Zadatak je jedinica rada. Opseg zadatka može biti u rasponu od pitanja koje zahtijeva minimalnu radnu snagu do one koja zahtijeva znatan rad koji uključuje niz podzadataka za njegovo dovršenje. Zadaci se općenito odnose na specifične, vremenski ograničene ciljeve i ciljeve. Kao takvo, organiziranje i praćenje zadataka važno je za postizanje ciljeva i ciljeva. Izvršavanjem zadataka na papiru ili računalnim programom preuzimate kontrolu nad svojim danom i naposljetku svoje kratkoročne i dugoročne ciljeve i ciljeve.
Stavke koje su vam potrebne
-
Popis obveza
-
Kalendar
Prođite kroz popis zadataka i unesite brojčanu vrijednost za svaku stavku na temelju njezina mjerenog prioriteta. Ovim se naređuje vaše radnje na način koji vam daje najbolju šansu da ostvarite najveći učinak tijekom dana. Prioritetizirajte zadatke odlučujući o važnosti svakog zadatka za svoje ciljeve i ciljeve. Neki zadaci će doći s prirodnim osjećajem hitnosti, dok će vam drugi možda dati stanku kako biste procijenili imaju li uopće ikakvu stvarnu važnost.
Procijenite vrijeme potrebno za obavljanje svakog zadatka. Postavite vremenski raspon koji postavlja minimalnu i maksimalnu dodjelu vremena za izvođenje svakog zadatka. Vrijeme potrebno za dovršenje zadatka može utjecati na njegov prioritet za taj dan. Na primjer, jednostavni posao koji traje pet minuta može imati prioritet nad zadatkom s relativno većim značajem koji zahtijeva tri do pet sati. Zadaci koji zahtijevaju duže vremenske periode za dovršenje prirodno će morati biti kalandrirani tijekom dužeg vremenskog razdoblja.
Postavite rokove za svaki zadatak. Rokovi usmjeravaju vašu pozornost i potiču vašu usklađenost. Neki zadaci će imati rokove koje odrede vanjske strane, poput onih koje su uspostavili klijenti ili vanjske institucije. Za druge zadatke bit će potrebno odrediti rok. To će oblikovati čimbenici kao što su količina vremena koja je potrebna za dovršenje zadatka i je li rad drugih potreban za dovršenje zadatka. Isto tako, prilikom delegiranja zadataka zadataka, to pomaže u isporuci zahtjeva s rokovima koji su nešto ranije od roka za zadatak.
Zakažite zadatke. To uključuje odlučivanje o načinu raspoređivanja zadataka i aktivnosti na kalendaru. Razmotrite prirodan odnos između zadataka pri planiranju. Najučinkovitije ćete dobiti kombiniranjem sličnih zadataka - na primjer, dovršavanjem fakturiranja za različite projekte u jednom određenom vremenu. Također, razmotrite osobne vršne vrijednosti energije tijekom dana kada planirate zadatke. Ako je vaša mentalna snaga vrhunac tijekom jutarnjih sati, rasporedite zadatke koji zahtijevaju optimalnu mentalnu pozornost tijekom tog vremena. Ako vaša energija padne do 15 sati, to je možda najbolje vrijeme za raspored jednostavnih poslova.
Budite fleksibilni. Možete odrediti prioritete, postaviti rokove i rasporediti zadatke na način koji će najučinkovitije iskoristiti svoje vrijeme, samo da biste dobili poziv od nekoga čiji vlastiti popis hitnosti zahtijeva vaše vrijeme i pažnju. Ne dopustite da vam to ometa trud. Tehnike upravljanja vremenom uključuju faktoring u fleks vremenu u vašem dnevnom rasporedu. Isto tako, ako je to izvediva opcija, odredite određena vremenska razdoblja kao "slobodno vrijeme bez prekida" za zadatke koji zahtijevaju visoku razinu koncentracije.
Pratite i označite svoj napredak. Razvijte vizualni dijagram toka ili grafikon popisa zadataka koji sekvencira aktivnosti. Izradite pojedinačne dijagrame tijeka aktivnosti za glavne zadatke koji uključuju niz podzadataka. Dok dovršavate zadatke i podzadatke, prekrižite ih s popisa. Na kraju svakog dana i kraja svakog radnog tjedna, pregledajte svoj napredak i reorganizirajte svoje zadatke sa svježim popisima i grafikonima za novi dan i novi tjedan.
Savjet
-
Odredite imate li dovoljno resursa da biste dovršili zadatak. Kvaliteta rada općenito je važnija od ispunjavanja roka.
