Administrator bespovratnih sredstava odgovoran je za nadgledanje prijedloga za dodjelu bespovratnih sredstava, praćenje sredstava za dodjelu bespovratnih sredstava i osiguravanje da su sve aktivnosti dodjele bespovratnih sredstava u skladu s ugovorom. Administrator mora biti upoznat sa svim rokovima i mjerljivim ishodima i izraditi korespondenciju, izraditi izvješća i voditi evidenciju kako bi dokazao da su ispunjeni svi uvjeti bespovratnih sredstava. Prikupljanje podataka, unos podataka i analiza dio su procesa. Administracija darovnica je profesionalna aktivnost koja zahtijeva pažnju prema detaljima i tehničkoj stručnosti.
Organizirati
Prikupiti i organizirati prijedlog potpore, sve materijale osiguranja i naknadnu korespondenciju vezanu uz nagradu. Koristite odjeljke za dodjelu bespovratnih sredstava kao polaznu točku za organizaciju, s datotekom za svaki mjerljivi ishod, na primjer. Podnesite sve podatke prikupljene u skladu s ishodom na koji se odnosi, tako da su informacije lako dostupne kada je vrijeme za izradu mjesečnih ili godišnjih izvješća. U pravilnom upravljanju bespovratnim sredstvima uključeno je mnogo papirologije, a to treba pažljivo organizirati.
Utvrditi i dostaviti tražene obrasce na način i vremenski okvir koji je određen ugovorom. Stvaranje kontrolnog popisa i vremenskog roka početkom procesa pomoći će osigurati usklađenost.
Odrediti i implementirati sustave prikupljanja podataka koji su potrebni za zadovoljavanje uvjeta potpore. Svaki mjerljivi ishod naveden u potpori mora se dokazati dokumentacijom. Na primjer, ako ste obećali da ćete upisati 50 studenata, morate imati pismene prijave i obrasce za prijavu.
Pratite proračune: Pratite potrošnju kako bi se osiguralo da se kupnja i rashodi vrše prema stavkama u proračunu i periodično objavljuju izvješća o potrošnji kako bi osoblje znalo gdje stoje u pogledu ograničenja nabave i proračuna.
Dobivanje odobrenja za izmjene bespovratnih sredstava kako je dopušteno u uvjetima ugovora kako napreduje razdoblje za dodjelu bespovratnih sredstava, a potreba za promjenama postaje očita. Sve izmjene uvjeta potpore moraju odobriti glavni izvršni direktor organizacije.
Pratite napredak prema ciljevima i obećanim rezultatima i predložite promjene ako se one ne ispune. Ako se ciljevi pohađanja ne ispune, na primjer, član osoblja odgovoran za zapošljavanje mora biti upozoren kako bi mogao poduzeti korektivne mjere.
Savjet
-
Upišite plaću administratora u dotaciju kao stavku retka u proračunu. Ako administrator radi s više od jedne potpore, napišite ih kao postotak vremena potrebnog za administriranje svake potpore.
Upozorenje
Nemojte pogriješiti očekujući da će postojeće osoblje naći vremena za administriranje znatnog iznosa. Grantovi u iznosu od 100.000 USD i više zahtijevaju mnogo vremena i stručnosti kako bi se osigurala usklađenost i usklađenost, ako se nadate da ćete u budućnosti osigurati financiranje.
