Ako radite u poslovnom prostoru do poslovnog prostora, vjerojatno ćete u nekom trenutku morati razviti poslovni prijedlog ili pismo prijedloga. Ovo je dokument koji se koristi za pružanje proizvoda ili usluga vaše organizacije prospektu na temelju definiranih parametara kao što su opseg, trošak, vremenski okvir i proračun.
Što je prijedlog projekta? Također poznat kao poslovni prijedlog ili pismo prijedloga, ovaj dokument obično ima određeni format s određenim zahtjevima koji se razlikuju ovisno o vašoj industriji. Međutim, glavni cilj pisma prijedloga je uvijek dokazati mogućnost da vaše poslovanje može pomoći u rješavanju problema s kojima se suočavaju.
Što je prijedlog pisma?
Pisma s prijedlozima mogu biti zatražena od strane tvrtke ili mogu biti nepoželjna. Natjecanje može biti kao jednostavan kao prospect molba za prijedlog nakon prodaje poziv ili biti formalni proces naziva RFP, ili zahtjev za prijedlog. Taj proces obično uključuje više organizacija koje šalju konkurentne prijedloge za dobivanje posla. Na temelju industrije i vrste RFP-a, prijedlog će morati pokriti specifične zahtjeve navedene u perspektivi.
Kada se bavite neželjenim prijedlozima ili neformalnim zahtjevima, ne postoje formalne smjernice koje trebate slijediti. Međutim, važno je izraditi dokument koji odgovara na pitanja koja bi vaši izgledi mogli imati na jasan i koncizan način. Iako u tim slučajevima možda ne postoje nikakvi formalni zahtjevi, od vitalne je važnosti slijediti logičnu strukturu i pokrivati kritične aspekte vašeg poslovanja i kako se rješavaju problemi s kojima se suočava prospekt.
Poslovni prijedlog ili pismo prijedloga treba sadržavati sljedeće kriterije, bez obzira na industriju i proces:
- Propratno pismo
- Naslovnica
- Sadržaj
- Sažetak
- Pregled problema s kojim se suočavaju prospekti
- Ciljevi ili ciljevi prijedloga
- Što čini vašu organizaciju kvalificiranom za rješavanje problema
- Opseg, uključujući cijenu i vremenski okvir
- Poziv na akciju
- Kontaktne informacije
Provesti istraživanje prije pokretanja prijedloga
Prije nego počnete tipkati, važno je prikupiti sve relevantne informacije na jednom mjestu. Pokušajte saznati tko će čitati prijedlog i je li on donositelj odluke. Prilagodite svoj prijedlog svojoj publici, osiguravajući da pružite sve informacije za koje će tražiti.
Saznaj kakve se bolne točke suočavaju. Utvrdite kako je vaša organizacija najprikladnija za rješavanje njihovih problema u usporedbi s konkurencijom. Navedite elemente koji vas izdvajaju od sličnih tvrtki na koje potencijalni klijenti mogu razgovarati.
Utvrdite ima li prospekt proračun ili vremensku traku na umu, i provjerite jesu li vaši interni resursi usklađeni s tim zahtjevima. Nakon što odaberete koje će od vaših ponuda najviše koristiti vašoj perspektivi, morat ćete izračunati svoje interne troškove prije nego što ih navedete kao cijenu.
Navedite opseg projekta
Opisivanje opsega projekta glavna je komponenta formata pisanja prijedloga. Nakon što ste napisali ove ključne informacije, možete započeti s pisanjem prijedloga. Odvojite malo vremena za izradu ključnih detalja opsega. Prvi element je otkriti tko će obaviti posao unutar vaše organizacije, tko će upravljati procesom i tko će biti glavna kontaktna točka za vašeg klijenta.
Zatim ćete morati utvrditi što točno treba učiniti kako bi klijentu pomogli da upravlja svojim bolnim točkama. Navedite korake koje će vaša organizacija poduzeti i proces koji ćete koristiti za rješavanje pitanja potencijalnih klijenata. Također biste trebali navesti podatke koje će vaša organizacija koristiti za mjerenje uspjeha ishoda.
Naposljetku, opišite raspored u što je moguće više detalja, dajući vam ključne korake koje će vaša tvrtka pogoditi kako bi dovršili projekt do datuma koji ste predložili. Budite velikodušni u procjeni svoje vremenske crte, uzimajući u obzir sve nepredvidive probleme koji se mogu pojaviti. To je da bi Vašim prospektima pružili realan prikaz onoga što im možete pružiti.
Započnite s uvodom i sažetkom
Uvođenje vašeg prijedloga treba sadržavati informacije o Vašoj tvrtki i marki, s pozadinom o tome tko ste i što radite. Ako često pišete pisma prijedloga, možda ćete htjeti razviti predloženi tekst o svojoj tvrtki koji možete svaki put ponovno koristiti.
Sažetak treba sadržavati odgovarajuće točke vašeg prijedloga. Iako ne biste trebali pokušati sažeti svaki aspekt dokumenta, uključite informacije o tome zašto je vaša tvrtka prava za posao i kako ćete pomoći u upravljanju bolnim točkama prospekta.
Razvijte tijelo prijedloga
Tijelo prijedloga mora sadržavati pojedinosti o problemu s kojim se vaša perspektiva suočava. Da biste pokazali svoje razumijevanje njihovih problema, upoznajte se s pojedinostima njihovog krajolika i poteškoćama koje svakodnevno vide. Na taj način možete pokazati mogućnost da ste dobro upoznati s područjima koja su im važna.
Navedite ciljeve za svoj prijedlog. To će prije svega biti pokazivanje mogućnosti da im pomognete s poslovnim problemima kroz proizvode ili usluge koje nudite. Navedite pojedinosti o tome što čini vašu tvrtku drugačijom od konkurencije i zašto ste bolje prilagođeni za rad s potencijalnim klijentima nego što jesu. To može uključivati razgovor o drugim organizacijama s kojima ste radili, prikazivanje primjera prošlih projekata i pružanje detalja o vašem znanju i stručnosti.
Navedite specifikacije i pretpostavke
Uključite opseg koji ste naveli s određenim cijenama i rasporedom. Vaša tvrtka možda neće znati sve pojedinosti o zahtjevima potencijalnih klijenata, pa ćete možda morati preuzeti nekoliko stvari, kao što su ograničenja unutarnjeg proračuna i vremenske linije. Te pretpostavke možete uključiti u prijedlog i čak dati nekoliko opcija. Na primjer, možete dati procjene za četverotjedni preokret, šestotjedni zaokret i osmotjedni zaokret, s odgovarajućim cijenama za svaku vremensku traku.
Zatvori s jakim argumentom
Vaš zaključak za pismo prijedloga trebao bi uključivati kratak sažetak informacija koje ste dali prospektu. Zahvalite im se što su uzeli vremena da razmotre prijedlog koji ste predložili i pružite im informacije o tome što dalje. Od ključnog je značaja uključiti poziv na radnju u svom poslovnom prijedlogu. To može uključivati i pozivanje da dalje raspravljate o prijedlogu ili organizirate sastanak za potpisivanje sporazuma. Konačno, uključite informacije o tome kako vas mogu kontaktirati, s nekoliko opcija kao što su e-pošta, telefon i web-lokacija.
Slijedite najbolje postupke
Da bi Vaše pismo prijedloga bilo učinkovitije, pošaljite zajedno popratnu dokumentaciju. To može uključivati studije slučaja vaših prošlih klijenata, izjave zadovoljnih kupaca i proračunskih tablica s statistikom koja pokazuje vašu uspješnost.
Svakako napišite svoj prijedlog na memorandumu tvrtke i izradite ga dizajniran od strane grafičkog dizajnera ako imate dostupne resurse. Obraćanje pažnje na vizualni element može pomoći vašoj tvrtki da se izdvoji iz konkurentnih prijedloga koje mogu dobiti.
Nemojte zaboraviti na nastavak
Iako nije izravno dio dokumenta s prijedlogom prijedloga, jedan od ključnih elemenata slanja prijedloga je da se nastavi s mogućnošću. Nazovite ili pošaljite e-mail svom izgledu nakon nekoliko dana slanja pisma prijedloga kako biste saznali imaju li pitanja ili povratne informacije o dokumentu. Ponudite razjasniti sve elemente o kojima će možda trebati dodatne informacije. Prateći, pomažete u njegovanju snažnog odnosa s mogućnošću.
