Obrada plaća je detaljan zadatak koji zahtijeva čvrste matematičke vještine i vještine rješavanja problema. Poslodavac ili osoblje za obračun plaća moraju osigurati da su plaće svih zaposlenika točne i pravodobne. U mnogim slučajevima moraju komunicirati s menadžerima i supervizorima kako bi se osiguralo da svi unutar tvrtke razumiju postupke obrade plaća. Da bi učinkovito obavljali svoje zadatke, osoblje za obračun plaća trebalo bi osmisliti pojednostavljen sustav plaća, koji uključuje dokumentaciju kritičnih informacija o platnim listama.
Dokumentiranje postupaka obračuna plaća
Postupak dokumentiranja vremena i kartice. Mnoge tvrtke s satom zaposlenika zahtijevaju od njih da bušiti sat; drugi zahtijevaju da popune vremensku karticu. Plaćanje po satu zaposlenici primaju se na temelju njihovih sati prikazanih na njihovim vremenskim karticama; dakle, bilo koje izmjene vremena ili vremenskih kartica koje se provode, moraju se prijaviti svim zaposlenicima u pisanom obliku. Možete poslati dopis upraviteljima / nadzornicima ili im možete poslati tiskanu verziju izmjena. Rukovoditelji / supervizori su odgovorni za prosljeđivanje svih potrebnih promjena svojim zaposlenicima.
Ispišite godišnji kalendar plaća. Prije kraja svake godine pažljivo provjerite datume nadolazeće godine kako biste utvrdili koji će datumi obrade obračuna platiti. Zabilježite blagdane, blagdane i sve ostale praznike. Upotrijebite različite boje kako biste označili datume slanja za vremensku karticu i promjene plaća te stvarne datume plaćanja. Profesionalna tvrtka za ispis može vam pomoći s ispisom ovih kalendara. Raspodijelite kalendar plaća svim upraviteljima / nadzornicima.
Zadržite standardnu knjižicu za obradu plaća za odjel za obračun plaća. Knjižica bi trebala sadržavati sve korake za obradu plaća. Na primjer, ako vaša tvrtka ima dvotjedni raspored plaća, formulirajte knjižicu kako bi točno navela kako se proces obračuna dvotjednih plaća odvija od početka platnog razdoblja do kraja. Ovaj korak je posebno učinkovit kada se obučava novo osoblje za obračun plaća.
Uključite proces izvještavanja i rukovanja provjerom u knjižicu za obradu obračuna plaća. Nakon što su otisnute plaće ili je došlo do prijenosa datoteke izravnog depozita u banku, proces obračuna plaća još nije dovršen. Dokumentirajte ove korake, kao što su ispisivanje i popunjavanje registara plaća i poreznih izvješća, te imena pojedinaca kojima ćete predati plaće / okrilje. Kako se informacije mijenjaju s vremenom, ažurirajte knjižicu i osigurajte da svi u odjelu za obračun plaća imaju kopiju.
Osigurajte da svaki član osoblja plaće razumije njihovu ulogu. Dokumentirajte i dajte im kopiju njihovih specifičnih radnih zadataka kako bi osigurali da tijekom obrade obračuna plaća budu svjesni svojih odgovornosti.
