Ne biste bili prvi poslovni profesionalac koji bi razmislio kako najbolje postupati s povjerljivim prijenosom faksimila. Označite ga "povjerljivo" i možda ćete nesvjesno pozvati znatiželju i najezdu na nečiju privatnost. Preskoči i posljedice mogu biti još gore. Objasnite oba pitanja tako što ćete faksirati na faks kao "povjerljivo" na naslovnici faksa. Zatim umetnite nekoliko zuba u upozorenje za isključivanje očiju tako da napišete povjerljivu poruku podnožja na dnu lista.
Izradite novi dokument u programu za obradu teksta s 1-inčnim marginama. Umetnite logotip svoje tvrtke, ako je primjenjivo, na vrh stranice.
Riječ “Povjerljivo” namjestite masnim slovima na vrhu stranice. Izrazite velika slova za naglasak. Ispod i centrirano stavite riječi "Fax", "Fax cover sheet" ili "Fax transtital" za brzo prepoznavanje.
Na lijevoj strani naslovne stranice upišite "Datum:" "Vrijeme:" i "Broj stranica, uključujući naslovnicu:". Dvaput razmaknite i napišite "Adresa:" "Broj faksa" i "Telefonski broj:" na odvojenim linijama. Ponovo dvaput razmaknite i napišite: „Pošiljatelj:“ „Broj faksa:“ i „Telefonski broj:“ na odvojenim linijama. Uključivanje brojeva faksa i telefona pametan je način da pokrijete svoje baze, osobito ako se faks izgubi, izgubi ili nikad ne stigne. Ako je broj netočan ili su prenesena dva broja, možete ispraviti pogrešku u budućim prijenosima faksa.
Prilagodite naslovnicu faksa odjeljku koji odgovara vašim poslovnim potrebama. Na primjer, ako redovito šaljete faksove istoj osobi ili odjelu, možete napraviti okvir s naslovom "Informacije o usmjeravanju" ili "Sljedeći koraci". Ili, zadržite mogućnosti otvorene tako da stvorite odjeljak "Komentari" kako biste mogli predati - napišite bilješku ili upute, primjerice, "Molimo Vas da me odmah nazovete kako biste potvrdili primitak ovog faksa."
Napišite poruku podnožja na dnu naslovnice faksa. Slično povjerljivom upozorenju koje vidite na nekim e-mailovima, ova poruka treba prenijeti da je faks: povjerljiv; namijenjen je samo primatelju; i sadrži informacije čije je otkrivanje, kopiranje, korištenje ili distribucija zabranjeno. Također treba zatražiti da pošiljatelj bude obaviješten o pogrešnom primitku - još jedan dobar razlog za dostavljanje telefonskog broja na vrhu naslovnice faksa.
