Najbolje prakse upravljanja ugovorima preporučuju redovite revizije usklađenosti ugovora. Međutim, za razliku od revizija financijskih izvješća, koje se obično odvijaju jednom godišnje, revizije ugovora se češće događaju. Na primjer, raspored revizija za ugovore o projektiranju i izgradnji često uključuje mjesečne revizije plaćanja, kao i tromjesečne, polugodišnje ili godišnje revizije za dulje projekte. Potpuno razumijevanje postupaka revizije usklađenosti povećava šanse da ćete uhvatiti pogreške koje bi inače mogle dovesti do rasipnog trošenja i prekoračenja troškova.
Uspostaviti ciljeve revizije
Tamo gdje se revizija odvija unutar životnog ciklusa ugovora, utvrdit će se ciljevi revizije. Kontrolna revizija - ona koja se provodi rano u životnom ciklusu ugovora - obično se usredotočuje na procjenu postupaka izvođača i internih kontrola. Cilj je poboljšati komunikaciju te identificirati i pojednostavniti procese koji su izloženi riziku prekomjerne potrošnje. Revizija za oporavak - ona koja se odvija mjesečno ili prije konačnog plaćanja ugovora - traži odstupanja u naplati, kao što su nevažeće, precijenjene i dvostruke naknade. Cilj je spriječiti pogreške u naplati i povratiti preplaćene iznose.
Okupite revizorski tim
Prilikom odlučivanja o veličini i sastavu revizijskog tima, pogledajte veličinu i složenost ugovora. U najmanju ruku, i kontrolni timovi i timovi za reviziju oporavka trebali bi uključiti voditelja ugovora, predstavnika računovodstvenog odjela i neutralnu treću stranu. Međutim, veliki ili složeni ugovori mogu zahtijevati dodatne članove tima koji su upoznati s upravljanjem ugovorima i postupcima revizije. Ako revizija otkrije lažne aktivnosti, možda će biti potrebno dovesti iskusnog forenzičkog računovođu ili istražitelja prijevare.
Postupci kontrolne revizije
Kontrolna revizija uglavnom se bavi postupcima fakturiranja i plaćanja te preventivnim kontrolama. Postupci uključuju intenzivnu reviziju ugovora i postupke obračuna i plaćanja podataka o plaćanju izvođača i dobavljača. Pregledom se traže odgovarajuće interne kontrole kao što su razdvajanje dužnosti, sustav autorizacije i sigurnost informacija. Testovi mogu uključivati kreiranje, obradu i plaćanje uzorka fakture, često unoseći namjerne pogreške kako bi vidjeli jesu li postojeće kontrole učinkovite.
Postupci revizije oporavka
Mjesečni revizije oporavka usklađuju posljednje izvješće o troškovima posla za izvođača radova s iznosima koji su naplaćeni tijekom tekućeg razdoblja. Revizori počinju s pregledom izvješća o troškovima posla i uspoređujući ga s ugovornim fakturiranjem i uvjetima plaćanja. Na temelju prisutnosti bilo kakvih crvenih oznaka, revizori mogu odabrati i testirati samo nekoliko ili više uzoraka transakcija za različite vrste troškova, kao što su rad, materijali, administrativni i opći troškovi. Testovi transakcija obično se sastoje od ponovnih izračuna i izrade revizijskih tragova. Prema KPMG-u, tvrtki za reviziju, porezne i savjetodavne usluge, revizori traže odstupanja kao što su značajan prekovremeni rad, reklasifikacija troškova, troškovna razgraničenja, neuobičajeni ili nedostajući opisi troškova, veliki ili neuobičajeni iznosi u dolarima, troškovi nastali prije početka ugovora i opći troškovi troškovi.
Napravite izvješće o praćenju
Nakon revizije, tim priprema i podnosi završno izvješće vlasniku tvrtke i izvođaču radova, obično na sastanku licem u lice. Iako nalazi određuju koliko informacija sadrži izvješće, fokus je na identificiranju, objašnjavanju i davanju preporuka za ispravljanje odstupanja ili neučinkovitih postupaka. Revizori također navode ciljeve, kao i objašnjavaju postupke pregleda ugovora i revizijskih testova.
