Unatoč sofisticiranosti današnjih računala i računovodstvenog softvera, osnovni proces obračuna plaća ostaje gotovo isti kao i prije nekoliko desetljeća. Vrlo mali broj tvrtki i dalje bilježi i obrađuje podatke o plaćama, ali je od ključne važnosti za svakog poslovnog menadžera da shvati kako proces obračuna plaća ispravno kontrolira troškove rada i rješava potencijalno skupe probleme. To vrijedi čak i ako outsource svoje platne operacije, popularna alternativa. Proces obračuna plaća započinje snimanjem vremena koje su zaposlenici stavili na posao. To može biti jednostavno kao rukopisni vremenski list ili uključuje korištenje kompjuteriziranih vremenskih satova koji prenose podatke izravno na računalo koje će obraditi platni spisak. Prije nego što se može započeti s obradom obračuna plaća, novi zaposlenici ili oni čiji se status promijenio moraju ispuniti obrazac W-4 za uskraćivanje izuzeća.
Izračunavanje plaće
Poslodavac prikuplja sve vremenske evidencije zaposlenika na kraju platnog razdoblja, koje može biti tjedno, dvotjedno ili neko drugo razdoblje). Prvi korak u izračunu plaće je pronaći bruto plaću zaposlenika, koja može biti jednostavna kao zbrajanje odrađenih sati i pomnožavanje s plaćenom stopom osobe. Mogu biti potrebne prilagodbe za uključivanje prekovremenog rada, provizija, savjeta i druge naknade. Naknade za troškove vezane uz poslovanje, kao što su nadoknade za prijeđene kilometre, često se uključuju u plaću zaposlenika nakon izračuna plaće, jer te naknade ne podliježu plaćanju poreza. Sljedeći korak je utvrditi iznos dodatka po odbitku zaposlenika. Da biste to učinili, trebate zaposlenika W-4 i IRS Publication 15 Circular E. Plaće koje podliježu saveznom porezu na dohodak su bruto plaće umanjene za ukupni iznos izuzeća.
Porezi
Najsloženiji dio procesa obračuna plaća je izračun poreza. U svrhu obračuna plaća, porezi spadaju u dvije skupine: one koje zaposlenik plaća i odbijaju se od bruto plaće i onih koje poslodavci plaćaju. Zaposlenici plaćaju tri federalna poreza: porez na dohodak, socijalno osiguranje i Medicare. Potpune upute za izračun tih poreza nalaze se u publikaciji IRS-a 15. U većini država postoji i porez na dohodak države. Upute o državnim porezima dostupne su u državnom Odjelu prihoda ili oporezivanja. Porez na plaću poslodavca je doprinos poslodavca za socijalnu sigurnost i Medicare, savezni porez za nezaposlenost i državni porez na nezaposlenost - FUTA i SUTA. Koristite IRS Publikaciju 15 za izračunavanje tih vrijednosti. FUTA i SUTA porezi moraju se zajedno razmotriti jer se plaća FUTA za SUTA.
Isplata
Konačno stanje procesa obračuna plaća je zapravo plaćanje zaposlenika i doznačivanje poreza. Izrada provjera plaća je prilično jednostavna. Sama provjera je slična kao i svaka druga provjera. Međutim, plaće dolaze s platnom listom, što je pisani popis plaća, poreza i drugih odbitaka ili prilagodbi. Isplatni list, ispunjen sa svakom stavkom i ukupnim iznosima iz godine u godinu, daje se zaposleniku za njegove zapise. Uvijek je pametno pregledati plaće prije nego ih distribuirate, jer pogreške mogu biti skupe. Na primjer, ne želite saznati da je propušteni pritisak na tipku prouzročio isplatu od $ 3000 kada je točan iznos 300 USD. Pošaljite uskraćene poreze IRS-u ili državnoj službi za prihode prema uputama.
