Tvrtke koriste veliku količinu dokumentacije kako bi tvrtke nesmetano funkcionirale. Učiniti to općenito rezultira većim prihodima. Dva najosnovnija dokumenta koja tvrtke koriste su narudžbe i računi. Iako postoje neke sličnosti između dokumenata (npr., Obje mogu navesti adresu tvrtke i adrese kupaca), postoje i velike razlike.
Radnja
Prodajni nalozi ukazuju na to da tvrtka koja pruža robu ili usluge mora poduzeti radnje (tj. Dovršiti narudžbu). Obično to uključuje pronalaženje proizvoda, pakiranje, itd., Ili postavljanje sastanka kako bi se usluge mogle prikazati. Računi ukazuju na to da kupac robe ili usluga mora poduzeti mjere. To obično znači da kupac mora kompenzirati tvrtku novčano za proizvode ili usluge, što se može učiniti slanjem tvrtke čekom ili novčanom doznakom, prijenosom novca s bankovnog računa, ili odlaskom na web-lokaciju tvrtke i korištenjem online obrasca platiti kreditnom karticom.
Okidač
Narudžbe kupaca pokreću narudžbe kupaca. To je zato što tvrtka ne može popisati stavke ili usluge koje pojedinac želi dok pojedinac ne dopusti tvrtki da zna što je poželjno. Fakture se pokreću završetkom prodaje ili usluge. To je zato što tvrtka ne može naplatiti pojedincu za proizvode koji nikada nisu isporučeni ili za uslugu koja nikada nije bila isporučena.
spisak
Prodajni nalozi navode proizvode ili usluge koje potrošač želi. To može biti jedna stavka / usluga ili može biti opsežan popis više proizvoda / usluga. One se često navode s brojem stavke / usluge i kratkim opisom. Dostavnice navode iznos novca koji se duguje za te proizvode ili usluge. Na računu se može ponoviti popis proizvoda i usluga kako bi se jasno pokazalo kako je dobiven ukupni dug, ali glavni je cilj ukazati na to da novac kasni.
Datum
Prodajni nalozi označavaju datum kada je zahtjev potrošača za proizvod ili uslugu obrađen. To znači da navedeni datum označava vrijeme u prošlosti. Računi označavaju datum dospijeća novca za te proizvode ili usluge. To znači da navedeni datum označava vrijeme u budućnosti.
Koristiti
Prodajni nalozi koriste se za odobravanje, praćenje i obradu završetka narudžbe. Primjerice, nakon što kupac primi narudžbenicu, ako postoje bilo kakve pogreške kao što su nedostajuće stavke / usluge, netočne stavke / usluge itd., Kupac može kontaktirati tvrtku kako bi revidirao narudžbu i ispravio je. Fakture se koriste za priopćavanje da je narudžba dovršena. U to vrijeme roba / usluga je isporučena ili pružena, tako da pojedinac ne može vršiti promjene.
