Pažljivo izrađivanje odgovora na poslovnu e-poštu - bilo da je riječ o klijentu, prospektu, šefu ili suradniku - može napraviti razliku u osiguravanju željene reakcije i odgovora.
Razumite pisca
Pažljivo pogledajte tko je napisao poruku e-pošte jer igra ulogu u stupanj formalnosti koristite za odgovor. Na primjer, stručnjak za etiketu e-pošte Lindsay Pollak predlaže odgovor na poruku e-pošte koja koristi formalni jezik pomoću sličnog formalnog i pristojnog jezika. Ako pošiljatelj koristi neformalni ton, koristite opušteniji ton, ali ga zadržite profesionalnim.
Odredite ishod
Shvatiti što akciju koju želite čitati jednom kad odgovorite. Na primjer, ako šaljete odgovor prospektu, želite da ga kupite. Međutim, ako šaljete odgovor šefu, želite da ona misli da ste profesionalni i sposobni. Odgovori ljudima o pitanja službi za korisnike bi trebao rezultirati sretnim kupcem koji osjeća da su njegove potrebe zadovoljene.
Savjet
-
Pričekajte dok se ne smirite kako biste odgovorili na kontroverznu e-poštu.
Opišite ishod u rečenici 1
Koristite prvu rečenicu svog odgovora opišite što želite postići, predlaže Geoffrey James, urednik u tvrtki Inc. Na primjer, ako klijent pošalje e-poštu s pritužbom, upotrijebite svoju prvu rečenicu da biste rekli da želite riješiti problem tako da se klijent osjeća sretnim i zadovoljnim kupnjom.
Napravite svoje bodove
Sada je vrijeme da objasnite kako planirate napraviti svoju prvu rečenicu. Koristiti mali paragrafi kako bi iznijeli svoje točke. James preporučuje korištenje dokaza kako bi podržali ideje koje ste opisali u svom odgovoru. Ovisno o temi i potrebnim mjerama, dokazi mogu biti jednostavni kao ukazivanje na činjenicu ili opsežnost kao što je pružanje više pojedinosti specifičnih za tu temu. Na primjer, ako vaš šef pita zašto želite odobriti trošak, navedite činjenicu ili dvije o tome kako će odobravanje troškova imati koristi od odjela ili tvrtke općenito.
Dajte poziv na akciju
Koristite svoju posljednju rečenicu ponovite ono što želite da čitatelj učini sljedeće, Ova rečenica bi trebala ići ruku pod ruku s vašim početnim stavkom. Na primjer, kako bi vaš klijent bio zadovoljan, objasnite korak koji ste spremni poduzeti kako biste riješili problem.
Odjava
Konačno, upotrijebite riječi za odjavu, kao što su "Najbolji" ili "Hvala" tako da primatelj zna da je stigao do kraja poruke e-pošte, predlaže autorici Forbesove Susan Adams. Dodajte svoje ime i uključite potpis svoje tvrtke u sve e-poruke. Potpis bi trebao uključivati vaše puno ime, naziv tvrtke i podatke za kontakt, uključujući broj telefona i adresu web-lokacije.
Savjet
-
Provjera e-pošte i provjera pravopisa e-pošte prije nego što pritisnete gumb "pošalji". Inače, pogreške mogu učiniti da izgledate neuredno i neprofesionalno.
