Svaki zahtjev za prijedlog treba sadržavati popratno pismo, čak i ako vaša ponuda sadrži sažetak. Svaki od njih služi drugačijoj svrsi, i oni rade zajedno ne samo da stvore dobar dojam, nego i da dokažu da razumijete klijenta i zahtjeve posla. Međutim, budući da popratno pismo treba pokazati da razumijete ključne zahtjeve klijenta, a da ne postane mini-prijedlog, neki ljudi smatraju da je teže pisati.
Postavite desni ton
Vaš odnos s potencijalnim klijentom, a ponekad i upute u RFP kompletu, određuju da li pismo treba poprimiti formalni ili osobni ton. Dokle god ste pošteni i iskreni, personalizirana pisma u kojima komplimentirate i zahvaljujete klijentu često su najučinkovitiji. Na primjer, uključite izjave poput “Želim iskoristiti ovu priliku da vam zahvalim za svu vašu pomoć” i “vaša pomoć i usmjeravanje pokazali su se neprocjenjivim” u tijelu pisma.
Format i stil
Koristeći tiskanice sa zaglavljem i format poslovnog pisma, podijelite pismo na tri dijela: uvod, tijelo i kratak završni odlomak. Koristite serif font, kao što su Garamond, Georgia ili Times New Roman, jer mnogi ljudi smatraju da su fontovi serifa lakši za čitanje. Ograničite svoje popratno pismo na najviše jednu ili dvije stranice.
Otvorenje
Otvorite popratno pismo s kratkom, relevantnom uvodnom izjavom kao što je "Priložen je prijedlog koji sam vam obećao" ili "Uživao sam u razgovoru s vama o vašem prijedlogu projekta." zahtjeve vožnje RFP. Recite čitatelju je li prijedlog uključen bilo kakve privitke, i ako se to dogodi, ukratko istaknite sadržaj i dovršite uvod navodeći vremenski okvir koji vrijedi citat.
Tijelo
Uključite sve potrebne informacije, kao što su povijest vaše tvrtke, kvalifikacije ili reference koje RFP može zatražiti u tekstu pisma. Ostatak pisma usredotočite na rješavanje do četiri ključne potrebe klijenata. Primjerice, koristite sažetke kako biste saželi kako će vaš proizvod ili usluga zadovoljiti najvažnije potrebe klijenta. Zatim proširite svaku oznaku u preostalim odlomcima.
Zatvori
U završnom odlomku, svakako navedite potpune informacije za osobu za kontakt, uključujući ime, naslov, adresu, broj telefona, broj faksa i adresu e-pošte. Uključite "sljedeći korak" ili poziv na radnju, kao što je "Kontaktirat ću vas kasnije ovog tjedna da odgovorim na sva vaša pitanja" ili "Nazvat ću vas sljedeći tjedan kako bismo razgovarali o tom prijedlogu" Završiti s pristojnim izrazom i ime i naslov.
