U poslu smo na sastancima i izvan njih, tijekom kojih donosimo mnoge odluke. Na kraju sastanka, minute sastanka donose odluke kako bi se osiguralo da svi sudionici poduzmu daljnje radnje. Zapisnici sa sastanaka pokrivaju sve aspekte sastanka, iz popisa sudionika i dnevnog reda aktivnosti koje treba poduzeti i odluka koje treba donijeti za daljnje sastanke. Koristeći određene korake za postavljanje sastanaka, vaš će tim, kolege i menadžeri znati teme razgovora i očekivanja za daljnje djelovanje.
Koristite dnevni red sastanka kao smjernicu za pisanje zapisnika o sastanku. Dnevni red sastanka je smjernica sastanka. On ažurira polaznike i omogućuje im da saznaju ciljeve, njihove uloge u njihovom ostvarenju i koje su im određene stavke dodijeljene. Budući da se sastanak temelji na dnevnom redu, dnevni red postaje vodič za pisanje zapisnika.
Ukratko opišite uloge sudionika na sastanku ili projekte za raspravu. Objasnite ulogu svakog sudionika da pomogne neučenicima da znaju tko je pohađao za koji odjel i za koju specifičnu svrhu. Precizirajući uloge polaznika osigurava se da svaka osoba ide na sastanak namjerno. Uloge sudionika važne su za voditelja sastanaka i sudionike, tako da se razgovori o sastancima kreću naprijed bez zaglibljenja s prethodno raspravljenim temama.
Istaknite ciljeve sastanka tako da ih jasno navedete. Na primjer: donositi odluke, prikupljati ideje ili ažurirati tim o napretku. Ciljevi navođenja pomažu čitateljima minuta da jasno razumiju svrhu sastanka. Dio ciljeva ili ciljeva je ono što mnogi viši menadžeri čitaju; ako ne moraju biti uključeni u ciljeve, nije potrebno daljnje čitanje. Ako menadžer ima interes u ciljevima, on može odabrati da prisustvuje sljedećem sastanku.
Napišite odluke donesene na sastanku. Uzmite u obzir sve donesene i raspravljene odluke kako biste odredili dnevni red sljedećeg sastanka. Pisanje odluka omogućuje sudionicima i ne-sudionicima da pregledaju jesu li potrebne bilo kakve daljnje aktivnosti, za koje se onda mogu pripremiti. Odluke istaknute na sastanku bit će donesene ukoliko se na drugom sastanku ne zatraži daljnja rasprava, koja bi sama po sebi bila odluka. Snimanje i dijeljenje odluka donesenih na sastanku presudno je za točne, korisne minute.
Napiši zadatke "Sljedeći korak" uz ime odgovornog pojedinca. Ovi koraci omogućuju voditelju sastanka da se pripremi za sljedeći sastanak, kao i za polaznike i ne-prisutne da budu svjesni onoga što su odgovorni za post-sastanak. Time se osigurava da se pojedinci pripreme za sljedeći sastanak, bilo ispunjavanjem svojih zadataka ili njihovim delegiranjem nekom drugom koji ih može završiti i prisustvovati sljedećem sastanku.
Pošaljite sudionicima nacrt zapisnika o sastanku. Nacrt će omogućiti sudionicima da urede zapisnik ažuriranjem bilješki, sljedećim koracima i odlukama. Nacrt pregleda osigurava da su sve informacije ispravno snimljene i da pojedinci upravljaju zadacima koji su im dodijeljeni ili odjelima. Kao dio procesa izrade nacrta, navedite rok za sve prisutne na komentare. Ako nema izmjena, svi sudionici smatraju da su zapisnici prihvaćeni.
Pošaljite sastanke. Nakon prikupljanja svih povratnih informacija, pošaljite zapisnik sa sastanaka svim osobama koje su pozvane na sastanak. Kopirajte druge zaposlenike ili sudionike koji trebaju biti informirani. Zapisnik treba poslati u roku od 24 sata od završetka sastanka ili 12 sati prije sljedećeg sastanka, ovisno o tome što se dogodi prije.
Savjet
-
Ne trebaju se sve informacije zabilježiti u zapisniku sastanka, dovoljno je istaknuti. Zapisnici sa sastanaka su na snazi kada se sumira sa odlukama i odgovornostima. Ako olakšavate sastanak, zamolite nekoga da vodi bilješke za tim.
