Bilo da ste se jednostavno dobrovoljno javili da pratite aktivnosti tijekom tjednih sastanaka osoblja ili su vas vaši vršnjaci izabrali u ured zapisničara dobrotvorne zaklade, važno je da sastavite jasne i precizne podatke o tome što se događa tijekom sastanaka vaše organizacije. Zapisnici sa sastanaka služe kao službena evidencija o pitanjima o kojima se raspravljalo ili se na njih postupalo. Kao takvi, oni se često smatraju povijesnim dokumentima. Slijedom toga, važnost uzimanja odličnih minuta sastanka ne može biti precijenjena, a sudionici će cijeniti vašu pažnju na detalje kao i vašu profesionalnost.
Stavke koje su vam potrebne
-
Priručnik Robertsovih pravila reda
-
Popis članova
Odaberite način snimanja minuta sastanka. Pažljivo razmotrite prednosti i nedostatke snimanja na vrpci, pisanja bilješki i ručno pisanje detalja tijekom sastanka. Razmislite o sigurnoj metodi, kao što je kombinacija dviju tih metoda. Na primjer, možete snimiti sastanak, a na prijenosno ili tabletno računalo upisati bilješke.
Nabavite kopiju "Robertovih Pravila Reda" ili pristupite online pretplati za ovaj prajmer na parlamentarnu proceduru i najbolje prakse za vođenje i snimanje sastanaka. Proučite odgovarajući format za bilježenje sastanaka, prijedloga, sekundi za prijedloge, raspravu i glasovanje. Ako je moguće, imajte na raspolaganju kopiju knjige ili web-stranice tijekom sastanka. To će se pokazati neprocjenjivim u slučaju da vam se članovi obrate za odgovore o pravilnom upravljanju, ponašanju, službenim zapisima i zapisnicima.
Formulirajte uvod i strukturu minuta. Na primjer, navedite datum, vrijeme, imena službenika, mjesto i svrhu sastanka u uvodu. Zapisnik o sastanku trebao bi odražavati vrijeme sazivanja sastanka, kao i vrijeme odgođenog sastanka. Svrha formalnih sastanaka može biti samo mjesečni sastanak članova; međutim, ako bilježite zapisnik za poseban sastanak o članstvu, osigurajte da vaši zapisnici točno odražavaju da je ovo sastanak koji organizacija obično ne provodi tijekom svog normalnog poslovanja. Mnoge organizacije javnog sektora mogu sazvati posebne sastanke kako bi razgovarali o povjerljivim pitanjima, kao što su pitanja osoblja, koja su izuzeta od određenih odredbi državnog Zakona o suncu.
Ustanite kada vas upozna predsjednik organizacije ili vođa grupe. Ako niste službeno predstavljeni, predstavite se grupi i objasnite svoju ulogu tajnika za snimanje ili zapisničara. Recite grupi koje metode koristite za snimanje rasprava o sastancima. Na taj način članovi vas identificiraju kao osobu koja je odgovorna za stvaranje i održavanje službenih dokumenata organizacije, što je osobito korisno za članove koji ne poznaju vas ili one koji nisu upoznati s organizacijom i njezinim praksama. Osim toga, vaš uvod služi kao sugestija da sudionici moraju glasno govoriti kako biste mogli učinkovito obavljati svoje zadaće.
Zamolite sudionike da se predstave dok brzo zabilježite njihova imena i gdje sjede. Na taj način ne morate stalno tražiti od ljudi da ponavljaju njihova imena kada snimate pokrete, sekunde i točke za raspravu. Na primjer, uvijek trebate zabilježiti ime osobe koja je podnijela zahtjev, osobu koja ju stavlja na sekundu i osobu koja poziva na glasovanje o prijedlogu. Kada netko pozove na glasanje, oni obično kažu: "Pozovite na pitanje." Čelnik grupe zatim traži od članova da glasaju. Ako se raspravlja prije glasovanja, zabilježite istaknute dijelove rasprave i zabilježite sve službene primjedbe. Vaše bilješke koje se tiču prijedloga i glasovanja također bi trebale sadržavati nazive aj, nays i suzdržavanje.
Izbjegavajte stavljanje subjektivnih izjava u bilješke. Nemojte tumačiti što govornik znači po tonu, modi ili neverbalnim znakovima. Zapisnici sa sastanaka moraju biti činjenični i objektivni - bilo kakva izmjena izjava sudionika može narušiti cjelovitost vaših minuta i dovesti u pitanje vašu sposobnost ispravnog bilježenja minuta. Naprimjer, napiši: "John Doe napravio je sljedeći prijedlog: zatvoriti škole na dane u kojima Nacionalna meteorološka služba predviđa više od pet centimetara snijega za okruge Jackson, Adams i Madison," ne "John Doe je naglašeno želio da grupa glasati o tome hoće li zatvoriti škole na dane kada regionalni vremenski uvjeti ukazuju na vremenske uvjete i neprohodne ceste."
Završite svoje minute što je prije moguće nakon završetka sastanka, dok su akcije još uvijek svježe u vašem umu. Pregledajte svoje bilješke, poslušajte snimku i pripremite se za izradu konačne verzije. Ako imate pitanja o tome što se dogodilo tijekom sastanka, savjetujte se s policajcem ili vođom u grupi. U nekim slučajevima, možda ćete morati kontaktirati osobu za čije izjave trebate pojašnjenje.
Pružite vođi vaše grupe ono što predlažete su konačne minute; zatražite povratne informacije, pitanja ili ispravke. Kada dobijete zeleno svjetlo, pripremite svoju konačnu verziju i dogovorite da se zapisnik proslijedi članovima. Koristite preferiranu metodu vaše organizacije za distribuciju kopija zapisnika, bilo putem e-pošte, pošte ili osobne dostave ako ste u istom uredu s polaznicima.
Savjet
-
Ako vaš sastanak uključuje početni poziv, ne morate tražiti od članova da se predstave. Jednostavno zabilježite imena prisutnih ljudi i zabilježite imena osoba koje su odsutne. Pozivi u pravilu su standardni postupak u formalnim sastancima, kao što su oni s upravnim odborima. Napravite zasebnu bilješku gdje su ljudi sjedili. Ovo postaje vaša "varalica", tako da se lako možete obratiti ljudima po imenu u svojim zapisnicima ili im se obratiti kada zamolite nekoga da pojasni ili ponovi ono što je rekla.
Čak i ako je sastanak neformalan, vaša uloga zapisničara nije. Čak i za neformalne sastanke, ozbiljno pristupite preuzimanju odgovornosti i izradite formalne pisane bilješke koje točno i formalno opisuju aktivnosti sastanka. Sudionici će cijeniti vašu pažnju na detalje.
Upozorenje
Suzdržite se od upotrebe uređaja kao što je pametni telefon da biste zabilježili bilješke o sastancima - to ne projicira pozitivnu sliku, a ljudi koji nisu svjesni mogućnosti pametnih telefona mogu misliti da jednostavno igrate na telefonu umjesto da slušate što članovi organizacije raspravljamo.
