Zahtjev za ponudu, također poznat kao RFP, je dokument koji kreirate kada trebate nabaviti nove proizvode ili usluge za svoju tvrtku. RFP navodi vaše specifične potrebe potencijalnim dobavljačima i poziva ih da dostave ponude za pregled, omogućujući vam da odaberete dobavljača koji može pružiti najbolju razinu usluge za Vaše poslovanje u okviru proračuna koji dopuštate. Iako ne postoji standardizirani format za pisanje RFP-ova, ove upute korak-po-korak pomoći će vam da stvorite učinkovit i jasan RFP za sve poslovne potrebe.
Stavke koje su vam potrebne
-
Računalo s programom za obradu teksta
-
Pisač (za slanje e-pošte)
-
Papir (za slanje pošte)
-
Omotnice / poštarine (za slanje e-poštom)
-
Pristup internetu (za slanje e-pošte)
Odredite svoje potrebe. Želite provesti neko vrijeme utvrđujući točno ono što tražite i koliko ste spremni platiti za to. RFP će obuhvatiti i vaše nužne "potrebe" (vaše zahtjeve) i vaše "lijepe potrebe" (vaše želje), ali budite sigurni da ste identificirali što dobavljač mora pružiti ili pružiti kako bi ste ostvarili svoju tvrtku, To je bitan dio procesa - ako ne možete jasno definirati svoje potrebe, nećete dobiti natrag prijedloge koji se odnose na zadovoljavanje tih potreba.
Nacrtajte nacrt. Opet, iako ne postoje čvrsta i brza pravila o tome kako sastaviti RFP, navedite najtočnije i konkretnije informacije koje možete. U najmanju ruku, vjerojatno ćete se naći u zaglavljima odjeljaka koji uključuju uvod (ne samo uvod u vašu tvrtku, već i projekt / potrebu i kako biste željeli vidjeti da se ova potreba rješava), zahtjeve (“morate -to-haves ”), kriterije odabira koje ćete koristiti kako biste odredili kome ćete dodijeliti ponudu, proračun (koliko ste spremni potrošiti) i vremenske rokove (koliko brzo to trebate učiniti). Možda ćete otkriti da ćete dodavati ili oduzimati odjeljke, prema potrebi za određeni RFP, ili čak dodavati pododjeljke za dodatne informacije koje bi prodavatelj trebao znati prije licitiranja.
Ispunite odjeljak zahtjeva. To je obično najduži dio i onaj koji zahtijeva najveću pozornost. Svakako navedite što trebate učiniti, a ne kako vam je potrebno - osim ako je proces specifičan i bitan dio projekta. Također, upotrijebite jasne riječi kako biste napravili razliku između vašeg “morati imati” (koristiti volju, mora i tražiti) i “lijepo-imati” (svibanj, može, i izborno).
Napišite svoj RFP. Možete pretraživati on-line za uzorak RFP-a ako imate blok pisca.
Provjera pravopisa i korektura RFP-a. U nekim industrijama, pogrešno postavljena decimalna točka može napraviti veliku razliku.
Distribuirajte svoj RFP. Možete je slati ili slati e-poštom potencijalnim dobavljačima s kojima ste upoznati ili ih učiniti dostupnima na druge načine, kao što je postavljanje na web-lokaciju svoje tvrtke.
Odaberite svoju najpovoljniju ponudu.
Savjet
-
Pripremite svoj RFP 8 - 10 tjedana prije nego što vam zatreba projekt ili usluga. To omogućuje vrijeme za prijedloge za filtriranje i donošenje najboljih mogućih odluka.
Odredite unaprijed koje ćete kriterije odabira koristiti za određivanje najpovoljnije ponude. Sve tvrtke imaju različitu snagu i prilagodit će svoj prijedlog da se igraju tim snagama. Tražite li najpovoljniju cijenu, najiskusnijeg dobavljača ili najbrže vrijeme?
Možete zahtijevati od dobavljača da pripreme svoje prijedloge na određeni način ili u obliku, ali im recite taj zahtjev u RFP-u.
Upozorenje
Prodavač obično plaća za pripremu vlastitog prijedloga / ponude kao uobičajene prakse u većini industrija. Međutim, možda ćete htjeti to jasno napisati u RFP-u.
