Kompjutorizirani računovodstveni sustavi postali su tako uobičajeni da jedva ima smisla zamisliti suvremene alternative koje se temelje isključivo na rukom pisanim knjigama i strojevima za dodavanje stare škole. No, lako je postati pretjerano ovisna o računalnom računovodstvu. Prije nego što dublje zaronite u tehnološka rješenja, razmislite o mogućim zamkama dopuštanja stroju i softverskom programu za pohranu svih vaših podataka i izračunavanje bitnih numeričkih odnosa.
Kvaliteta informacija
Kvaliteta informacija koje pruža kompjutorizirani računovodstveni sustav ovisi o kvaliteti informacija koje unosite. Možete unijeti svaki pojedinačni ček, primitak i dostavnicu u QuickBooks, ali ako niste postavili svoj kontni plan za QuickBooks da bi točno odražavali intricitete vašeg poslovanja, vaši će napori donijeti samo djelomične ili nevažne informacije. Na primjer, ako vaša tvrtka radi s više vrsta računa, kao što su online trgovci na malo, trgovine s ciglama i malterima i izravna prodaja klijentima, vaši računovodstveni podaci neće biti posebno značajni ako ih ne pratite zasebno.
Ljudski element
Iako kompjutorizirani računovodstveni sustavi koriste tehnologiju za izračunavanje iznosa i pohranjivanje informacija, te podatke moraju unijeti ljudi, a ti ljudi moraju biti obučeni. Osposobljavanje osoblja za softverske programe može biti skupo, a znanje se mora redovito ažurirati jer se kompjutorizirani računovodstveni sustavi mijenjaju, ponekad svake godine. Greške se događaju u mnogim fazama krivulje učenja, a kompjutorizirani sustav s formulama koje se nadovezuju jedna na drugu vjerojatno će spojiti naizgled jednostavne pogreške, čineći izvor problema još težim za pronalaženje.
Troškovi tehnologije
Gotovo svaki aspekt kompjutoriziranog računovodstvenog sustava je skup. Računala su eksponencijalno skuplja od knjiga papira, a softver potreban za vaše računovodstvene podatke dodaje dodatni trošak koji se često mora obnoviti ili ažurirati godišnje. Vi svibanj također morati shell out sredstva za popravke, ili zaposliti stručnjake za obuku, prilagođeni softver ili untangle posebno složenih nezgoda.
Sigurnost i trajnost
Kompjuterizirani računovodstveni sustavi podložni su problemima cyber sigurnosti. Sustavi temeljeni na oblaku pohranjuju informacije vaše tvrtke na daljinu, gdje se mogu hakirati. Vaš sustav može biti zaražen virusom koji uništava ili oštećuje informacije. Računala se također povremeno sruše, tako da ako niste osobito marljivi za izradu sigurnosnih kopija datoteka, možete izgubiti mnogo sati rada. Dakle, iako kompjutorizirani računovodstveni sustavi organiziraju informacije i izrađuju izračune brzo i učinkovito, oni mogu stvoriti lažni osjećaj sigurnosti. Zaključak je da nikada ne mogu u potpunosti stajati na raspolaganju za izravno poznavanje sustava ili poznavanje pojedinosti vašeg rada iz prve ruke.
