Središnja uloga odjela nabave je nabava robe ili robe koja se koristi u poslovanju. U obavljanju ove uloge, njegovi ciljevi uključuju izgradnju i održavanje temeljnih odnosa s dobavljačima, postizanje najbolje vrijednosti robe i preciznu i učinkovitu koordinaciju svih relevantnih dokumentacijskih aktivnosti.
Izgradnja i održavanje odnosa s dobavljačima
Povijesno gledano, kupnja se uglavnom usredotočila na traženje ponuda s ciljem dobivanja najniže moguće cijene. Međutim, zdravstvena organizacija Sveučilišta u Utahu u svojim politikama nabave navodi da se procesi nadmetanja od trenutka objave koriste samo po potrebi. Umjesto toga, mnoge se tvrtke oslanjaju na odjele za nabavu kako bi identificirali potencijalne dobavljače, stupili u interakciju s njima i razvili odnose povjerenja s najboljim pružateljima usluga. Ovaj odnos odnosa jača zajedničke ciljeve dobavljača i kupca i omogućuje veću fleksibilnost ili prilagodljivost kada prepreke ometaju prirodni tijek logistike i distribucije.
Dobivanje najbolje vrijednosti robe
Usko povezan s fokusom na održavanje odnosa s dobavljačima, cilj je dobiti najbolju vrijednost na robi. "Najbolja vrijednost" uključuje ravnotežu dobivanja razumnih cijena i kvalitetnih proizvoda. Prodavač, na primjer, treba dobre cijene kako bi ostvario dobit, ali također treba visokokvalitetnu robu kako bi privukao kupce. Stoga, Odjel nabave treba usporediti cijene različitih dobavljača s kvalitetom njihovih rješenja. Sveučilište Akron u svom priručniku za nabavu ističe da njegov centralizirani odjel za nabavu nosi tu odgovornost u upravljanju kupnjama u svim organizacijskim odjelima.
Koordiniranje relevantne dokumentacije
Procesi nabave inherentno uključuju mnogo papirologije i dokumentacije. Zdravstvena organizacija Sveučilišta u Utahu napominje da je uloga odjela nabave održavanje ugovornih datoteka o svim aktivnim odnosima s dobavljačima, na primjer. Kupovne aktivnosti također su povezane s računovodstvom u organizacijama koje koriste softverske programe za poslovne resurse koji omogućuju izravno povezivanje računovodstvenih aktivnosti s postojećim narudžbama i plaćanjima računa. U nekim slučajevima proces je automatiziran. Stoga, točnost unosa narudžbi kupaca i pojedinosti transakcije jednako je važna za odjel nabave kao i za računovodstveni odjel.
