Trebate li izraditi godišnje izvješće za svoju organizaciju? Niste sigurni kako nastaviti? Srećom, možete prekinuti proces izrade godišnjeg izvješća u male korake koji se lako prate. Najbolje od svega, upravljanje godišnjim izvješćem dovest će vas u kontakt s ključnim donositeljima odluka u vašoj organizaciji. Možete služiti u važnoj, važnoj ulozi koja potiče vašu karijeru i dokazuje vašu vrijednost za organizaciju. Slijedite ove smjernice za pomoć pri izradi godišnjeg izvješća.
Počnite s brojevima. Gotovo sva godišnja izvješća o financijskim podacima, čak iu neprofitnim organizacijama. Sastanite se s financijskim savjetnicima i / ili računovođama vaše organizacije kako biste pregledali financijsku uspješnost prošle godine i utvrdili koje podatke uključiti u ovogodišnje izvješće. Financijski status vaše organizacije pomoći će u odabiru teme i izgledu za godišnje izvješće.
Imajte na umu da će točan sadržaj financijskog izvješća varirati ovisno o veličini organizacije, poslovnom modelu i statusu za profit / neprofitno. Provjerite kod financijskih i pravnih savjetnika koji od sljedećih elemenata treba uključiti: Račun dobiti i gubitka --- osnovni izvještaj o financijskoj stabilnosti organizacije. U njemu su detaljno opisani izvori novca, troškovi i neto dobit ili gubitak za godinu. Bilanca stanja - daje cjelovit prikaz financijskog statusa organizacije. U njemu se navode i sredstva i obveze (dugovani iznosi) organizacije. U neprofitnim organizacijama bilanca će uključivati izvješće o dioničkom kapitalu. To u suštini stavlja broj na vrijednost dioničara oduzimanjem obveza iz imovine. Izvještaj o novčanom tijeku --- izvješća o tome kako se gotovina kreće kroz organizaciju i koliko je gotovine pri ruci. Rizici - sažetak poslovnih rizika s kojima se organizacija suočava ili će se možda morati suočiti u budućnosti. Bilješke --- uključuju objašnjenja računovodstvenih praksi organizacije, objašnjavaju sve iznimke od opće računovodstvene prakse i opisuju kako su prikupljene financijske informacije. Društva kojima se trguje na javnom tržištu moraju uključiti izvješće visokog rukovodstva kojim se potvrđuje da interna računovodstvena kontrola zadovoljava zahtjeve Zakona Sarbanes-Oxley.
Napravite proračun. Kao početnu točku upotrijebite troškove iz izvješća za prethodnu godinu, ako su dostupni. Zatim razmotrite trenutne potrebe. Pitajte, želite li tražiti profesionalnu fotografiju? Pisanje pomoći? Želite li ispisati i poslati izvješće i / ili ga poslati na web-lokaciju? Koju ćete tehničku pomoć trebati? Koliko će koštati tiskanje i poštarina?
Odaberite ton i temu sadržaja i dizajna godišnjeg izvješća. Je li organizacija dobro funkcionirala? Zatim planirajte optimistički ton i svijetli, šareni dizajn. Ako se organizacija suočila s izazovima ili je pretrpjela oluju, niskokvalitetni ton i crno-bijeli dizajn imaju više smisla.
Planirajte svoj sadržaj. Pregledajte aktivnosti godine. Pročitajte najnovije biltene, priopćenja za tisak i vijesti. Koja su bila ključna postignuća i prekretnice? Tko su bili vrhunski izvođači i kreatori razlika? Koristite svoje odgovore za izradu plana sadržaja za godišnje izvješće.
Počnite od vrha. Godišnje izvješće započnite s pismom ili stupcem od voditelja organizacije (predsjednika odbora, predsjednika ili izvršnog direktora). Poruka izvršne vlasti trebala bi pružiti pregled aktivnosti i postignuća godine. Trebalo bi također sažeti financijski učinak u terminima koje opći čitatelj može razumjeti.
Dajte kredit. Uključite priznanje vodstva i ključnih članova osoblja u neprofitne organizacije, ili donatore i volontere u neprofitnim organizacijama.
Pregledajte svoj plan s vodstvom. Budite sigurni da dobijete buy-in na proračun, ton i izgled. Osobito se pobrinite da se prezentacija financijskih informacija sastane s izvršnim odobrenjem. Zapamtite da će vodstvo vjerojatno htjeti potpisati konačni sadržaj i dizajn prije objavljivanja i distribucije.
Izradite izvješće. Ako vašoj organizaciji nedostaju pisci, fotografi i dizajneri, možda ćete morati sami obaviti posao ili pronaći volontere. Marketinške komunikacijske tvrtke i profesionalni slobodnjaci su također izvori pomoći. Ako planirate ispisati i poslati izvješće, dobivajte citate iz nekoliko pisača i kućica za slanje e-pošte. One mogu pomoći iu izradi godišnjeg izvješća.
