Pisma s prijedlozima mogu poslužiti kao važan alat za stjecanje novih klijenata, pokretanje novih projekata i rast poslovanja. Od izgleda i dizajna do jezika koji se koristi u dokumentu, poslovni lideri moraju razmotriti sve aspekte prijedloga prije nego što ga pošalju primatelju kako bi maksimizirali učinkovitost dokumenta. Baš kao što je otvaranje takvog pisma ključno za čitatelja da pročita čitav sadržaj, tako su i posljednjih nekoliko rečenica prijedloga pisma od posebne važnosti, jer su to posljednje riječi koje će primatelj pročitati prije donošenja odluke,
Pisanje učinkovitog prijedloga
Da biste napisali učinkovito pismo prijedloga, korisno je početi prikupljanjem svih relevantnih informacija koje planirate uključiti u dokument. To može uključivati statistiku, podatke o proračunu, datume, definicije i vjerodajnice vaše tvrtke. Možda ćete htjeti početi s pregledom, koji je alat za pisanje koji vam može pomoći u planiranju različitih kategorija vašeg prijedloga.
Uvođenje vašeg prijedloga trebalo bi potaknuti čitateljevo zanimanje i vjerojatno će uključivati neke osnovne informacije o vašoj tvrtki i zašto je kvalificirano za obavljanje određenog zadatka. Uvod može sadržavati i širok pregled teme prijedloga kako bi primatelji razumjeli što će pročitati i zašto bi trebali nastaviti čitati. Neki prijedlozi također mogu započeti sa sažetkom, koji je kratak pregled koji sažima ključne točke prijedloga. Sažetak je koristan za primatelje koji su kratki na vrijeme, ali žele dobiti osjećaj o čemu se radi u prijedlogu.
Glavni dijelovi vašeg prijedloga razlikovat će se ovisno o projektu, ali mogu uključivati odjeljke u kojima se raspravlja o proračunu projekta ili cijenama, predloženom vremenskom okviru projekta i rizicima vezanim uz projekt. Također možete razgovarati o materijalima potrebnim za dovršenje projekta, rad ili vrstu radnika potrebnih za dovršenje projekta i projicirane prihode ili potencijalne potencijale generirane projektom.
Prilikom pisanja prijedloga važno je prilagoditi dokument određenoj publici. Jezik koji koristite ovisit će o stručnosti publike, kao io poznavanju tehničkih aspekata projekta.
Prije slanja prijedloga čitatelju uvijek pažljivo uredite dokument i uklonite sve pravopisne pogreške, gramatičke pogreške i činjenične netočnosti. Pogreške i druge pogreške mogu se smatrati neprofesionalnima i mogu rezultirati odbacivanjem prijedloga.
Zatvaranje prijedloga pisma
Zaključak prijedloga ključan je element cjelokupnog dokumenta. Kada primatelj završi s čitanjem prijedloga, posljednjih nekoliko rečenica ili paragrafa treba joj se držati u glavi. Djelotvoran zaključak može pomoći u sklapanju posla i dovesti čitatelja da posluje s vašom tvrtkom. Iako su i drugi dijelovi prijedloga važni za dobivanje odobrenja za napredak, ima smisla potrošiti dodatno vrijeme na posljednjih nekoliko rečenica kako bi se osiguralo da prijedlog bude uvjerljiv.
U zaključku razmotrite ponovno navođenje točaka prijedloga na najvišoj razini kako biste naglasili glavne pojmove, vodeći računa da se doslovno ne ponavlja ono što ste već napisali. Ovaj konačni sažetak trebao bi pružiti analizu ili objašnjenje koje povezuje sve glavne točke. Možda ćete također htjeti potaknuti primatelja da nastavi razgovor nudeći odgovoriti na bilo kakva pitanja ili raspravljati o toj ideji kasnije. Na primjer, možete napisati: "Molim vas, javite mi ako imate dodatnih pitanja - rado ću vam odgovoriti." Neka efektivna pisma prijedloga također završavaju pozivom na akciju, koji može stvoriti osjećaj hitnosti i razloga za primatelja da krene naprijed s prijedlogom. Primjer poziva na akciju je: "Započnite ovaj projekt danas tako što ćete kontaktirati naš tim."
