Stvaranje popisa stavki u uredu može biti važno u slučaju krađe, požara ili prirodne katastrofe. Bez popisa, morat ćete se osloniti na svoje pamćenje da biste odgovorili na sadržaj ureda. Kopiju popisa treba pohraniti izvan mjesta i ažurirati kako se kupuje ili uklanja uredski namještaj i oprema. Po želji, možete nadopuniti popis inventara crtežima ili fotografijama koje prikazuju položaj ključnih objekata u svakoj sobi.
Namještaj i pribor
Popis uredskog namještaja i pribora za sobe uključuje stolove, stolice, svjetiljke, kante za smeće, ormare za spise, pa čak i tretmane prozora. Ne smije se previdjeti ukrasne predmete, kao što su slike ili slike, komadići na zidu, biljke, ukrasne figurice i zrcala. Provjerite police koje čine uredsku knjižnicu. Neke referentne knjige mogu biti relativno skupe i valja istaknuti njihovu vrijednost.
Računalni sustavi
Srce većine ureda danas je jedan ili više računalnih sustava. Sustavi se sastoje od glavnog kućišta računala (CPU), monitora, pisača, skenera, zvučnika, tipkovnica, miševa i svih povezanih priključnih kabela. Snimite sve prijenosna računala. Dodatne stavke uključuju neprekidne rezervne dijelove baterije i sustave za videoprojekciju. Uredski inventar koji također navodi nabavnu cijenu i datum kupnje svake stavke, bilo namještaj ili računala, omogućuje da se popis koristi za određivanje iznosa pokrića potrebnog za osiguranje sadržaja ureda. Bilježenje kupovne cijene i datuma je također korisno prilikom popunjavanja poreznih prijava, budući da se računala i druga uredska oprema mogu amortizirati tijekom nekoliko godina, a njihova kupovna cijena i datum su potrebni u ovom izračunu. Uključite i računalni softver na popis.
Komunikacijska oprema
Uredi obično koriste elektroničku opremu za komunikaciju, uz e-poštu putem računala. Popis inventara ureda trebao bi uključivati uređaje za kopiranje i faksiranje, telefone, uređaje za diktiranje i interfone. Širokopojasni modemi i usmjerivači koriste se za povezivanje računala i VoIP-a (Voice over Internet Protocol) s komunikacijskim uslugama. Imati popis koji sadrži serijske brojeve svih elektroničkih i računalnih uređaja bit će dragocjen u slučaju krađe.
Pribor
Uredski „potrošni materijal“ smatra se stavkama koje se troše u tijeku poslovanja i moraju se periodično nadopunjavati. U ovoj kategoriji su papiri za kopirne strojeve i pisače, bilježnice i papire za bilježnice, podstavljene jastučiće, datumske knjige i kalendare, tintu i toner za pisače i faks uređaje, olovke i olovke, biljezke, spajalice, vreće za smeće, omotnice i slično. Šetnja kroz prodavaonicu uredskog pribora ili brzi pregled vašeg ormara za opskrbu podsjetit će vas na bilo koju dodatnu vrstu ponude. Softverski programi dostupni su kako bi pomogli u upravljanju i praćenju uredskog inventara i mogu dati upozorenja kada su zalihe niske i potrebno ih je promijeniti.
