Kada tvrtke imaju posao za ugovaranje, često će izdavati Zahtjev za ponudu (RFP) kvalificiranim pojedincima, tvrtkama i izvođačima koji su sposobni obaviti taj posao. Hoće li vam posao biti odobren ili ne, uvelike će ovisiti o kontaktima koje imate u tvrtki koja je izdala RFP, ali ovisi io tome kako odgovorite na zahtjev. Slanje prijedloga kao odgovor na RFP je mnogo formalnije od slanja e-mail odgovora kako biste izrazili svoj interes, i to bi trebalo biti učinjeno na profesionalan način. Ako ste primili RFP za projekt koji vas zanima, slijedite ove korake da biste odgovorili ispravno.
Pročitajte RFP i pobrinite se da jasno razumijete što tvrtka želi. Nazovite tvrtku na telefonski kontakt ako niste sigurni u bilo koje pitanje i zatražite pojašnjenje. Intervjuiranje te osobe kratko je mnogo profesionalnije nego podnošenje odgovora koji pogrešno tumači zahtjev. Ona također ima prednost pružanja osobnog uvoda za vas, koji će vam pomoći kada dođe vrijeme za tvrtku da pregleda vaš prijedlog.
Nacrtajte nacrt odgovora. RFP koji ste primili vjerojatno je slijedila određeni format kako bi se povezalo ono što tvrtka želi. Koristite to kao vodič za izradu nacrta. Počnite izradom popisa oznaka svih zaglavlja odjeljaka. Za svaki od njih napravite popis pitanja na koja treba odgovoriti i pitanja koja treba riješiti. Imati nacrt takve prirode kako bi vas vodio kroz proces izrade prijedloga olakšat će vam da odgovorite na RFP na jasan i koncizan način.
Sastavite tim za izradu prijedloga. Neki pojedinci u vašoj organizaciji mogu imati stručnu pomoć na tom području, dok drugi mogu imati specifičan talent za izradu pisanih dokumenata. Sastavite mali tim kako bi se sastali i razradili detalje o prijedlogu koji je zatražen.
Napišite prijedlog. Sadržaj će varirati od jednog RFP-a do sljedećeg, ali postoje neke smjernice koje trebate imati na umu. Identificirajte i odgovorite na sva postavljena pitanja i odgovorite na sva pitanja koja tvrtka ima. Ne bojte se pristupiti dodanoj vrijednosti tako što ćete identificirati ključne stavke koje možete ponuditi, dok druge ne mogu. Također biste trebali jasno razumjeti zahtjeve RFP-a tako što ćete identificirati specifične isporuke koje ćete pružiti u sklopu projekta, zajedno s predviđenim vremenskim rokom za svaku od njih i analizom cijena za sve aspekte predloženog projekta.
Nacrtajte dodatne stavke koje će biti poslane s vašim prijedlogom. Počnite pisanjem kratkog sažetka koji daje kratak pregled svega što prijedlog kaže. Trebali biste napisati i dokument od jedne stranice koji objašnjava fokus i stručnost vaše tvrtke. Zamijenite ovo osobnom biografijom ako ste pojedinac, a ne tvrtka. Završite pisanjem kratkog popratnog pisma kako biste objasnili kako ste primili RFP i zainteresirani ste za projekt, te navedite da se priloženi prijedlog podnosi na razmatranje. Uključite potpune podatke o kontaktu u popratno pismo i prijedlog.
Pošaljite materijale tvrtki koja je izdala RFP. RFP je vjerojatno identificirao datum do kojeg bi materijali trebali biti vraćeni. Obavezno pošaljite sve materijale prije tog datuma. Također je dobra ideja pratiti tvrtku tjedan dana nakon tog datuma kako biste pitali možete li dati bilo kakve dodatne informacije o tom pitanju.
Savjet
-
Tvrtke rijetko odabiru na temelju samog prijedloga; međutim, općenito je dobra politika uvijek odgovoriti na RFP, te u dobroj vjeri pokušati dostaviti najdetaljnije moguće informacije, predstavljene na najprofesionalniji mogući način.
