Unapređenje procesa je ključno za poslovanje i osobito za zdravstvenu skrb. Zdravstvena se zaštita pod velikim nadzorom zbog povećanih troškova. Čak i bolnice, klinike i liječnici koji dobro napreduju u području skrbi i troškova uvijek se mogu poboljšati. Lean i Six Sigma samo su dva alata koji će vas voditi u pronalaženju mogućnosti za poboljšanje zdravstvene skrbi, pozitivno utječe na skrb o pacijentima, odnose s liječnicima, zaposlenicima, dobavljačima i kupcima.
Utvrditi mogućnosti za poboljšanje zdravstvene zaštite definiranjem ciljeva. To bi trebalo učiniti u redoslijedu od vrha prema dolje, gdje se identificiraju ciljevi za cjelokupnu organizaciju, zatim se identificiraju ciljevi za svaki odjel i konačno se identificiraju ciljevi za svaki proces. Ciljevi na razini cijele organizacije mogu uključivati veće poretke u zdravstvenim akreditacijama i udruženjima za izvještavanje kao Zajedničko povjerenstvo, smanjenje ukupnih troškova, povećanu propusnost pacijenata, smanjenu fluktuaciju zaposlenika i više liječnika. Ciljevi na razini odjela mogu uključivati skraćivanje vremena za postupke, smanjenje dvostruke papirologije i povećanje zadovoljstva zaposlenika. Ciljevi procesa mogu uključivati skraćeno vrijeme čekanja pacijenta i pojednostavljene procese. Koristite alate kao što su: izjave o misiji, karte procesa i mapiranje vrijednosti toka vrijednosti. Karte procesa prikazuju postupak u cijelosti, uključujući vremenski okvir i resurse. Karta toka vrijednosti usredotočuje se na dijelove procesa s dodanom vrijednošću, koji se izvode vodoravno preko karte toka vrijednosti, dok se dijelovi procesa koji nisu dodani vrijednosti navode vertikalno.
Potražite načine za mjerenje ciljeva organizacije, odjela i procesa, koristeći nadzorne ploče i uzorkovanje podataka. Nadzorne ploče koriste se za vizualni prikaz statusa procesa u odnosu na postizanje cilja. Nadzorna ploča prikazuje koji se dio procesa mjeri, kao što su pacijenti po danu, koji je trenutni broj u odnosu na cilj te će biti uvjetno označen bojom kako bi imao vizualni učinak, pokazujući je li postupak na ciljnom (zeleno), u opasnosti da ne napravi metu (žutu) ili da ne ostvari metu bez drastičnih mjera (crvena). Uzorkovanje podataka prikuplja informacije za statističku analizu i uzima u obzir točke podataka - vrijeme obrade za postupke.
Prikupite podatke i analizirajte ih kako biste identificirali outliere koji će odrediti mogućnosti za poboljšanje. Prikupljeni podaci uvelike će ovisiti o vremenu ili cilju koji se mjeri. Na primjer, ako želite poboljšati potreban broj prepisivanja čekanja, vaši podaci uključuju sve napisane provjere; čekovi koji su ponovno napisani bili bi označeni kao takvi, tako da možete pronaći postotak da znate koja je vaša početna točka. Outlier je točka podataka koja je izvan većine podatkovnih točaka. Outlieri su prilike za brza poboljšanja. Izvanredni ishod može biti vrijeme obrade na rendgenskom čitanju koje je trajalo 24 sata jer su rezultati čitanja izgubljeni u pristigloj pošti. Brzo rješenje za to bilo bi postavljanje upozorenja e-poštom kada se primi poruka od radiologa, bilo da je riječ o vanjskom izvršitelju ili unutar tvrtke.
Koristite alate kao što su ANOVA, standardna devijacija, regresijska analiza i testiranje normalnosti za analizu podataka. ANOVA, analiza varijance, je statistički izračun koji identificira izvore varijance. Podatkovne točke mogu biti vrijeme po pacijentu u MRI sobama. Izvori varijance unutar vremena mogu biti dan u tjednu, tražitelj liječnika, dob pacijenta, spol pacijenta ili broj članova osoblja. Standardna devijacija ne razmatra pojedinačna odstupanja unutar podatkovnih točaka, već će pronaći normu prikupljenih podatkovnih točaka i na taj način identificirati one podatke koji su izvan norme. To su slučajevi koje je potrebno preispitati kako bi se odredilo što se dogodilo da bi se stvorila točka podataka izvan norme. Regresijska analiza stvara model za prognoziranje s brojnim varijablama. Rad na testiranju normalnosti podupire proces kojim se utvrđuje je li model realan i postiže željene rezultate. Ako je cilj imati vrijeme obrade za očitavanje od tri sata, onda bi se sljedeća informacija umetnula u test normalnosti: minute od kada je slika stvorena i kada je poslana radiologu, vrijeme za radiologa da pročita to je vrijeme da se rezultati pošalju natrag u organizaciju zdravstvene zaštite i vrijeme da se rezultati pošalju liječniku. Ako u normalnim okolnostima ta vremena ne traju manje od tri sata, tada model neće ispuniti željene ciljeve.
Koristite ciljeve, mjerenja, podatke i statističku analizu kako biste identificirali mogućnosti za poboljšanje, koristeći alate kao što su: matrica kontrole / utjecaja, brainstorming, kritična za kvalitetu, glas korisnika, trenutna stabla stvarnosti i preduslovna stabla. Matrica kontrole i utjecaja vodi projektni tim kroz dijelove procesa, određujući ima li projektni tim kontrolu, utjecaj ili kontrolu niti utjecaj tijekom dijela procesa. Potrebno je voditi rasprave sa svim zainteresiranim stranama procesa: vlasnikom procesa (menadžmentom), procesorima (zaposlenicima na razini osoblja) i klijentima (bilo pacijentima ili liječnicima) kako bi se utvrdilo što je kritično za kvalitetu. Glas korisnika usredotočen je na poboljšanje na temelju potreba i želja kupaca. Razgovori, ankete ili upitnici mogu se koristiti kako bi se saznalo što klijent govori. Stabla stvarne stvarnosti (CRT) pokazuju projektnim timovima trenutni popis problema unutar procesa. CRT će voditi projektni tim kroz nizvodne učinke problema unutar procesa. Daljnji učinci nepotpunih naredbi liječnika mogu biti da pacijent čeka u sobi za pregled s papirnom haljinom na sat vremena dok članovi osoblja pokušavaju pronaći liječnika radi pojašnjenja naredbi. Stablo preduvjeta se čita od vrha do dna, a željeni ishod je naveden na vrhu, a preduvjeti za dobivanje tog ishoda navedeni su ispod. Preduvjeti mogu biti prepreke u trenutnom procesu koji ne funkcionira, kao što su odgovarajuće laboratorijske upute koje nisu priopćene pacijentu ili dio procesa koji trenutno ne postoji, a koji se moraju umetnuti, kao što su zahtjevi da svi zaposlenici koriste izravni depozit.
