Revizija je formalan postupak koji službenik za reviziju provodi kako bi vidio kako funkcionira tvrtka i kako se ona može poboljšati. Postoje različite vrste revizija, kao što su izvedba i financije, ali sve one slijede isti osnovni postupak. Postupak se obično dijeli na četiri glavna dijela, uključujući početno planiranje, terenski rad, izvještavanje i praćenje nakon zatvaranja.
Sastavite i pošaljite preliminarno obavijesti klijentu ili odjelu koji se revidira. Pojedinosti o tome kada će se obaviti revizija, koliko dugo očekujete da će to proći, zaduženje revizora ako službenik nije vi i kontrolni popis vrsta podataka koje ćete tražiti i trebati tijekom revizije.
Zakažite sastanak s voditeljima tvrtke ili odjela. Definirajte ciljeve i opseg revizije s menadžerima i saznajte koji su resursi dostupni. Također možete dobiti detaljne informacije o tvrtkama ili odjelima. Dopustite menadžerima da izraze bilo kakve nedoumice koje imaju o reviziji ili postavljaju pitanja.
Provesti temeljni pregled tvrtke ili odjela. Svrha ankete je dopuniti ono što ste naučili na sastanku voditelja i pomoći vam da bolje razumijete ciljeve tvrtke, operacije i trenutne mehanizme kontrole, kao što su procedure odobravanja.Raznovrsni podaci kao što su priručnik tvrtke i izjave radnika mogu biti korisni u ovoj fazi.
Formulirati osnovni plan rada na terenu na temelju informacija dobivenih tijekom sastanka i ankete. Plan rada na terenu opisuje kako ćete dobiti ostatak podataka koje ćete koristiti. Može se razlikovati ovisno o stavkama kao što su snaga kontrole tvrtke.
Razgovarajte sa članovima osoblja o prikupljanju dokumenata - oni se razlikuju ovisno o vrsti revizije koju provodite - i dobiti njihovu percepciju o tome što se događa u tvrtki. Pitajte što misle da tvrtka radi dobro i što se može poboljšati i zašto.
Pregledajte dokumente koje ste prikupili od članova osoblja. Provjerite pogreške pri unosu ili sukobljene informacije. Provjerite s članovima osoblja da li imaju odgovarajuće objašnjenje za pogreške ili sukobe.
Provjerite jesu li dokumentacija i postupci u skladu s politikom tvrtke i drugim lokalnim, državnim ili saveznim propisima.
Ispitajte kontrole koje tvrtka ili odjel ima. Testiranje samo znači da pogledate dokumentaciju za određene transakcije - obično negdje u susjedstvu od 24 do 36 - bliže. Što više pogrešaka ili neusklađenosti pronađete u dokumentaciji i intervjuima, to je važnije. Ako dokumentacija u početku pokazuje da kontrole rade dobro, možda nećete morati učiniti mnogo u ovom koraku. Revizije za koje se ne provodi kontrola kontrolira slijedi suštinski pristup.
Formulirati neka početna mišljenja o tvrtki ili odjelu i kako funkcionira ili može poboljšati. Pružite povratne informacije tvrtkama ili voditeljima odjela i zatražite od njih pismeni odgovor na vaše preporuke i početne nalaze. Odgovor bi trebao objasniti kako menadžeri namjeravaju riješiti probleme koje ste izolirali.
Napravite grubi nacrt izvješća o reviziji. Izvješće mora sadržavati osnovne informacije i opisati opseg revizije. On također mora pokazati ono što ste pronašli i koje su vaše preporuke temeljile na tim nalazima, kao i kopije ili primjere iz odgovora menadžera.
Upoznajte se s menadžerima još jednom i porazgovarajte o svom grubom izvješću. Dajte im kopije i odgovorite na sva pitanja koja menadžeri mogu imati. Svrha ovog sastanka je osigurati da menadžeri razumiju sve što ste učinili i što trebaju učiniti da bi se poboljšali.
Podesite i uredite svoje izvješće da biste izradili konačni nacrt. Konačni nacrt treba sadržavati rezultate sastanka revizijskog pregleda. Podijelite konačni nacrt upraviteljima.
Pratite odjel ili tvrtku u roku od šest do 12 mjeseci kako biste saznali je li tvrtka ili odjel napravili promjene kako bi riješili probleme utvrđene tijekom revizije.
Napišite službeno pismo upraviteljima u kojem ćete navesti što ste naučili tijekom naknadnog praćenja i bilo koji dodatni posao koji će vam biti potreban. Ako su tvrtka ili odjel ispunili očekivanja, navedite to u pismu i navedite da ste ispunili ciljeve revizije koje zatvarate reviziju.
Savjet
-
Budite spremni na neke napetosti tijekom procesa revizije. Ljudi su često nervozni zbog pogrešaka koje možete naći, čak i ako su pogreške nevine, jer previše pogrešaka može značiti da su njihovi poslovi na liniji. Uvjerite ih da je vaš posao jednostavno istražiti, a ne dati nikakve nagrade ili kazne. Uvijek objasnite točan razlog zbog kojeg zatražite određene podatke kako bi radnici razumjeli vaše obrazloženje.
