Snažan i zdrav poslovni odnos može započeti formalnim pismom. To je osobito istinito kada radimo s međunarodnim uvoznicima i izvoznicima. Možda nećete imati priliku upoznati ih licem u lice, tako da profesionalno pismo može biti najbolja zamjena. Pisanje ovog pisma zahtijeva revnost i obzirnost.
Profilirajte svoje pismo profesionalno, s logotipom vaše tvrtke, kontaktnim podacima i osobnim podacima koji se nalaze na vrhu stranice. Također, uključite podatke o poslovnim kontaktima uvoznika i pravilan pozdrav. Tekst treba poravnati s lijeve strane bez udubljenja za odlomke i s jednim proredom.
Privucite pažnju uvoznika u prvom odlomku naglašavajući ključnu prodajnu točku. Naglasite točku diferencijacije koja čini vaše proizvode najboljim na tržištu. Možda imate najnižu cijenu, najbolje značajke ili najbrže vrijeme od narudžbe do isporuke. Ne morate pretjerivati, ali budite sigurni da jasno istaknete prednosti svoje tvrtke.
Navedite više informacija o svojoj tvrtki i pozadini u drugom stavku. Objasnite koliko ste dugo bili u poslu i gdje se nalazite. Opišite točno ono što proizvodite iu kojoj količini. Također, objasnite tko su neki od vaših trenutnih klijenata i učinite ih dostupnim kao referencu.
Navedite dodatne informacije o značajkama svojih proizvoda. To je osobito važno za tehničke proizvode kao što su računalni hardver, mrežna oprema ili farmaceutski proizvodi. Uvoznik će htjeti znati što je više moguće specifikacija. Možete čak uključiti dijagrame ili modele na poseban privitak.
Uvjerite čitatelja da je vaša tvrtka najbolje raditi i da je možete isporučiti kao što ste obećali. Navedite uvjete plaćanja, vrijeme obrade, logističke informacije i cijene. Ostavite pismo otvoreno za pregovore i praćenje. Zatvorite bilješku s blagim potpisom.
