Zapisnici sa sastanaka bitni su pravni dokumenti za neprofitne organizacije, vladine agencije, društva i korporacije. Oni pružaju evidenciju procesa donošenja odluka. Zapisnici se razlikuju od diktata. Oni nisu transkript onoga što se dogodilo na sastanku; umjesto toga, oni su zapis o tome tko je prisustvovao, o čemu se raspravljalo, o glasovima koji su glasovali i o onome što je odlučeno. Zapisnici se čuvaju nekoliko godina.
Pripremite se za bilježenje točnih minuta
Pregledajte dnevni red sastanka. To će vam omogućiti da planirate važne stavke dnevnog reda o kojima ćete morati voditi bilješke. Također ćete dobiti osjećaj koliko sudionika očekuje.
Sastavite list sudionika. To može biti jednostavno kao komad papira s naslovom sastanka i datumom na vrhu s nekoliko numeriranih linija. To ćete distribuirati na početku sastanka kako bi sudionici potpisali.
Provjerite radi li oprema za snimanje ispravno. Možete odabrati bilješke o sastanku na prijenosnom računalu, olovkom i papirom ili snimanjem sastanka. Ako sastanak pokriva osjetljive informacije, razgovarajte s predsjedavajućim o snimanju i objasnite namjeru korištenja snimke samo kako biste osigurali točnost zapisnika.
Napravite minute sastanka za zapis
Tijekom sastanka vodite bilješke. Usredotočite se na temu svake rasprave i izostavite komentar. Primjerice, imajte na umu da se raspravljalo o dodjeli sredstava za novu zgradu, ali nemojte primijetiti da je "rasprava bila emocionalna i zagrijana". Imajte na umu tko je predložio svaki prijedlog i što je riješeno.
Napravite dokument koji će biti službeni zapisnik sastanka. Trebao bi biti u istom formatu kao i prethodni zapisnik sastanka. Razmislite o korištenju šest odjeljaka: Poziv na narudžbu, prozivke, odobrenje posljednjih zapisnika, otvorena pitanja, nove poslove i odgode. Pod svakim navedite kratak i neutralan sažetak rasprave ili aktivnosti. Ako je došlo do prebrojavanja glasova, uključite broj. Ako se glasovi ne broje, navesti samo da je prijedlog "proveden" ili "propao". Napravite prostor za zapisnik koji ćete potpisati kao zapisničar i predsjednik koji će odobriti zapisnik.
Dostavite zapisnik članovima odbora u roku od tjedan dana od sastanka i - ako je sastanak bio javni - podnesite ih kao javni zapisnik. Po potrebi izvršite izmjene i ispravke. Ako je potrebno pojašnjenje, pogledajte vlastite bilješke ili snimku sastanka.
Spremite minute sastanka u datoteke tvrtke
Zapisnici sa sastanaka s tim prošlim sastancima. Zapisnik možete čuvati u registratoru, organiziranom od strane odbora ili odbora, i kronološkim redom. Budući da su zapisnici o sastancima pravni zapisi, držite ih u sjedištu.
Izbrišite snimku koju ste napravili na sastanku, osim ako je politika vaše organizacije zadržati taj zapis. Nakon što su minute konačne, obično nema potrebe za čuvanjem sigurnosne kopije, a njezin sadržaj može biti osjetljiv ili povjerljiv.
Kopirajte i distribuirajte zapisnike sastanka na početku sljedećeg sastanka. To će biti odobreno kao prva točka poslovanja.
Savjet
-
Ako je potrebno, pregledajte predloške sastanaka. Proučite kako su starije minute zadržane ili pretražujte na mreži "Predlošci minuta sastanka".
