Pismo poziva na ponude predstavit će vas kao pokretača ponude i pozvati potencijalne osobe koje odgovaraju na pitanja da saznaju više. Pismo će sažeti i proslijediti materijale i upute potrebne za odgovor na vaš poziv za ponudu. Reći ćete svojim čitateljima tko ste, što tražite i kako ćete odgovarati na pitanja ponuđača. Otkrit će kako želite primati ponude i koja je vaša vremenska linija. Dok pozivna pisma za ponude često prihvaćaju kratke, tablične i memorijske formate, možete upotrijebiti službeno pismo u kojem ćete predstaviti sažetak postupka nadmetanja i istaknuti njegove ključne točke.
Pozovite čitatelje da dostave prijedloge ponuda koji su u skladu s priloženim dokumentima o ponudi. Vaši dokumenti ponude mogu sadržavati opis postupka procjene i upute ponuđača u kojima se navodi oblik i sadržaj materijala koji se podnosi. Oni također mogu uključivati uvjete i uvjete koje bi ponuditelji trebali očekivati u ugovoru, kao i detaljan opis ili specifikacije usluga ili robe koju tražite. Za upute čitatelja navedite popis s dokumentima s oznakama koje ste priložili svom pismu.
Identificirajte se kao odvjetnik. Ukratko predstavite svoju tvrtku s pregledom svoje misije, lokacije i web-lokacije. Navedite i ime i kontaktne podatke kontaktne točke čitatelja za sva pitanja vezana uz prikupljanje ponuda. To ste vi ili netko drugi kome ste delegirali upravljanje procesom licitiranja.
Opišite nastojanje za koje tražite ponude. Navedite podatke kao što su lokacija, proračun, opseg i veličina poduzeća. Porazgovarajte o tome kako se nastojanje uklapa u vaše glavne ciljeve i ciljeve.
Predstavite svoj raspored za cijeli postupak licitiranja. Navedite svoje rokove i lokacije za primanje pisma namjere, pitanja i prijedloga ponuda. Istaknite datume planiranih događaja vezanih uz ponudu, kao što je sastanak prije licitacije, otvaranje ponuda i javni uži izbor, sastanci za odabir ili dodjelu nagrada.
Za detaljnije upute o tome što dostaviti i u kojem formatu, uputite čitatelje na upute priloženog ponuđača. Naglasite posvećivanje pozornosti propisanim formatima i zahtjevima te navedite mogućnost diskvalifikacije ponuda u slučaju neusklađenosti. Jasno navedite osnovu ili kriterije za dodjelu ponude, kao i sve druge informacije koje biste željeli istaknuti, kao što je broj potrebnih primjeraka i kako bi ponude trebalo zapečatiti, zapakirati i označiti.
Ponovite poziv za ponudu, a zatim zahvalite čitatelju na njegovom interesu. Formalno zatvorite pismo, a zatim potpišite svoje ime i naslov.
Savjet
-
Natječaji za ponudu mogu postati složeni. Posavjetujte se s odvjetnikom prije dovršetka pisma i paketa. Pročitajte pismo za gramatičke i pravopisne pogreške.
Blokirajte svoje pismo i zatim ga ispišite na memorandumu.
