Dijagrami toka korisni su za prikazivanje usklađenosti koraka u poslovnom procesu. Kada se koriste za dokumentiranje obračunskog ciklusa, oni služe ne samo kao prikladan popis za provjeru kako bi se osiguralo da vaši zaposlenici završe svaki korak u punom obračunskom ciklusu svaki mjesec, nego vam također pomažu u analizi i poboljšanju računovodstvenog tijeka rada. Kada shvatite koje simbole koristite gdje i koje informacije zahtijevaju, dijagram toka računovodstvenog procesa nije teško izraditi.
Razumijevanje simbola dijagrama toka
Simboli dijagrama toka prikazuju korake, odluke i zadatke uključene u obračunski ciklus. Iako možete upotrijebiti bilo koji simbol za prikaz svakog od njih, mnogi ljudi koriste standardne simbole. Za dijagram toka računovodstvenog procesa, oni uključuju ovale, pravokutnike i paralelograme, koji su ravni oblici s suprotnim stranama paralelnim i jednakim duljinom. Također su korisne strelice koje signaliziraju smjer u kojem se odvija proces računovodstva. Kao što web stranica Mind Tools objašnjava, ovali najčešće prikazuju početak ili kraj procesa, pravokutnici identificiraju određene zadatke, a njihove upute ili upute i paralelogrami klasificiraju računovodstvene rezultate.
Stvorite strukturu dijagrama toka
Ciklus obračuna je skup od 10 koraka koji se odvijaju u istom redoslijedu svakog obračunskog razdoblja. U redoslijedu u kojem se svaki korak događa, obračunski se ciklus sastoji od identifikacije transakcija, analiziranja transakcija, izrade unosa u dnevnik, knjiženja unosa u knjigu, izračuna probne bilance, izrade prilagodbi unosa, izračuna prilagođene probne bilance, pripreme financijskih izvješća, prijenosa bilance na privremenim računima putem zaključnih unosa i izračuna probne bilance nakon zatvaranja. Identificirajte svaki glavni korak unutar ovala i koristite strelice za usmjeravanje da biste stvorili vertikalnu strukturu dijagrama toka.
Dodajte pojedinosti o zadatku
Provesti analizu zadataka za identificiranje pojedinačnih zadataka u svakom koraku obračunskog ciklusa. Što više pojedinosti pružite, korisnija je karta. Na primjer, umjesto da koristite jedan pravokutnik u kojem piše "bilježi unose dnevnika kao dugovanja ili krediti", navedite svaki korak ili navedite upute za dovršenje zadatka u vlastitom pravokutniku. Za korake koji proizvode izlaz, kao što su priprema financijskih izvješća, identificirajte izlaz pomoću paralelograma, postavite ih desno od odgovarajućeg pravokutnika i povežite ih sa strelicama za usmjeravanje. Ponavljajte ovaj korak dok se dijagram toka ne dovrši.
Testirajte i potvrdite
Nakon dovršetka dijagrama toka, Mind Tools preporučuje da provjerite podatke i provjerite točnost. Jedan od načina da se to postigne je da od zaposlenika u računovodstvu zatražite da pregledaju grafikon i testiraju ga slijedeći korake točno onako kako su prikazani. To je također dobar trenutak za analizu obračunskog ciklusa kako bi se poboljšala učinkovitost i unutarnje kontrole. Identificirajte nepotrebne i nepotrebne korake, kao i korake koje trebate uključiti. Pogledajte da li računovodstveni postupci osiguravaju odgovarajuću unutarnju kontrolu, kao što su sigurnost informacija i razdvajanje dužnosti.
