Organizacije koje imaju uspostavljen proces upravljanja ugovorima mogu uštedjeti vrijeme i novac i stoga imati prednost na tržištu. U središtu zdravog procesa upravljanja ugovorima nalazi se središnje mjesto na kojem su svi jezici ugovora lako dostupni.
Analizirajte ugovor
Pregledajte ugovor kako biste osigurali da sadrži sve relevantne informacije. Čvrst ugovor jasno definira uloge i odgovornosti organizacija i pojedinaca. Trebalo bi detaljno opisati sve vremenske okvire i rokove, odrediti kako će se mjeriti rezultati i jasno odrediti aranžmane plaćanja.
Razumjeti pozadinu
Uzimanje vremena za raspravu unutar organizacije o ulozi pružatelja usluga i o odnosu koji je razvijen pomoći će u definiranju uvjeta ugovora. Ako je potrebno, nađite se s davateljem usluga kako biste otkrili sva otvorena pitanja. Čvrst odnos s pružateljem usluga može pomoći u oblikovanju ugovora koji je koristan za obje strane.
Uspostaviti protokole za praćenje
Pobrinite se da postoje sustavi za prikupljanje podataka, praćenje rokova, izvješćivanje o uspješnosti i organiziranje knjigovodstva. Dobro definirane procedure štede vrijeme i novac.
Dobiti potrebnu dokumentaciju
Važno je na početku ugovora identificirati sve potrebne licence i dokumentaciju, potvrditi da su sve informacije aktualne i dijeliti te informacije s pružateljem usluga.
Obavijestite sve stranke
Članovi tima za upravljanje ugovorima i drugi dionici trebali bi u početku biti obaviješteni o svojim odgovornostima u procesu ugovaranja. Odgovornosti tijekom trajanja ugovora trebaju biti jasno navedene tako da svi članovi tima razumiju svoje odgovornosti.
Upravljanje problemima
Kada je ugovor potpisan, treba riješiti sva neriješena pitanja kako ne bi uzrokovali probleme tijekom trajanja ugovora. Neriješena pitanja u vrijeme potpisivanja ugovora trebaju biti zapisana i dogovoreno rješenje i vremenski okvir. Ovo je također dobar trenutak za identifikaciju stavki ugovora koje će biti ostavljene za budući razvoj. Bilo koju stavku koja zahtijeva varijaciju početnog ugovora potrebno je pažljivo evidentirati i upravljati.
Procijenite prijelaz
U nekim ugovorima bit će prisutna prijelazna faza. Na kraju ove faze stranke se trebaju sastati kako bi procijenile cjelokupno izvršenje ugovora. U nekim slučajevima, prijelazno razdoblje je kada se utvrde konačni detalji ugovora; u tim slučajevima ključna je temeljita procjena prijelaznog razdoblja. Ovo je također vrijeme za određivanje ugovornih aranžmana kao što su resursi koji će biti potrebni.
Ocijenite izvedbu
Upravljanje učinkom treba biti kontinuirano tijekom cijelog ugovora. Kontinuirana procjena podataka o izvedbi, nastavak rada i ispravljanje onoga što nije, pomoći će u ponovnom stvaranju ugovornih uvjeta koji će koristiti svim stranama.
Upravljanje varijacijama
Svi ugovori trebaju sadržavati odredbe za varijacije koje bi trebale biti dopuštene samo u određenim slučajevima. Varijacije ugovora uvijek bi trebale biti definirane pisanim putem službenom izmjenom. Za sve varijacije treba uspostaviti standardni proces upravljanja promjenama.
