Dokumentiranje zapisnika o sastancima zahtijeva veliku organizaciju i pažnju na detalje. Budući da zapisnici o sastancima često postaju pravni dokumenti, važno je točno sažeti rasprave. Napravite sigurnosnu kopiju i pohranite je na sigurnom mjestu i distribuirajte dodatne kopije relevantnim stranama. S praksom postaje mnogo lakše dokumentirati zapisnike sastanaka točno i sažeto.
Stavke koje su vam potrebne
-
Prijenosno računalo
-
Softver za obradu teksta
-
Dnevni red sjednice
-
Kopija Robertovih Pravila Reda
Dokumentiranje zapisnika sastanka
Dolazite rano, kako bi vaše prijenosno računalo bilo spremno i spremno za rad. Zabilježite datum, vrijeme, lokaciju i popis sudionika. Zabilježite koliko je moguće razgovora o sastanku za brzinu tipkanja. Ne brinite o pravopisnim ili gramatičkim pogreškama. Ako propustite važan korak, kao što je donošenje stavke prijedloga ili radnje, u redu je zatražiti od sudionika sastanka da pojasne tekst. Spremite dokument povremeno kako biste spriječili gubitak podataka.
Uredite svoje sastanke što je prije moguće nakon sastanka, kada je sjećanje na raspravu još uvijek svježe. Ispravite pravopisne ili gramatičke pogreške i osigurajte da je formatiranje dosljedno u cijelom dokumentu. Umetnite "nacrt" vodenog žiga kako biste čitatelje obavijestili da zapisnici još nisu odobreni i službeni. Spremite datoteku pomoću naziva datoteke koji je kasnije lako identificirati i razlikovati, kao što je "StrataCouncilMinutesDecember5".
Pošaljite zapisnik predsjedavajućem sastanka ili drugoj osobi određenoj za razmatranje rasprave. Ponovno uredite minute na temelju povratnih informacija koje primite. Prilikom uređivanja budite pažljivi pri održavanju cjelovitosti minuta. Nemojte dodavati nijednu raspravu koja se nije dogodila ili uklonite bilo koju raspravu koja se dogodila. Ponovo spremite datoteku.
Vodeni žig "Nacrt" zadržite u dokumentu sve dok zapisnik ne dobije službeno odobrenje. To se obično događa na sljedećim sastancima istog odbora.
Nakon što odbor odobri zapisnik, uklonite vodeni žig "Nacrt" i ponovno spremite datoteku. Podijelite odobrene zapisnike članovima odbora ako je potrebno.
Savjet
-
Imajte kopiju Robertovog Pravilnika o redu (ili bilo što što vodi vaš odbor) da biste ga koristili kao referencu tijekom sastanka. To vam može pomoći da ispravno zabilježite postupak sastanka.
Neki ljudi još uvijek preferiraju dokumentiranje minuta sastanka koristeći prvo skraćeno, a zatim kasnije upisuju bilješke. Ova metoda može funkcionirati jednako dobro kao i uzimanje minuta pomoću prijenosnog računala. To ovisi o vašim osobnim željama.
Za vrlo važne sastanke, razmislite o korištenju magnetofona za snimanje zvuka.
