjima.
Pismo upućite osobi koja očekuje potvrdu primitka. Puno ime i naslov osobe zajedno s adresom trebaju se pojaviti na pismu i omotnici.
Napišite pismo. U prvom stavku potvrđuje se primitak pošiljke zahvaljujući pošiljatelju za isporuku traženih predmeta ili informacija. Zatim navedite svaku stavku primljenu zajedno s datumom.
U drugom odlomku obavijestite primatelja da ste zadovoljni s isporukom - ako je to slučaj - i da isporuka odgovara vašim očekivanjima.
Završite pismo s besplatnim zatvaranjem kao što je "Hvala" ili "S poštovanjem" i vaše tiskano ime. Potpišite i pošaljite pismo.
