Biti dodijeljen zadatak vođenja zapisnika na sastanku neki ljudi vide kao nezahvalan zadatak.Međutim, svladavanje umjetnosti učinkovitog sastanka ne samo da je korisno za sudionike da razumiju probleme, raspravljaju i pristanu na akcijske stavke, već mogu pomoći i drugima koji nisu bili na stolu u donošenju odluka. Nemojte podcjenjivati snagu i učinkovitost učenja kako ovladati ovom vještinom pisanja.
Stavke koje su vam potrebne
-
Dnevni red sjednice
-
Popis sudionika
-
Olovka ili olovka
-
Blok za pisanje ili prijenosno računalo
-
Uređaj za snimanje zvuka (opcionalno)
Započnite minute sastanka na vrhu pisanjem naziva sastanka, lokacije, datuma i vremena održavanja.
Navedite pozvane polaznike koji su nazočni svojim imenom, nazivom i odjelom koje zastupaju zajedno s onima koji su pozvani, ali nisu prisutni. Navedite i imena svih pozvanih govornika ili predavača.
Napravite pododjeljak za svaku točku dnevnog reda i vodite bilješke dok se rasprava odnosi na tu temu. Zapišite ključne rasprave i, gdje je moguće, pokušajte naznačiti ime osobe povezane s ključnim točkama.
Nakon rasprave o toj temi, napišite sve dogovorene sljedeće korake ili odluke donesene u vezi s tom točkom dnevnog reda kako biste uključili preporučene radnje od strane osobe, datum dospijeća, odgovorne osobe ili odjel za provedbu, itd. Ovo je najkritičniji dio zapisivanja proces, budući da će iz ovog odjeljka biti izvedeni svi planovi djelovanja sa sastanka.
Ako imate bilo kakvih pitanja ili pitanja koja su postavljena, ali ne i riješena, dodajte ih u zasebni odjeljak Vaših minuta stranica s oznakom "Neriješeni problemi". Sudionici sastanka mogu ih kasnije pregledati, a domaćin sastanka tada može odlučiti kako najbolje postupati s rješavanjem tih stavki.
Na kraju zapisnika, napišite dogovoreni datum, vrijeme i mjesto sljedećeg sastanka zajedno sa svim drugim informacijama koje su potrebne polaznicima kako bi znali u pripremi za sljedeću sesiju.
Na kraju, pobrinite se da svi pozvani sudionici budu prisutni ili da ne dobiju primjerak zapisnika. Dobro je pravilo provjeravati minute unutar 24 do 48 sati nakon sastanka. Na taj način, ako je nešto netočno ili je netko pogrešno citiran, može se ispraviti dok je svježe na umu svih sudionika.
Savjet
-
Važno je imati točan popis prisutnih jer je možda važno kasnije znati tko je bio prisutan i sudjelovao je u donošenju ključnih odluka na sastanku. Ne zaboravite napisati i svoje ime i datum uzimanja zapisnika zajedno s datotekom putanja naziva mjesta na kojem se zapisnici mogu pronaći ako su pohranjeni elektronički na računalu.
Upozorenje
U redu je skratiti, ali nemojte parafrazirati ili ubacivati vlastite riječi, komentare ili mišljenja o onome što mislite da je netko rekao, osjetio ili mislio - napišite zapisnik kako ga je osoba izrazila.
