Izvješće o naknadnim aktivnostima (AAR) odličan je alat za procjenu timskih projekata nakon što se oni završe. Ova vrsta izvješća može biti vrlo kratka ili prilično duga, ovisno o opsegu i vremenskom okviru projekta koji se analizira, ali bez obzira na duljinu, izvješće uvijek služi istoj svrsi: evaluaciji i poboljšanju.
Što je AAR?
Jednostavno, to je način razmišljanja o projektu nakon njegova završetka. Dijeljenje rezultata vašeg projekta, pozitivnog i negativnog, može pomoći budućim timovima da ispune vlastite projekte i izbjegnu zamke na koje ste naišli. Cilj je maksimizirati učenje iz svog rada kako ne biste dvaput napravili iste pogreške. Svaki član tima treba doprinijeti GIR-u; svaki glas je važan.
Što uključiti u AAR
U idealnom slučaju, grupa će raditi na AAR-u kao tim. Nakon što je projekt završen, tim bi se trebao što prije okupiti kako bi pregledao što se dogodilo, što je pošlo po zlu i što bi se moglo poboljšati. Evo nekih od pitanja koja bi se trebala postaviti i odgovoriti za AAR:
- Što je trebalo postići ovim projektom?
- Što je zapravo postignuto?
- Zašto postoje razlike?
- Koje aspekte projekta radi?
- Što nije uspjelo i zašto?
- Što biste promijenili ako dobijete drugu priliku?
Prva tri pitanja utvrđuju što se zapravo dogodilo tijekom izvršenja projekta i osiguravaju da se svi članovi tima slažu. Posljednja tri pitanja daju priliku timu da razmisli o vrijednosti projekta i odluči što treba poboljšati.
Primjer AAR-a
Zamislimo da tročlani tim u humanom društvu ima zadatak započeti tjedni newsletter za e-poštu. Trebalo im je tri mjeseca da pronađu platformu, razviju ideje o sadržaju i napišu prva dva biltena. Sada su se okupili kako bi procijenili projekt i napisali AAR za svog menadžera. To će pomoći timu da procijeni treba li napraviti bilo kakvu promjenu. To će također dati menadžeru ideju o statusu projekta i uspjehu do sada.
Sažetak projekta:
Imali smo zadatak razviti i pokrenuti tjedni newsletter za humano društvo. Nakon što smo istražili različite platforme za izradu i slanje biltena putem e-pošte, odabrali smo X jer je bio jeftin, ali nam je odgovarao. Naš početni popis e-pošte sastoji se od 5.000 imena koje smo okupili na događaju zajednice ovog ljeta.
Napravili smo popis od tri teme koje planiramo pokriti svaki tjedan u našem newsletteru: Kućni ljubimci za usvajanje, Briga za Vaše kućne ljubimce i Pet Spotlight. U svakoj temi imat ćemo kratku priču i fotografije. Budući da je primarna svrha biltena povećanje stope usvajanja, naše smo teme prilagodili toj potrebi.
Napisali smo dva kompletna biltena i poslali ih 5.000 pretplatnicima na naš popis e-pošte. U posljednjem tjednu posvojenja su se povećala za 5 posto kao izravni rezultat.
Područja poboljšanja
- Moramo zadužiti drugog člana tima s kopiranjem uređivanja svakog biltena jer su pogreške propuštene.
- Želimo poboljšati kvalitetu fotografije i planiramo uključiti fotoaparat u naš proračun.
- Planiramo izraditi službenu anketu za usvojitelje kako bi se provjerilo je li newsletter uzrok povećanih posvojenja. Našu smo procjenu temeljili samo na usmenoj riječi.
Kao što možete vidjeti, ovaj godišnji izvještaj o radu je prilično kratak, ali opisuje što je postignuto, kao i specifična područja za poboljšanje. Ovaj GIR će biti dodijeljen upravitelju za buduću referencu i pregled.
